李丹丹 陈新新 南京理工大学紫金学院
摘要：文章基于独立学院本身的特点，阐述了二级管理中综合秘书的工作职责及存在的问题，主要以系综合秘书岗位为例，结合独立学院的办学特点，对其岗位的职责和从业人员的素质进行较为深入地探索研究，并最终提出了相应的建议。
教育期刊网 http://www.jyqkw.com
关键词 ：独立学院 综合秘书 工作职责
独立学院是由普通本科高校与社会力量合作举办的进行本科层次教育的高等教育机构，是按照新的机制和模式举办的本科层次的二级学院。自上个世纪90年代末产生以来，已成为我国民办高等教育的重要组成部分。由于学费收入是独立院校办学经费的主要或全部来源，因此这在很大程度上决定了学校的人事安排需以精简人员、节省开支为前提。系综合秘书的工作既有系教务方面的工作，同时也承担着整个系的其他行政事务，其工作内容多而广、杂而乱、细而琐。这与公办院校岗位设置精细化的方式有很大的不同。系综合秘书岗位是学院上传下达的中间站，起着承上启下的纽带作用，因此在高校二级学院管理中起着不可忽视的作用。
一、综合秘书的工作职责
独立学院院系的综合秘书岗位，既有一般秘书的共性，也有其特殊性。依据本学院的实际情况总结其工作职责，主要内容包含以下几个方面：
1.助理工作。协助系领导进行日常教学管理和处理日常教学事务。协助系领导制定、实施教学计划；负责教务工作的协调、教学质量的监督；及时安排学生的期中、期末等各种考试事宜；关注系教学状况，发现问题及时向系领导反馈并协助其解决问题，以保障教学次序的正常运转。
2.联络工作。在教务管理过程中，综合秘书起着枢纽和桥梁的作用。在学院教务处的指导下，上传下达，协调左右，保障本系教务工作的正常开展。除学院教务处以外，综合秘书也是学院其它管理部门与院系之间，不同专业系别之间，教师、学生和院系之间，以及与母体学校之间沟通联系的桥梁，是院系内外联系的窗口，其岗位工作结构图如图1所示。
3.档案管理工作。档案是院系领导制定方针政策、进行教学管理、评估教学质量，提高教学水平的重要依据，其完整性也是衡量一所高校教学管理水平的重要标志之一。本文主要说的是院系一级的档案管理工作，主要包括文书档案和教学科研档案。文书档案主要包括上级机关下发的与本校各类活动有关的文件、各种会议材料及各职能部门下发的通知、公告等文件。教学科研档案管理是院系在教学科研管理实践、研究等活动中形成的具有保存和参考价值的各类材料，是院系档案的主体。包括：教学计划、教学大纲、教学设备管理使用材料、教材及参考资料、学生的试卷及毕业设计、教学检查及教学质量分析报告、教改立项材料以及老师发表相关专业的论文等等。
4.统计工作。主要包括：各年级学生教材的统计与整理；毕业设计教师工作量及酬金的统计发放；学期末代课教师工作量的收集统计及学院要求的其他统计工作。
5.其它工作。综合秘书还要处理与本系有关的其它琐碎的事情。包括：教师调课申请、学生校外实验的安排、学生成绩单的打印、教师各种费用的报销发放、学校各种节假日的物品发放以及其它部门安排到系里的相关事宜等等。
二、综合秘书应具备的素质
教务管理是保证高校教学正常运转的枢纽，而教务管理人员素质的高低直接决定教务管理工作的成败。与公办院校相比，独立学院的职能部门设置更加简化，其工作类型也具有多样性。综合秘书不但要担任本系的教务工作，同时还要处理其他日常性工作，这对于工作者提出了更多的要求。
1.思想政治方面。综合秘书要处理非常繁琐的事务性工作，因此要具有一定的耐心和高度的责任心。树立正确的价值观和为老师、同学服务的观念，不断强化自身的修养，特别在学生的考试等方面，必须按照规章制度办事，以维护学校正常的教学次序。
2.业务能力方面。首先，具备一定的知识结构。综合秘书必须熟练地操作各种办公软件，以适应其工作量大，时效性强的工作特点。具有一定的管理学和高等教育法的知识，并能熟悉学校现有的教务管理规定，熟悉本专业的课程设置和各任课老师的情况。其次，具有良好的沟通能力。综合秘书岗位具有上传下达的重要作用，为了使信息在上下级之间、各职能部门之间、各院系之间以及师生之间能畅通，良好的语言表达能力尤为重要。同时也要求其具备一定的公文写作能力。再次，具有一定的创新能力。面对单调枯燥的教务工作和繁琐的事务性工作，综合秘书必须在工作方式和工作思路方面进行不断地创新和尝试，采取新的措施和方法，以便更好更有效地完成本职工作，提高领导、教师和学生对其工作的满意度。
3.身体和心理素质。综合秘书每天都要面对种类不同的工作，工作量大且繁琐，因此必须保持清醒的头脑和良好的身体素质。既不能怕苦，也不能怕累，保持平和的心态，乐观地对待本职工作。
三、加强综合秘书队伍建设的建议
首先，提高认知，充分肯定综合秘书在高校二级管理队伍中的地位和作用。虽然综合秘书的工作渗透到整个二级管理的方方面面，但是还是很容易被忽略，得不到充分的重视，这在一定程度上也影响了其工作的积极性。因此，应该对综合秘书给予合理的岗位定位，提高其工作待遇，评定相应的职称。这将有利于充分地调动其工作积极性和主动性，使基层的管理工作能更好更有效地开展。
其次，加强业务能力培训，提高其综合素质。为了能更好地适应工作的需求，应该对综合秘书岗位的从业人员进行定期或者不定期的岗位培训，多为其提供一些学习机会，开拓视野，提高其工作能力，同时也可以起到稳定教务管理人员队伍的作用。
再次，完善考核机制，做到奖惩分明。独立学院应该建立合理的考核机制对综合秘书的工作进行阶段性考核，一方面肯定其工作的成果；同时也对其日常工作进行监督管理，以奖为主罚为辅的方式最大限度地激发其工作的热情，促进其工作的良性循环，更好地发挥综合秘书在二级管理中的作用。
教育期刊网 http://www.jyqkw.com
参考文献
[1]张金良.民办高校教务管理队伍建设研究——以长春市S学校为例[D].东北师范大学,2010
[2]张恩旭.高校院系教务秘书工作的实践和认识[J].安徽电子信息职业技术学院学报,2009(5)
[3]林征.论高校院（系）教学秘书工作的定位及功能[J].福建商业高等专科学校学报,2006(6)