甄燕楠
胜利油田胜东社区管理中心山东东营257000
摘要 胜东社区管理中心充分利用以往项目积累的工作流电子化方面的技术成果，完成了网络办公系统、合同管理、预算管理系统、干部请销假管理和工会经费管理等七个信息系统建设，实现了29 个工作流程电子化。投产数年来，在社区生产经营、社区服务和日常管理等诸多领域中发挥了积极的作用，工作面貌大为改观，工作效率、工作质量发生了质的飞跃；尤其在规范业务，精细管理方面发挥的作用更为突出。同时，也为该单位管理制度全面e 化工作进行了有效的技术储备和经验积累。
教育期刊网 http://www.jyqkw.com
关键词 工作流引擎；统一身份认证
1 概述
据统计，现代企事业单位运行中，70%以上的业务都是在特定的业务流程中完成。“工作流”是现代企业组织活动中较为普遍和共性的问题。创建工作流引擎是“精细管理、信息创效”重要突破口之一。
2 项目建设
2004 年，胜东社区实施了网络办公系统建设项目。在完成网络办公系统既定设计的同时，借机完成了基于XML 的工作流引擎和表单服务两个基础服务的研制。2005 年，胜东社区承担了管理局社区经营管理系统的项目建设，应用基于XML 的工作流引擎和表单服务技术，成功的实现了胜东社区合同管理、预算管理、水电气暖管理和专项资金管理四项业务，11 个工作流程的电子化，同时研制出胜东社区统一认证服务平台。2007 年，借助三项技术储备，完成了胜东社区工会经费管理系统建设，2009 年，完成胜东社区科技干部请销假管理系统建设。至此，胜东社区实现了7 项业务，29 个工作流的电子化管理。
3 技术实现
工作流创建：下面以预算管理系统为例，阐述工作流的创建过程。预算管理包括预算编制、指标分解、过程控制和预算分析4 个部分。梳理出以下3 个工作流程。
3.1 预算编制
预算按年、季滚动编制，现金收支计划按月滚动编制。财务部门定制表格，同时提供与预算期相等时间的各预算单位的历史实际数据，以供编制者参考，各预算单位编制好预算，预算管理系统自动生成预算汇总表。如图3.1 所示。
年度总预算的编制：社区的收入主要来自社区的各种收费和管理局费用补贴。社区年度总预算的编制首先由各三级单位、职能部门依据以往物业管理、医疗卫生、托幼以及房租等收费历史数据和运行成本历史数据进行纵向和横向预测，形成《社区部门预测明细表》社区财务资产管理中心进行汇总、平衡调整，形成《社区预算上报表》。经社区预算委员会审批后，上报管理局财物资产部。
年、季、月度预算编制：由各三级单位、职能部门编制各自的年、季、月预算编制明细，报社区财务资产管理中心审核，经有关领导审批，形成各单位费用预算数据。
3.2 经营承包指标分解
社区经营管理科依据管理局下达的社区年度费用补贴计划，参照有关历史数据和《社区预算明细表》等有关数据指标，进行社区年度经营承包指标分解，形成《社区年度经营承包指标表》，如图3.2。
3.3 预算执行过程控制
包括预算检查、调整、控制和分析，软件系统对突破预算的支出做到实时反映，提供提示、警告以及不得录入等多种选择。
3.4 预算分析
包括预算结果分析、问题揭示和预算业绩评价等，提供按月度、季度和年度的预算指标与实际数的对照分析，反映预算执行差额和差率。
4 系统应用及效果
胜东社区工作流电子化的开发应用持续8 年多的时间。大部分业务系统上线已达6 至10 年之久。这些信息系统在社区生产经营、社区服务和日常管理中发挥了积极的作用，尤其在规范业务，精细管理方面发挥的作用更加突出。通过该项目的实施，很多业务流程得到优化、定型，管理流程更加精细合理。截止到目前，网络办公系统累计处理文件13000 多个，合同管理系统处理合同文本约5000个，预算管理也有近8 年的数据积累。初步统计，和传统管理相比较，完成这些业务，节约资金约400 万元。实现了经济效益、管理效益的双重丰收。概括如下：
4.1 管理过程更加精细、透明
应用工作流跟踪，可以方便、快捷地了解业务的执行情况和相关信息，促进精细管理，提高了工作的执行力；同时，减少了工作人员进行单调乏味且十分耗时的数据查找工作，提高了工作效率，降低了管理成本。
4.2 大幅节约了业务运行成本
工作流程电子化在成本节约方面效果更为明显。所有上线业务无不从中受益。胜东社区是管辖面积最大的社区，单位布局较为分散。很多单位地处偏远，取一次文件，递一个报告，找领导签一个字，往往需要往返几十公里的路程。以签订合同为例，3 个流程跑下来，共需要18 个签字。据统计，一个合同完成，平均需要6至8 个来回，车辆成本、人工成本等大约在300 元左右。应用合同管理系统处理这些业务，至少要节约80%的成本。