孙晓 山东药品食品职业学院
摘要：具备基本的公文写作能力，已经成为对企业、事业及行政单位管理人员的最基本要求，成为各类管理人才成长的“催化剂”，决定着管理人才未来发展的潜力和前景；要厘清公文写作中文种使用的常见错误，明确机关管理的程序和原则，准确掌握公文写作的具体操作规范，实现人才的“升华”和飞跃。
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关键词 ：应用文 写作 学习方法
当前，具备一定的公文写作能力，已经成为对企业、事业及行政单位管理人员的最基本要求，成为各类管理人才成长的“催化剂”，决定着管理人才未来发展的潜力和前景。
中共中央办公厅、国务院办公厅联合下发的《党政机关公文处理工作条例》从2012年7月1日起实施后，即使是许多长期从事应用写作的管理人员，对一些比较特殊的公文处理要求仍会产生一些模糊认识。澄清这些认识，对帮助管理人才明确机关管理的一些程序原则和具体写作规范，提高机关管理工作的科学化、规范化水平，推动管理人才业务能力的提升、管理视域的拓展，具有重要的促进作用。
一、厘清公文写作文种使用的常见错误，明确机关管理程序和原则
1.公文文种使用的错误或模糊认识
错误一，是请示与报告混用。在报告中夹带了请示事项，混淆了请示与报告的根本界线——是否有请求指示的写作意图；与此相联系的常见错误是不遵守请示“一事一请”的写作要求、直接向上级机关的领导同志行文等，影响了上级答、复解决下级请求和问题的效率，违反了正常管理程序的要求。
错误二，是某些不宜用请示的情况下，不能正确地使用函来代替。如实际工作中，经常会遇到级别较高的机关向根据属地管理的原则，要请求所在城市级别较低的业务主管理部门协调处理有关工作，这时正确使用不相隶属机关间常用的函，会避免使用请示可能带来的问题，使行政管理的程序更加符合基层工作的实际。
错误三，是模糊了通知与通报的界限，在一些具有倾向性的写作领域仍然不恰当地使用通知，使本要表达的行文机关意图不能得到完全展开，不能充分发挥通报弘扬正气、批驳落后、鼓励先进、惩戒错误的作用。
2.公文与事务文书之间的使用错误
错误一，混淆了请示与申请的严格界限。在公务处理中使用比较随意的事务文书申请，极大地降低了公务管理的规范性和公务文书的严肃性。错误二，不能严格区分公文中的报告与事务文书中的汇报、总结、调查报告等文种，片面地认为所有需要向上级汇报的或是带“报告”字眼的文书都属于公文中的报告，过分地扩大了公务管理的范围和领域。
错误三，对纪要与会议纪录的严肃程度存在一定的模糊认识，在纪要的写作中不能严格遵循公文写作规范，而在作会议记录时又存在向纪要靠拢的倾向，降低了会议纪录的照实记录性。
错误四，在使用决定与决议时常出现犹疑。在公文起草中，将本应该以决定形式下发的公文以决议的形式公布，模糊了公务活动与普通的机关内部事务之间的界限，忽视了决定效力的严肃性。
3.对公务管理及公文写作的一些特殊要求不能正确处理
如在一些需要以通知下发规范性文件的情况下，如下发各类办法、实施细则等工作制度时，直接将这些规范性较强的文书视为公文下发；而在一些不需要以通知形式下发的规范性文件，如意见和决定，画蛇添足地使用通知来下发。出现这一问题的原因还在于对公务管理的要求掌握不全面。
二、在公文写作具体操作规范方面的常见错误
1.公文版头部分
错误一，非密级文件标注份号。文件的份号是与密级、保密期限相对应的，无保密要求的文件一般不须标注份号；此外文件份号、保密期限中的数字均要使用阿拉伯数字标注。
错误二，不具备发文资格的机关滥发公文。发文机关必须是具有完全行为能力的法人单位，包括企业法人、事业法人和行政单位法人，它们对公文所规范和涉及事项承担相应的责任；无完全行为能力的机关内设部门无权制发具有对外联络交往功能的公文。
错误三，联合发文的格式不规范。联合发文要使用专门印制的公文用纸，公文的版头部分要依次印制联合发文的几个机关。此外还要做到在正文的落款和盖章要与版头联合发文机关的排列顺序一致并上下对应。
错误四，发文字号随意编制。由机关代字、年号、顺序号三部分共同组成的发文字号，年号须使用六角括号而非方括号等括起，年号必须完整而不得有所省略，发文顺序号前一定不要相当然地加“第”字。
错误五，有多个签发人时标注位置不准确。上行文必须标注签发人，以示对所请求、汇报事项负责，并方便上级机关联系及落实。联合行文有多个签发人时，不但要求发文字号左移并与签发人的最先一行对齐，同时要求签发人姓名按照发文机关顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，每行两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
2.公文主体部分
错误一，公文标题中随意对机关名称进行简化。由发文机关、事由和文种三个要素共同组成的标题，发文机关只能使用全称和规范化简称。
错误二，公文标题较长需要回行时割裂了公文意图、词意及概念的完整性。公文标题回行时词组不能拆开，标题中的“的”字不能与文种单独排行，如“的请示”、“的通知”等不能单独排行。
错误三，公文标题中错误地使用标点符号。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。如印发管理办法，因其不是法规、规章，所以不可用书名号；而印发规定等规章类文件，要用书名号标注。
错误四，公文的主送机关排列无序。公文主送机关较多需要分行时，不能按照文章段落的格式要求来处理，两行均须居左顶格；如果主送机关名称过多导致首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记，将版记中“抄送”改为“主送”，编排方法同抄送机关；另外主送机关的编排要严格按照职权和层级进行，遵循“先上后下、先外后内”原则，不同系统、不同级别的主送单位之间用逗号隔开，同一系统、同一级别的主送单位之间用顿号隔开。
错误五，正文详略不当。前言宜简不宜全；主体要详尽明确、层次清晰，不能逻辑混乱；结尾要表明态度、提出要求。
错误六，附件的细节处理不讲究。附件不能直接标注在正文的下一行而要下空一行；不能用“附：”或“附表：”等不规范的形式；有多个附件时，要用阿拉伯数字标注附件顺序号，而能使用“附件一、附件二”等形式；附件的名称后面不加分号、句号等任何标点符号；附件名称较长需回行时，应与上一行的附件名称首字对齐；附件与正文一起装订时，页码应当连续编排；附件如是横排表格时，页码位置也要与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
错误七，只有成文时间而无落款。与以往的公文处理办法相比，新的党政公文处理工作条例要求在成文时间之上增加发文机关全称，以保证做到公文版头、主送单位、落款、印章等四项要素的对应和统一；此外，在公文印制中，注意不要将发文机关与成文时间的位置上下颠倒。
错误八，印章加盖位置不规范。印章要端正、居中下压发文机关署名和成文日期，联合行文时印章之间互不相交或相切，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内；另外，联合上报的公文可以由主办机关加盖印章，联合下发的公文发文机关都必须加盖印章。
3.公文版记部分
错误一，附件另面编排时版记位置处理不当。附件另面编排时，版记不得印制在附件前面；附件与正文不能一起装订时，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。错误二，标注了主题词。新的《党政机关公文处理工作条例》出台后，主题词已不再使用，不必再在版记部分印制校对人、打字人等与公文责任履行者关系不大的工作人员姓名。
错误三，“抄送”部分处理随意。“抄送”部分回行时，要与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关的名称后面要标句号。
错误四，空白页编排页码。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不能编排页码。
三、出现上述错误的原因分析
只所以会在管理工作中出现上述错误，原因主要有三方面：一是管理人员不能及时按照新的党政公文处理工作条例来规范公文的制发，仍然以老办法来处理新问题。二是不能严格地执党政公文处理工作条例的要求，工作随意性大。三是过去一些不良的工作习惯和错误看法仍有一定的市场，部分管理人员只重工作实践，忽视了理论学习。
管理人员重视并认真解决上述问题，掌握公文处理的基本要求，对其提高日常管理工作的科学化、规范化，提升工作效率和质量，深入挖掘自己的潜力，做出更大的工作成绩，将发挥出“催化剂”一般的作用。
作者简介
孙晓，1972—，男，大学，讲师，山东药品食品职业学院，研究方向：中国古代文学。