王槟 任妮 中国人民大学劳动人事学院2011级在职研究生
摘要：本文分析了在实习生招聘和管理过程中企业可能面对的难点问题，提出了具有实际操作意义的管理建议以及在实施过程中应该注意的关键点，以期为企业在招聘和管理实习生方面提供参考。
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关键词 ：实习生 招聘 管理 操作建议
在各个企业中，实习生，这一特殊的人才群体，作为企业的人才蓄水池，在人才储备和防范企业用人风险方面发挥越来越重要的作用。
一、实习生的招聘
1.最易还是最难？
一般而言，实习生的校园招聘（以下简称“校招”）流程与社会招聘流程一致，也分为发布消息-简历收集-简历筛选-笔试-面试-录用等环节，企业根据实际情况，设置相应的环节。关于校招面试环节，倒有一个问题可以讨论：校招——最易还是最难？
说最易，是因为校招简历基数大，面试者之间年龄、学历、专业区分度较小；说最难，包含在两点，一是由于学生在面试过程中的表现较为同质化，面试过程中面试者性格、气质等体现的较为一致，所以难以区分；二是学生在面试前，已经参加过较多的模拟面试，做了充足的面试功课后的结果就是掩饰性较强，企业面试官尚需一定的功力才能进行辨别。现在很多高校或院系都设置了就业辅导中心或者职业发展中心，目的之一是和常年接收本校毕业生的雇主保持紧密的联系，目的之二是培训和辅导即将毕业的学生如何选择一个更好的企业作为职业生涯的开端，培训和辅导的内容包括简历的撰写、模拟面试、目前就业市场上企业基本情况、面试心态、就业心态等等。其中模拟面试会邀请老师做第一次模拟面试，面试后进行点评，提出不足与改进建议，有些学校甚至会进行录像，对照录像，请同学进行自省和改进。通常第二次模拟面试是邀请雇主企业的人力资源面试官进行实战模拟，模拟后由企业人力资源面试官进行点评。除此外，高校在接收本科或研究生时，部分高校会采用夏/冬令营制，选择合适的学生进入夏/冬令营时，也会涉及到上述测评方式。当然，以上测评方式更多倾向于结构化面试或非结构化面试，现在校园的模拟面试已经覆盖到更多的招聘形式和工具，比如无领导小组讨论或者各种心理、行为、职业倾向等心理测评题，原本适用社会招聘的方式、工具现已基本覆盖到校园招聘的范围了。
2.特别注意事项
（1）选择更有利的校招时间节点
校招的时间是每年的9-11月份，补招结束的时间是每年的4月底5月初。但是实习生招聘时间有惯例么？事实上，这个问题和企业招聘实习生的目的性有很大的关系。
如果企业为满足以下目的或之一：项目制企业的单个项目执行、需要人员专业性较强、操作较为简单、劳动力价格比较低廉、计件或计天薪酬、从业目的以学习锻炼为主、工作时间集中在特定某一时期等，通常会组织实习生招聘，比如操作间或流水线的工人，快餐店员工，商场或超市的临时销售人员，市场活动现场执行人员，某些科研院所的科研项目简单支持人员等等，招聘的实习生范围较广，从大专、本科到研究生均可以，时间也比较分散，招聘可以随时进行。
如果企业是实习与毕业就业紧密相连，实习生的招聘等于校招，准备就相对周密、提前了。从时间上看，会提前到学生毕业前一或两年组织招聘，本科一般在大三上学期招聘，研究生一般在研一（二年制）或研二（三年制）时期招聘，博士时间较为灵活。通常，企业会安排研究生毕业前一年的下学期（通常为每年4-5月）组织宣讲、扩展企业在校园的知名度、笔试、面试等环节，6月发放实习生录用通知，暑期进行实习，9月开学时实习结束，进行考核，考核通过后，11-12月发口头的正式员工录用通知，次年3月发正式录用通知，签署三方就业协议。这是比较顺利的情况，但也存在着补招情况，补招一般是在每年的11-12月，视企业情况和实习生个人情况协商实习期。从效果上看，每年11-12月补招实习生的简历数量和质量远不如4-5月接收的实习生简历数量和质量。
（2）与学校/院系就业办保持紧密的联系
遇到校招紧急情况怎么办？比如说原来没想招实习生，但现在由于种种原因又需要招了、现有人员流失急需储备、为控制企业的用人风险急需目前某个在岗实习生的学习、生活资料……部门可能随时会提出这样或那样的要求，作为职能部门，应变、应急的响应速度、获取特别信息和分析综合资料能力很重要，所以，为预备这些突发问题，企业人资部日常保持与校园的紧密联系很有必要。多参加一些校/院就业办组织的与企业相关的活动，成为企业招聘目标院校的实习合作基地，应学校邀请与在校学生多沟通交流，时刻关注校园的毕业情况，运用微信、微博、校园内著名BBS关注就业办工作等都是保持紧密联系的有效方式。
（3）招聘若是“卖企业”，找到“卖点”很重要
校招和社招一样，要招聘甄选出合适的人才，除了一些科学测评方法、工具的选择外，拥有大量的可甄选的投递简历的基数人选也较为重要。企业和人才都好像一件商品，在招聘和应聘的过程中，要相互介绍自己“物美价廉”的原因，即所谓的“卖点”。这是企业核心的价值，能为企业吸引到真诚、稳定的人才关键点。这种“卖点”大到企业在行业中的地位层次、市场美誉度、未来升值空间、国际化的视野和平台，小到丰厚的薪酬福利、提升较快的职级晋升、完善的员工职业生涯规划、健全的培训保障，甚至是工作地点都是促使人才选择企业的一个重要的因素。所以，人资部要分析所在企业的实际情况，选择一点或几点作为招聘员工时的有力“卖点”，有目的地定向吸引到合适人才，增加可甄选的空间。
二、实习生的管理
实习生该怎么管，这是让很多企业人资工作者极为头疼的工作。原因很简单，实习生说到底还是学生，没有人能为他们的工作负责，但是用人部门对于实习生工作、生活、心理、行为的把握更多的取决于部门负责人的个人素质和综合能力，没有一定的标准和规范去帮助他们做好部门内实习生管理工作，所以外界环境的不确定因素是实习生管理较难的一个方面。除此以外，实习生在实习期间，会对企业、行业、职业有一个新的认识，甚至是他们和同学、朋友的一次聚餐，也许就做出一个关于一生的决定。这些企业人资部无法时刻跟踪的实习生心理活动或多或少会对企业校招工作起到一定的冲击，这是实习生管理工作较难的内部环境的一方面。
通过几年的实践，笔者认为实习生的管理要对症下药，从内、外两部分环境因素着手，企业人资部做好企业和实习生、用人部门和实习生之间的桥梁纽带。一方面，宣导好企业相关制度、规范，告诉实习生“什么不可以做”，做好硬性管理；另一方面，解读企业文化，洞悉实习生心理，告诉实习生“应该怎样做”，做好软性管理。这两方面有机结合，使实习生管理有章可循。
1.硬性管理——“什么不能做”
职场新人也好，职场熟手也好，容易困惑和遗忘的问题就是“什么不能做”。实习生初到一个陌生的环境，更不清楚什么能做、什么不能做，能做和不能做的范围，什么是能够有效利用的资源，如何度过实习初的适应期、谁能给予帮助和资源支持等问题。人资部在此刻起到关键作用，建议做到“宣传+规范”两个方面。
一方面，要宣传企业，包括企业的基本情况，如企业规模、部门情况、业务范围等，还要宣传本次的实习项目，如实习项目的基本情况、时间安排等。要使实习生感受到企业对实习项目的重视、认真，企业对实习生的关注、负责，企业对人才的重视，企业文化对人才的包容。另一方面，要做好制度规范。制度规范一是与实习生所在的部门进行沟通，明确实习期部门要遵守的制度，与实习生项目相关的人员所承担的责任与义务，即“需要做什么”。再是对实习生的规范，告诉实习生实习期间的纪律，不能触碰的底线，即“什么不能做”。硬性的管理制度在此起到较重要的作用，人资部要协同实习部门制定出操作性强的、共识性强的制度，形成惯例贯彻下去。
2.软性管理——“应该怎样做”
软性管理也是情感管理，是企业文化重要的组成部分。虽然良好的企业文化对实习生的选育用留起到一定的作用，但是实习生对实习部门管理水平的优劣感受更为直接，印象更为深刻。
曾有这样一件真实案例：一位国内高校的金融学硕士学生小A在一个企业的投资部门实习，实习期近3个月，实习时间是10-12月。经过10月、11月找工作的纠结彷徨后，心里一直矛盾未来工作的选择，但实习部门负责人不经意的一件小事，使她坚定了到这家企业就业的意愿。因新年临近，小A请假回家，部门负责人很快批准了小A的请假，临走之前，叫她到办公室，把近3个月的实习情况和她进行了回顾和总结，同时一起分析了她本人的优缺点和建议的未来职业发展方向。谈话临结束，拿出一个兰蔻的精华液，对她说，“我知道3天后是你的生日，子女的生日也是母亲的受难日，你是一名学生，没什么钱买高级化妆品，这是我买的，送给你的母亲，感谢她培养了这么优秀的人才。”小A后来回想到这段往事，依然眼含泪光，小A顺利的留在了这家企业。小A说：“这件事对我影响确实很大，因为没有想到部门领导会如此重视实习生，我想如此重视实习生的部门领导，也一定会重视她的团队成员。但决定留在这家企业工作不仅因为这个事情让我很感动，除此之外，我觉得我的领导会和我一起分析我的优缺点，适合与不适合做的工作。还有，在工作中，领导风格很细致，对我非常严格，检查我写的每一份报告，深究到每个小数点、数字、语句、标点的使用，告诉我它们的来源、构成的背景，告诉我为什么不能这么写这个报告和为什么这个工作不能这么办，把我当成正式员工来对待。在这里，我获得了锻炼和提高，所以这是我选择的最主要的原因，当然这个部门氛围也很好。”
作为人力资源从业者，听到这个案例非常受触动。如果进行分析总结，实习生留用原因如下：一是部门领导的关心关怀，使实习生感觉到受重视。二是部门领导帮助其在职业上进行自我认识。三是部门领导对其在工作上的指点与督促，教导与培养。四是规则明确，知道工作时的权限和边界。五是个人能力得到锻炼和提升。六是部门内工作环境比较安全、工作氛围比较舒适。
3.实习生管理操作建议
第一，兼顾企业需要外，尽量按照实习生专业和兴趣合理分配实习部门，保证实习期间工作量的饱满，使实习生有实际的工作可以锻炼，而非复印、跑腿等杂事。
第二，注重实习期的培训，尤其是实习开始时，对实习企业的介绍，包括企业的基本情况、部门设置、各部门职责分工、实习项目的基本情况、实习期间的规范准则、汇报线和实习工作内容等。
第三，做好实习生的入职准备工作，必不可少的是实习生实习期间的指导手册或注意事项说明等材料。内容包括可能面对的部门协调的联系人，汇报线，日常需注意的事项，请假等考勤制度。简言之，是一份指导性资料，使实习生尽快消除陌生感，了解有困难时的求助对象，明白“不能这样做”和“应该怎样做”的范围。
第四，降低实习生的心理预期，实习前明确告知实习生有权知晓的工作范围，实习前期能涉及的工作内容，保密范围等。第五，实习工作内容建议分成两个模块，一是固定内容，即每年每个实习生都会做的工作，比如档案整理、固定资产盘点、票据整理等，既解放了企业实际的人员工作负担，工作内容又非核心高难，适合实习生做。同时，也可以通过这项比较艰苦的工作观察实习生的工作态度、能力、敬业负责的精神等。二是随机内容，根据部门工作安排，挑选稍有难度的工作分配给实习生，观察实习生在面对困难时的反应，是否有积极主动应对挑战的勇气和方法。
第六，建立双导师制。一位导师担任业务指导，可以是资深、有带实习生经验的员工、部门领导或者专业能力较强的员工，主要在实习期间对工作予以支持和指导；另一位导师担任生活指导，可以是同校、同系的师兄师姐，也可以是高管或中管，尽量不在一个部门，即时为实习生答疑解惑，在职业生涯、学习生活方面给予建议和关怀。
第七，实习生座谈会。为企业和实习生创造一个定期或非定期交流和沟通的环境，了解实习生的动态、思想，收集实习生管理的建议，加深实习生对自我、团队和企业的了解。座谈会形式可随意一些，参加人除实习生外，人资部和企业高管均可参加，尽量创造一个宽松的环境。
第八，关注实习生入职后的关键时间点，如第一天、第一周、第一个月等，使实习生感受到企业对本人的重视。
第九，严格实习生考核。制定统一公正全面的实习生考核制度，人资部协助组织好实习生的考核、反馈，把握时间节点。请用人部门明确提出对实习生的评价结果、改进建议或留用结论等。第十，实习生的风险控制。招聘是有风险的，实习生的招聘也同样。为了防范实习生的用人风险，在实习生入职时要签署相关协议，如承诺书、保密协议等，约定知识产权的归属、保密义务、工伤保险处理、实习生权责等内容。同时，人资部要确保用人部门不会将核心工作交由实习生带出企业，如用人部门同意实习生非坐班工作，那要保证工作内容可开放，如一些研究类工作等。
综上所述，对实习生招聘和管理，企业人资部要做的硬性工作就是说清楚规章制度，讲明白行为规范；用人部门要做的硬性工作就是说清楚工作内容，讲明白工作边界。企业人资部和用人部门共同协作,帮助实习生了解自身特长、分析职业生涯发展，辅以人文关怀的软性管理，相信实习生管理工作一定会做得更好。
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参考文献
[1] 高文.解决实习生管理难题新视角:情感管理的运用[J] .经管空间,2013(2)