黄安 广西柳州师范高等专科学校
摘要：高校人事档案涉及各类人员，内容信息复杂多样。文章认为高校人事档案信息的开发利用应以夯实档案信息资源建设为前提，以完善制度建设为基础，以强化创新管理工作为着力点，以构建创新服务模式为途径。
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关键词 ：高等院校 人事档案 开发利用
高校人事档案不仅包括高校各级党、政机关领导干部及其相关工作人员的档案，还包括高校的教学、科研、教辅人员和其他服务（产业、后勤）人员的档案，以及在册学生的档案等。这些档案所蕴藏的信息是高校重要的人才信息资源库，不仅为高校发现人才、激活人才、选拔人才、培养人才提供依据，而且能为社会各界、企事业单位选人、用人提供可靠参考。但由于种种原因，多年来，高校人事档案信息在实际工作中并没有发挥应有的作用。由于人事档案，从形成到当事人逝世，要经过多个环节的运转，是一个内容较多、形成条件要求高、管理原则性较强的系统工程。因此，高校人事档案信息的开发利用应以加强档案信息资源建设、夯实开发利用基础为前提，以完善制度建设为基础，以强化创新管理工作为着力点，以构建创新服务模式为途径。本文结合高校人事档案信息开发利用中存在的问题，以及当代的信息环境和技术条件，提出开发利用高校人事档案信息的方法和途径。
一、夯实开发利用基础
首先，建立人事档案收集制度，健全收集网络。丰富、完整的人事档案信息，是开发利用的基础。因此，高校人事档案管理部门应结合高校实际，建立、健全适应本单位的人事档案信息的收集、鉴别、归档、转递、检查和核对制度，以及档案材料的递交、索要、登记备案等相关规范。健全档案信息收集网络，确保每个部门有专人负责人事档案信息的收集，并保证收集渠道畅通。在人事档案收集工作中，根据具体的情况和环境，灵活采取经常性收集与专题性收集结合、集中全面收集与重点收集结合、跟踪收集与突击收集相结合等方式，及时收集、收全各种类型（纸质、数字、音频、视频、多媒体等）的档案材料，确保人事档案信息的完整性。
其次，突出高校特点，丰富人事档案内容。教师的人事档案是高校人事档案信息的主体，而教学和科研是教师的中心工作。因此，高校应根据自身的特点，从丰富教师人事档案内容入手，通过多种渠道充分挖掘相关的人事档案信息，全面收集反映教师在教学、科研及各项工作中的业务能力、技术专长、发明创造、科研成果、评定评价等，以及反映教师个人业绩的考核、考察、专业培训、道德品质、潜在能力、诚信情况等信息，丰富教师人事档案信息。同时，及时做好相关人事档案材料的鉴定、归档、编研等工作，建立优秀人才的业绩档案、科研成果档案、人才意向档案等，并实行材料、信息动态跟踪，确保档案信息的新颖性。
第三，认真审查、鉴别，确保人事档案信息准确无误。针对目前存在人事档案注水的不良现象，高校人事档案管理部门应根据有关政策、法规，及时、认真地对收集到的人事档案的相关信息进行审核、确认；同时对新收集、归档的材料，按照相关的原则与规定认真进行鉴定和甄别，充分提高人事档案信息的质量。另外，通过法规手段，明确界定各部门对档案鉴定的处理权，对不在归档范围内的档案材料，要本着取之有据、弃之有理的原则，及时、妥善处理，确保人事档案信息真实、全面，使其真正成为培养、选拔干部和招聘、使用人才的重要依据。在引进人才时，把调入人事档案作为引进人才的一项重要条件，档随人走，避免“弃档”现象的发生，
二、创新管理体制
首先，改革高校人事档案条块分割、各自为政、多头管理的工作机制，整合资源，实现人事档案一体化管理。将高校分头形成的人事档案，如教学、科研、个人的经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况等方面的档案，纳入高校档案馆（室）统一集中管理，以杜绝多头管理、职责不清的现象。这样，不仅有利于实现档案管理标准化和开展档案评估目标管理，便于队伍建设和稳定，使档案工作人员集中精力做好档案工作；而且有利于在“大人事档案”的理念下，建立统一的硬件系统和网络管理平台，实现资源共享和人事档案的动态管理，使高校的人事档案信息完整化、系统化，便于档案信息资源的开发利用。
其次，健全、完善高校人事档案工作制度。在收集、归档、整理、借阅、利用等方面建立严密的档案管理制度体系，制定高校人事档案工作的长期发展规划和年度计划。在此基础上，建立人事档案工作的各项规章制，如《人事档案信息收集制度》、《人事档案缴送制度》、《人事档案鉴别、核对、归档规范》、《人事档案保管、保密制度》、《人事档案查、借（阅）制度》、《人事档案的现代化管理工作条例》、《人事档案信息的录入及维护制度》等规章制度。使人事档案工作有章可循、有法可依，从而减少日常工作中的主观性和随意性，提高高校人事档案信息的质量。
第三，加强信息化建设。在当今的信息时代，随着信息载体多样化，以及信息传播、交流速度加快，个人档案信息的种类、数量不断增加，特别是很多档案信息都以数字信息形式存在，这就要求必须利用信息技术，加强高校人事档案管理的信息化建设。如针对不同性质的档案，建立不同类型的数据库（如工资数据库、职工基本情况数据库、教学业绩数据库、科研成果数据库等等），并把不同的数据库，通过一个统一的平台提供检索、浏览（或下载），提高管理和利用的效率和质量。同时，利用信息技术把不同类型的人事档案信息整合起来，实现对人事档案的完整、准确和动态、立体的管理，为个人政绩、业绩的评价提供量化依据，并依托计算机和网络技术实现各部门之间的人事档案信息资源的共建共享。
三、创建开发利用新模式
高校人事档案信息的开发利用模式对开发利用的效果有直接的影响。笔者认为，高校人事档案信息的开发利用应该以人为本，以需求为驱动，在挖掘传统模式潜力的基础上，充分利用现代信息技术，构建高校人事档案开发利用新模式，提高开发利用的效率与效果。
首先，以人为本，开展个性化服务。由于人事档案的部分信息涉及个人隐私或者保密制度，因此，人事档案信息往往是普通人望而却步的一种信息资源。要提高高校人事档案信息的利用率，就必须以人为本，针对不同的用户和不同的档案信息，开展个性化的服务策略：一是按照密级进行管理的人事档案，要及时调整人事档案的保密范围，适时做好解密鉴定和密级变更工作，使有需要的用户能尽快利用到所需的信息；二是对需要查阅密件的用户，应根据相关制度，尽快做好用户身份、意图等方面的审查、登记，确保用户快、准利用到所需要的信息；三是对密件的提供利用进行动态化管理，与人事档案的形成单位和查阅单位建立常态的联系机制，不断了解、掌握并反馈密件的开发利用情况，保证档案信息的顺、畅流通；四是建立密件借阅室，对保密性强的人事档案必须限制利用者在密件室查阅，与普通阅览室隔离，既让利用者查阅了所需要的人事档案，又最大限度地防止了泄密。
其次，以需求为驱动，做好高校人事档案信息的编研工作。档案编研工作是开发利用档案信息的一种传统模式，是高校人事档案管理部门主动为用户提供人事档案信息的有效手段。档案信息的收集、鉴定、整理、编目、归档、保管等等，仅仅是档案工作的基础，而根据用户的需求，对档案信息的编研与开发，才能实现人事档案信息的社会价值。在人事档案的编研过程中，要以用户的需求为驱动，有的放矢，突出重点，在确保信息精、准的同时，以点带面，不断拓宽编研范围，保证编研的信息全面、系统。同时要根据用户可能的信息需求，编制形成便于检索、阅读或下载的人事档案信息数据库。如《××(单位)各学科人才资源库》、《××(单位)教学成果及分布》、《××(单位)科技成果汇编》、《××(单位)各部门历任领导》、《××专业学术梯队一览表》等等，把那些零碎的存在于个人档案中的静态信息编制成系统的、动态的、可检索的信息，为干部任免、职称评聘、评先推优、人力资源配置、学科发展、专业设置，以及选用人才，等等，提供详实可靠的信息。
第三，充分利用信息技术，实现各高校人事档案信息的共享。由教育部组织领导，采取行政手段，要求各高校做好收集、整理、编研高校人事档案信息，特别是优秀人才的教学业绩、科研成果、专业特长等方面的精品人事档案信息，按高标准建好相关的数据库和利用平台，或直接利用云计算的功能，把各高校建好的、不涉及个人隐私和保密性的精品人事档案信息数据库上传到云端，统一进行管理与维护，通过统一的共享平台，实现人事档案信息在各高校之间的共建共享，提高人事档案信息的利用率。
总之，高校人事档案既是高校，也是社会各界重要的人力信息资源，而开发利用是高校人事档案生命力的具体体现，是高校人事档案管理的最终归宿。高校人事档案的管理者必须不断提高对档案管理的认识，健全人事档案管理制度，构建高校人事档案信息一体化管理模式，开拓创新，多途径、多渠道地开发人事档案信息资源，满足高校、社会对人才信息的需求，使高校的人事档案信息资源，转化为现实的效益和财富。
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参考文献
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作者简介
黄安，1976—，男，壮族，广西来宾市人，广西柳州师范高等专科学校组织人事处档案馆员；研究方向：档案学。