——以H公司为例
杨静 马龙 国网宁夏电力公司吴忠供电公司
摘要：员工人事档案“三龄一历”关系到员工的切身利益，是人力资源管理各项工作开展的基础和前提。本文以H公司为例，绘制“三龄一历”审核认定工作开展的流程图，并分析工作中面临的问题及原因，基于存在的问题，提出四方面相应的解决方法。该项工作的开展取得了一定效果，希望能为其他企业提供经验启示。
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关键词 ：员工人事档案 “ 三龄一历” 审核流程 管理思路
一、背景
“三龄一历”指年龄（出生日期）、党龄（入党时间）、工龄（参加工作时间）和学历学位，是员工人事档案中的基本信息和重要参考依据。它关系到员工的切身利益，也是人力资源管理各项工作开展的基础和前提。H公司是某大型国有企业的隶属公司，成立于1979年，现有员工1272人。对于H公司，在“三龄一历”审核工作开始之初，人力资源部已经在思考如何全面准确掌握员工基本信息的问题，特别是伴随着公司经营模式的转变，此问题亟待解决。2013年H公司决定在做好干部档案审核整理工作的基础上，对公司各单位员工人事档案“三龄一历”信息进行审核认定，以全面准确掌握公司员工基本情况，为人资管控系统提供基础数据。但是在审核员工档案时却出现了一系列问题,比如，员工出生日期不一致，学历证明材料不齐全，参加工作时间不明确等。本文旨在通过分析问题产生的原因，提出做好员工人事档案“三龄一历”信息审核认定工作的解决方法，希望能对其他企业提供经验启示。
二、员工人事档案“三龄一历”信息审核认定流程
为提高工作效率，保证工作质量，达到工作精细化、严谨化的目标，H公司人力资源部专门制定员工人事档案“三龄一历”信息审核认定工作流程：第一步，根据公司员工人事档案中的原始记载，反复对比核对员工档案材料，进行严肃、认真、准确的审查和登记，做到归档材料真实可靠、准确详实。第二步，对“三龄一历”审核信息无异议的审核工作单，填写员工“三龄一历”确认表，并由审核人、负责人签字，加盖单位公章，形成认定材料，装入个人档案并留底。第三步，对“三龄一历”审核信息有异议的员工，单独进行谈话确认并做好记录，若被谈话人同意审核结果，则经双方确认签字后，填写员工“三龄一历”确认表，并由审核人、负责人签字，加盖单位公章，形成认定材料，装入个人档案并留底；若被谈话人对审核结果不同意，则要求被谈话人查找最早的历史资料，报送人力资源部审核，信息审核真实无误后，经双方确认签字，填写员工“三龄一历”确认表，并由审核人、负责人签字，加盖单位公章，形成认定材料，装入个人档案并留底（如图1所示）。
三、员工人事档案“三龄一历”审核认定中存在的问题及原因分析
H公司地处西北地区，虽然经过三十多年的发展，在地市已有较高的知名度，但在人事档案管理方面不规范、不严谨。在员工人事档案“三龄一历”审核认定中发现存在一些问题：
1.存在的问题
（1）材料不按要求填写，内容不一致，格式不规范。在审核过程中，部分员工填写每份材料时不按要求填写，出现不同材料信息不一致的情况。例如：出生日期的填写，有的材料中填写的是阳历，有的材料中填写的是阴历，经查万年历，还存在阴阳历之差；有的填写的是出生年月，有的填写的是年龄，转换成出生年月，时间却不能吻合。
（2）基本信息涂改严重，档案记载前后不一致。人事档案记述和反映着员工的年龄、政治面貌、成长经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录，起着凭证、依据和参考的作用，因此档案材料必须客观真实。但是在审核中发现，个别员工档案材料有明显的涂改痕迹，特别是在年龄方面，有的出于早参加工作的目的，把年龄改大，工作后又将年龄改小，导致出生日期档案记载前后不一致。
（3）材料内容不完整不齐全，所填信息与实际材料显示不一致。材料内容完整齐全是人事档案管理的基本要求之一，H公司部分人事档案材料内容不完整不齐全，例如：近几年毕业的本科生虽有学位证但是档案中无授予学位相关材料证明；有的《毕业生登记表》中无毕业字样，也无学校公章，难以确认是否毕业；有的档案中缺少派遣证，有的缺少见习定级表，导致无法认定参加工作时间。在审核中，员工填写的信息与实际档案材料不一致。例如：员工填写的最高学历为大学本科，但是档案中只有大学专科的材料；有的填写的中专学历或技工，档案中只有高中或初中相关证明，导致学历确认工作比较困难。
2.问题分析
（1）员工对个人档案重要性的认识程度不够。从档案内容填写可以看出，由于H公司是一家成立较早的企业，40岁以上的员工占60%，这些老员工学历较低，参加工作时初始学历多数为技工及以下学历，对档案重要性的认识程度不够，有的认为自己不谋高职位，档案对于他们来说没有用；有的不知道自己所填写的材料要入档，因此在填写材料时态度不认真、不严肃，特别是年龄和学历方面填写很随意。殊不知，个人档案却关系到职工的切身利益，与个人薪酬、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，它不仅是员工享受各种社会待遇以及解决劳动纠纷的凭证，也是劳动保障部门办理退休等手续的重要参考依据，具有法律效用。
（2）员工入口管理中档案审核工作不严格、缺乏严谨性。H公司成立较早，在大批量招收本科生之前，员工学历以中专、技校、高中学历居多，由于当时还没有建立完善的人资管控系统和成熟的人力资源管理制度，在员工入口管理中对档案审核不严谨，对人事档案中缺失的材料没有要求员工及时补充，对虚假信息也没有进行严肃核查，没有及时梳理问题档案，致使目前“三龄一历”审核认定工作中出现的问题多数为历史遗留问题。
（3）专业管理人员服务效率低，档案信息与实际情况不一致。员工人事档案材料具有动态性，由于H公司重视人才培养，为员工搭建出多种发展通道，引导员工不断提高自我，全面提升自身素质，因此在学历、专业技术资格及职业资格等级等方面，入档的新材料更新速度很快。但是专业管理人员对入档材料报送不及时，导致部分材料丢失或材料积压而没有入档，出现档案材料信息与员工实际情况不一致的现象。例如档案中只有员工初始学历材料，却没有后续学历材料；员工实际专业技术资格及职业资格等级高于档案中的信息，但档案中却没有相应的材料证明。积压材料经核实后入档可以重新审核认定“三龄一历”，但是原始材料被丢失则会影响到员工人事档案“三龄一历”审核工作的准确性。
四、解决办法
从此项工作开展的情况来看，问题较多，针对以上问题，本文提出几点解决办法，以便为后续“三龄一历”审核认定工作打好基础，做好铺垫。
1.提高专业管理人员业务素质，增强专业管理人员责任心
专业管理人员的业务素质和责任心直接关系到人事档案的准确性，而人事档案的准确性又关系到员工的利益，特别是在晋升、调动、退休等方面非常重要。例如：工龄不同、教育程度不同、专业技术资格及职业资格等级不同均会影响到在职员工或退休职工的薪酬多少。作为专业管理人员，应当尽职尽责做好本职工作，提高职业素养、增强工作责任心，掌握人事档案管理基本知识，熟悉工作流程，第一时间将需要放入档案的新增材料交接至档案室，缩短入档信息与员工实际情况的时间差。
2.增强服务意识，确保员工人事档案的完整性
人力资源专业管理人员，要增强服务意识，做到全心全意为员工服务，做好与员工利益密切相关的每一项工作。例如：有的员工从外单位调入，人在本单位工作而人事档案却在原单位，出现人档脱离的现象，相关材料无法及时入档，导致档案材料不完整，影响“三龄一历”审核认定工作的进度。作为专业管理人员要恪守尽责，积极主动做好档案转递工作，一方面确保员工档案的完整性，防止员工档案材料丢失，另一方面也为“三龄一历”审核认定工作提供便利，避免遗漏对缺失档案的审核。
3.制定严格的档案材料填写规定和要求，确保档案信息清晰明确
人事档案作为人力资源管理部门负责人审核“三龄一历”的原始依据，对员工基本信息的掌握起着决定性作用，因此，填写入档材料是一项严肃的工作。对于入档材料的填写方法和格式要求，应当制定严格的规定，规范每一项内容的填写形式，并制作填写模板，让员工作为参考对象。在填写材料前要对填写人员进行培训，说明入档材料对个人的影响和重要性。材料入档前，对每一份材料进行审核，填写不规范的材料应要求重新填写，并不得涂改，待审核符合填写要求后统一放入档案。
4.建立良好的沟通渠道，及时通知员工补充欠缺材料
在专业管理人员与员工沟通时，通常会出现员工不愿意配合人力资源管理部门查找历史资料或补充欠缺资料的现象，一是员工嫌麻烦不愿意查找，二是员工认为档案没有用，缺资料无所谓，这给“三龄一历”审核认定工作带来很大困难。作为专业管理人员，针对员工不配合的态度，应当建立良好的沟通渠道，为员工做好档案保密工作的同时，要求其及时收集补充欠缺材料。例如：职工档案中关于出生日期、参加工作时间前后不一致、学习经历材料不齐全的问题，应当采取有效的沟通方式避免员工抵触情绪，让员工提供证明材料或原始材料，为“三龄一历”审核认定工作提供有效帮助。
五、实施效果与管理启示
员工人事档案“三龄一历”审核认定工作的开展理清了全公司员工的年龄、工龄、党龄和学历，对进一步完善H公司人员信息库相关信息的准确度和可靠性提供保证，同时为人力资源各项工作的开展提供了有效的信息支持。
1.应当创新员工信息二次检索方式，建立准确无误的员工信息电子档案
对于H公司而言，审核出员工人事档案“三龄一历”中存在的问题并不难，而真正从根本上解决存在的问题，尤其是历史遗留问题并非容易的事，原因在于没有参考依据。因此，为避免今后产生诸如此类问题，H公司相关专业管理人员应当为全公司员工建立准确无误的电子档案。首先，为每位员工建立基本信息库，包括姓名、工号、出生日期、参加工作时间等，建立后不能改动；其次，在基本信息库下建立可改动信息库，包括政治面貌、学习经历、工作经历、奖惩等；在最后添加扫描件录入区域，将员工需入档的材料全部扫描至该区域作为备份。建立准确无误的电子档案可以作为人员信息二次检索工具，当纸质档案不能反映员工实际情况时，可参考电子档案，说明员工曾经是否有相关纸质材料，以备员工本人或专业管理人员查找、收集原始材料。
2.应当设定专职岗位，由一名专职人员负责录入并维护员工信息，以提高信息准确性，增强实效性
H公司是一个拥有1200多名员工的公司，人员信息录入工作量较大，且需随时补充信息，维护系统。由于人力资源部各专责任务较重，不能做到人员信息变更后及时录入与归档，其正确性也不能完全保证，有时会影响整个“三龄一历”审核认定工作的准确性和实效性。为避免因积压材料较多容易发生入档材料丢失、工作任务重不能及时录入信息并归档材料的问题，建议设置专职岗位，由专人负责录入并维护人员信息，录入完成后及时将纸质材料送至档案室入档，实现责任落实到位，协助员工人事档案“三龄一历”审核认定工作按时推进。
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参考文献
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