牛晓山 中原工学院
摘要：本文对信息技术环境下档案管理中存在的问题进行了分析，提出了以协同管理为核心思想的现代化管理理念，并从建立协同管理平台、营造协同管理文化、优化组织架构等方面探讨了实现档案的协同管理途径。
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关键词 ：信息技术 档案 协同管理
随着信息化在全社会的深入普及和全球互联网的日臻完善，信息技术已经成为支撑当今经济活动和社会生活的基石。近些年，信息技术的发展促使档案管理模式逐渐从人工形式转向计算机辅助管理。一方面，极大地提高了组织与人员的效率；另一方面，也促使组织人员之间、部门之间甚至不同组织之间的交流与合作更加紧密，并促使协同管理思想与档案管理结合，出现了新的管理模式。利用协同管理理念，是实现档案管理的现代化管理的重要途径。
一、信息技术环境下档案管理存在的问题
随着信息化技术在档案管理工作中的广泛应用，档案管理更加系统化、便捷化，档案管理和利用效率也得到了提高。但同时信息化技术也带来了新的问题。
1.档案资源孤立，形成“信息孤岛”
档案来源分布是多维度的，既有不同部门的档案，也有不同时间的档案，而且每个部门拥有的档案本身也是众多领域的档案组成的。这些分布的档案资源储备逐渐沉淀到组织记忆的底层，互相没有联系，信息资源不能共享，形成“信息孤岛”，造成档案资源的极大浪费，档案资源利用率低。
2.组织缺乏沟通，形成“管理孤岛”
受传统组织架构的影响，当前组织内部管理结构多以金字塔结构为主，强调管理的纵向性，缺乏横向的联系。组织只对组织内的责任范围负责，组织之间缺乏沟通、协调和信息交换，不重视档案资源共享，形成“管理孤岛”。不同人员和不同组织使用不同的档案管理系统平台，使得档案存在大量的重复，信息一致性无法得到保障。
二、协同管理的内涵及必要性
1.协同管理的内涵
协同（Synergetics）一词源于希腊文synergos，原意是“一起工作”。协同是与竞争相对立的一种行为方式，主要是指建立在合作的基础上的，以追求系统整体更少的内部摩擦、更好的整合效果和更高的盈利能力为目标，而系统内形成步调一致地协调动作。信息技术环境下的协同管理体现在：人与人之间的协同、组织与组织之间的协同、系统与系统之间的协同。协同管理基于协同学理论的基本思想，通过整合各种资源，协调组织内外相关人员的各种活动，实现优化任务目标的过程。
2.协同管理的必要性
管理本身就是一种协调人与人、人与组织、组织与组织之间行为的活动，它从本质上要求通过分工协作，使组织系统中个体能力、以及组织能力得以最大化，从而实现较高投入产出比。管理的整体效果如何，是由各组织间的协同作用决定的。协同管理可以实现系统内部各组织、个人之间的高效互动，不仅可以提升资源的利用效率，而且在整个过程中使资源得以激活，能够迅速地在应用中产生新的效应。
三、实现档案协同管理的途径
1.档案内容的全面数字化
计算机信息技术的迅猛发展，它全方位改造着人类的生活和工作方式，办公自动化、无纸化等工作方式的出现，使档案的生成和传递方式发生很大变化。受信息化、电子化、网络化的影响，组织各项工作中所产生的档案，已不再是传统的纸质档案，而是以电子档案为主的档案内容。随着数据库技术的完善和发展，数据的存储、检索更加便捷，档案信息数据库的搭建，能够将计算机瞬时检索和海量存储的能力充分地发挥出来，从而提高档案信息的利用率，实现档案的协同管理。
2.搭建协同管理平台，建立协同管理环境
协同管理平台是开展协同管理的一个系统环境，是协同的技术环境。利用信息技术建立网络支持环境，以此为基础开展档案的协同管理。其中涉及到相关的信息技术、硬件、软件的开发和利用等硬环境建设；以及先进网络管理技术的软环境建设。
（1）硬件基础设施是协同管理的硬基础，是实现协同管理的保障基础。基础设施的配置包括硬件配置和软件平台的设计和开发。计算机硬件由运算器、控制器、存储器、输入和输出等组成；计算机软件分为系统软件和应用软件，系统软件是指控制和协调计算机及外部设备，支持应用软件开发和运行的系统。应用软件是解决某类问题的程序集合，供多用户使用，如各种办公软件、档案信息管理软件等。
（2）计算机网络技术室协同管理的软环境。网络技术把基于网络的分散的档案融为有机整体，可以实现档案的共享和有机协作，使组织和个人能够透明的使用并按照需求获取信息。建设完善的网络技术环境，就是在技术上满足档案信息的网络化管理需求。
3.营造协同管理文化，树立协同管理理念
文化是通过制度的约束促使群体产生某一行为自觉，这一群体的行为自觉便组成了文化。在一个特定组织中，“信息孤岛”、“管理孤岛”的存在是因为企业没有把信息共享、协同管理作为一种管理体制、一种文化来加以固化。在文化氛围下，会打破组织与组织之间、组织内部成员之间的矛盾冲突，树立相互信任和共赢的观念，将协同管理逐渐内化到员工的行动中，最终促进管理目标。
4.构建专业人才体系，提高人员素质
档案管理人员需要具备较高的综合素质，除了熟练掌握档案管理软件的操作机维护技术外，还需要扎实的专业技能。我国目前档案管理无法满足信息技术时代档案协同管理的发展需求。虽然有些组织已经具备了实施档案信息化管理的条件，但由于个别管理人员缺乏协同管理知识，阻碍了档案协同管理工作的发展。为适应现代管理的要求，需要制定针对档案管理人员的培训方案，形成动态的培训模式，构建专业管理人才的培训体系,提高档案管理人员专业素质。
5.统一标准和规范，实现流程协同
档案管理流程随着组织的发展壮大变得越来越复杂。档案管理往往涉及多个部门、多个人、多个环节，建立在协同管理基础上完成任务已成为档案管理发展的必然趋势。做好协同管理，一定需要规范化、标准化，这是协同管理的基础。构建档案管理协同机制，应针对档案信息化管理工作的内容、方法、流程等，制定完整的规范，并结合行业发展趋势以及国内外的标准，制定一套共同遵守的标准。通过规范化、标准化的流程实现档案管理任务在组织内部、人与人之间协同。优化管理流程，可以更加高效率的实现管理任务目标。
6.优化组织架构，实现资源协同
协同管理是一种网状的、虚拟的组织形式，是在个体、组织之间形成的协同关系网，跨越了传统的组织边界。这种组织结构可能没有实体的组织外形，但由于协同关系的存在，以及协同管理平台的搭建，使得组织间档案信息衔接更为紧密、档案资源的实时传输更为迅速。传统的组织结构形式被管理幅度更大的扁平型组织结构形式取代，传统的档案管理等级权利在信息化背景下被弱化，各独立部门拥有更高的管理权限和参与性，档案过程管理更为精密。
综上所述，档案协同管理是信息技术环境下发展起来的以档案资源为基础的重要管理理念，是组织获取、维护和利用好档案资源的重要手段。为能够实现档案的协同管理，必须建设好服务于协同管理的基础平台，不断完善协同管理制度和流程保障，强化协同管理的思想理念。只有建立长期有效的协同管理机制，才能够有效促进档案管理工作的向前发展。
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