杨荣 龚福春 长沙理工大学图书馆
摘要：分析了综合性大学课题组资料收藏管理存在的问题，即重视不够，经费短缺；资料分散，流失严重；管理业务能力欠缺。针对这些问题，提出了加强课题组资料室建设；文献资料积累要专、深、快；提高资料积累管理水平的建议，并给出了综合性大学课题组资料收藏管理的分类模式。
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关键词 ：课题组 资料收藏与管理 探讨
众所周知，课题组是综合性高校从事科学研究、研究生和本科生培养的基本功能单位，而课题组的资料积累与管理是课题组持续、有效开展教学和科研工作的主要信息和文献资料基础来源。我院化学系的天然产物与药物化学课题组经过10余年的建设，目前已达到一定规模，实验设施、教师队伍等基本上能保证本科生、研究生教学和科研的需要。但是，随着学校/学院的快速发展，本课题组目前在读研究生已近30人，硕士导师人数逐渐增多，他们在教学和科研工作中对资料、信息的需求也越来越高。由于课题组的教学和科学研究专业性很强，许多资料在学校一、二级图书馆（室）很难找到，因此，为适应科研和研究生培养的需要，进一步搞好课题组资料的收藏和管理是一个十分重要的问题。目前我国多数综合性大学的课题组跟我校天然产物与药物化学课题组的情况类似，在资料收藏管理方面的工作亟待提高。
一、课题组资料收藏管理存在的问题
1.重视不够，经费短缺
目前多数课题组资料积累和管理已经不能满足教学科研的需求。由于课题组资料提供的信息服务在教学、科研中的地位与作用，还未得到课题组成员的认可和重视。有限的科研经费不愿意投入在资料积累和管理上，导致没有专门的资料收藏、阅读室，必要的硬件设施短缺，相关专业方向书籍和管理人员欠缺。
2.资料分散，流失严重
课题组资料分散流失非常严重，不利于课题组科研工作的持续开展。由于课题组没有专门的资料人员负责收集管理相关文献资料，多数专业资料分散于课题组每个老师或研究生手上，有的老师项目完成或退休后项目资料没有集中收藏管理，有的研究生毕业后资料被带走，流失严重。这些给申报项目、研究工作总结由于相关资料缺乏或不完整，而带来很多不便。
3.业务能力欠缺
课题组成员一般没有经过图书资料管理方面的专业训练，缺乏专门的资料管理知识。在课题组资料、图书的分编加工方面存在着较大问题。对分类编目不标准、不规范，多数课题组资料根本就没有分类和编目，文献随便地堆放在书架上。新来老师和研究生查阅资料困难。
二、课题组资料收藏管理的建议
1.加强课题组资料室建设
首先课题组成员要认识课题组资料室建设的重要性。确定1-2名兼职资料室工作人员（可以指定研究生负责相关工作）；要有一定的场地资料收藏和阅读空间；增加数字文献收藏查阅设施。经费可以由课题组各成员从相关研究项目中支付。
2.文献资料积累要专、深、快
课题组资料室的主要服务对象是本系或课题组的教师、研究生及毕业生，一切工作以满足本专业或课题组读者的需要为目标，所以其所收集的文献资料要比校图书馆、院图书室的更专、更深、更切合实际需要。紧密围绕本学科专业的教学和科研，重点是为教师、研究生提供最新、最全本学科专业的文献资料，并将资料收集和利用的重心聚集在本课题组研究的前沿，在一个相对较窄的领域内不断向纵深发掘和拓展文献资源。加强与本专业学术机构的横向联系，收集反映本专业教学科研最新成果或反映教学科研发展趋势的内部资料，如课题组的学术会议文献、科研报告、硕士博士研究生专业论文等。
3.提高资料积累管理水平
由于思想认识和工作人员素质两方面的原因，课题组在资料收藏和管理工作中的分类编目不标准、不规范。目前在文献资源的积累和管理上，绝大多课题组仍停留在资料的有限收集、整理、借阅等静态管理方式上。由于没有专业人员对资料进行系统分类管理，造成资料类别分散，书籍难找、难查，查阅效率低。在科学迅猛发展、学科相互渗透交叉的今天，资料室这种管理模式，显然不利于课题组人员的教学工作和科学研究。建议课题组选派老师（或研究生）参加学校图书馆组织的图书资料专业短期训练，提高课题组资料收藏管理水平。根据课题组教学科研需要和资料特点，笔者建议按以下方式进行分类。
（1）管理制度类
课题组管理制度类资料：学校/学院科研管理制度、课题组管理制度、课题组成员卡片、课题研究管理（规章）制度，以及文件通知、项目批文等资料。
研究生管理类资料：研究生培养计划、研究生培养细则、研究生登记卡、研究生日常管理规定、实验室管理规定，以及历届研究生毕业论文选题报告、论文等。
（2）常规教学科研类
学习类资料：教师/研究生培训学习计划、培训教材及资料（文献资料，书刊、论文、音像资料、网络资源等）、参加各级培训的情况记录、自学材料和笔记等。
教学科研过程类资料：课题组教师教学与研究活动记录（包括各种国内外专题培训、学术研讨、经验交流、学习活动等）；研究生、教师或教研组备课组的基本情况；大事记(或活动简报)；典型汇报课例或活动的全套材料；典型教学科研个案；观察、调查的全套材料；检测表及结果分析；对上述活动或材料分析整理的数据和资料等。
成果类资料：包括项目论证报告、研究方案、教师或研究生各学期、学年或专题的工作总结，阶段（年度）工作总结或研究报告、论文、教学叙事、教学软件资源、教育教学网站，本科生或研究生作品、发表获奖证明材料等。
（3）专业书籍类
课程教材：研究生和本科生教材。
科学研究书籍：专业相关参考书籍、工具书等。
总之，信息和文献资料是课题组教学研究的基础，信息和资料工作是科研工作的起步和保障。课题组资料收藏管理必须切合以下实际：第一，由于编制紧张，课题组成员既是资料管理人员，又是资料文献的查阅者，并且他们对教师和研究生的科研项目（特别是重点、重大项目)，从选题、定题到立项、项目的近远期规划等都参与其中；第二，资料收藏针对性强、专业性强；第三，资料管理必须科学合理，以保证课题组人员高效率获取相关文献资料；第四，充分发挥信息时代数字化、网络化技术优势。只有这样，才能使课题组收藏资料在学科建设、教学、科研和研究生培养中发挥更大的作用。
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作者简介
杨荣，女，1972年生于湖南长沙，现在长沙理工大学图书馆工作，主要研究方向为校图书馆与院系资料室关系。发表研究论文13篇。