林春杰 刘亮 中国石油天然气管道工程有限公司
李阳 中油管道机械制造有限责任公司
摘要：本文从EPC总承包商文控管理工作的概念出发，介绍了项目文控管理的重要作用、认识的误区、存在的问题、管理工作的方法以及做好文控管理应采取的措施。条理清晰，观点明确。文控管理贯穿于整个项目的始终，从源头抓起，重视过程控制，做好收尾保障工作，为总承包项目保存最完整、最齐全的档案。
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关键词 ：总承包商 项目 文控管理
一、EPC与项目文控管理的概念
“EPC”是“设计、采购、施工”的三个英文单词第一个英文字母的缩写。EPC总承包商模式是指建设单位作为业主将建设工程发包给总承包商单位，由总承包单位承揽整个建设工程的设计、采购、施工，并对承包工程的建设质量、安全、工期、造价等全面负责。
“文控管理”通常是指对文件和信息的控制与管理工作的统称。通过建立并遵循一定的工作方式、管理手段、一整套程序来控制工作中产生的各类文件，确保文件分类清晰、条理有序、传递流畅、存档完整、方便查询，为工程地顺利开展提供支持和保障。
二、EPC项目文控管理的重要作用
EPC总承包项目文控管理工作与事业单位以及一般性的工程类企业的文件管理工作是有一定区别的。文控部门是整个项目部所有文件、信息的汇集中心、传递中心、管理中心，是项目部与外界进行沟通的桥梁。完整的项目文件是工程维建、改建、扩建和事故处理的重要依据，是评定工程质量等级、竣工验收的重要技术文件，也是工程决算的重要依据。因此做好EPC总承包模式的项目文控管理工作至关重要。
三、对项目文控管理的认识的误区
许多不了解文控工作的人都会错误地认为文控只是一个管理技术含量低、工作乏味、没有创新、不具挑战性的一项工作，但是笔者经过长时间的亲身实践和学习总结深刻认识到文控这项工作在整个项目实施过程中是不可或缺的，它是一个纽带，贯穿于整个项目的始终、覆盖范围广泛。从项目部开始的组建，所有项目文件的报批、各种文件模板的建立、文件编码的形成到项目结束时竣工资料的整理、组卷、移交，每个环节都需要有文控的参与，因此文控部门掌握了整个项目每个阶段最为全面、详细的信息。尤其是作为EPC总承包商的文控管理者，更是掌握了设计、采办、施工等诸多部门在工程建设中的大量数据信息、文字资料、珍贵图片等。
四、总承包模式的项目文控管理存在的问题
1.缺乏领导的重视。由于EPC总承包模式的特点，决定了高层领导者管理的面宽、管理的点多，致使他们的精力大都放在了工程的施工与进度方面、质量与安全方面、作业人员管理与工程造价方面，尤其是在现场作业的施工单位的管理者，更是将目光都集中在了工程建设上，对文控管理这方面没有给予足够的重视，表现在：第一，文控人员多是兼职的，白天负责现场施工、晚上负责收发文件，这样做的弊端一是削弱了文件的时效性，文件内容不能得到及时地流转，延误传达；二是兼职文控人员不能全身心的投入到文控管理工作，容易在工作中出现纰漏。第二，文控管理人员的素质参次不齐。有些人员连基本的文件内容的格式都很难掌握，给工作的运行开展带来了很大的阻力。第三，对文控管理人员的重视和支持不够。无论从待遇、办公环境、办公条件的支持上不充分。使文控管理人员不能够高效的开展工作。
2.文件管理不规范。工程文件应该使用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水笔，不易使用易褪色的书写材料，如圆珠笔、铅笔、红色墨水笔等，不利于文件的长久保存。有些上报文件还存在着书写不规范、格式不统一、填写漏项、未盖章等情况，因此必须加强对施工单位上报文件的检查力度，确保上报资料的规范性。
3.缺乏有经验的项目文控管理人才。总承包商模式下的项目文件管理对文件管理人员提出了更高的要求，文件管理人员不仅要懂得文件与档案学的相关知识，还要了解工期安排、工程进度。而目前大部分项目文件管理人员都是非专业出身，没有经过系统的培训，缺乏项目文件管理经验，严重制约了项目文件管理水平的提高。
五、做好项目文控管理工作的方法
笔者通过总结管道工程项目的建设中文控管理的工作，认为应该做好以下几点工作。
1.做好项目的前期准备工作。这点是至关重要的，其为日后项目文件管理工作的顺利开展提供指导依据。文控人员在项目前期要制订和组织实施关于文件、资料工作的规章制度。编制适合于本工程项目的《文件编码程序》、《文件控制程序》以及其它一些相关的管理性文件、发放所有的受控文件，对项目的各部门、各承包单位的文控人员在文件管理方面进行必要的说明和约束，并对文控人员进行上岗前的专业培训，这样可以有效的进行沟通交流，减少日后在工作中产生的不必要的麻烦。同时作为EPC总承包商的文控人员也要与本工程的业主、监理文控员进行交流，熟悉并了解他们的工作习惯，从而对不同的事件选择不同的文件形式进行处理，对来往信函、报批文件进行及时传递和送审。以笔者所在项目部为例，由于项目文件管理制度健全，各施工分包单位有章可循，项目施工文件收集的比较齐全，所以在竣工档案编制工作阶段进行顺利，取得了项目管理的预期效果。
2.规范项目过程文件管理。第一，承包商单位作为与EPC总承包商有合同关系的主体，双方之间最正规的沟通方式就是“信函”，将文件及时准确地传递给相关方是文控人员的基本功底。第二，要负责项目文件和有关资料的收集、整理、分类、保管、催办、存档。第三，由于文控部门掌握着原始记录（第一手资料）以及会议中达成的各种决定、协议而形成的会议纪要，因此在项目索赔的过程中，文控人员提供的这些重要的往来文件对整个索赔工作地进展发挥着至关重要的作用。第四，要执行严格的保密制度，对每一份存档文件按级别进行加密处理。实际上，文控部门已经成为整个项目的一个负责信息搜集、传递的信息中心、中转枢纽，而不像人们在脑海里所形成的文件柜林立的档案室的固有印象。
3.为项目的收尾工作提供保障。随着工程项目进入收尾阶段，工程的竣工资料由工程技术部门牵头负责整理，因此文控人员要配合好工程技术部的专业人员，按照业主下发的竣工资料组卷标准做好文件的归档、立卷工作，站好最后一班岗。
随着科技的发展，先进的办公设备、技术手段、平台媒介的运用使文控工作从以前那种繁重、操劳的状态中解脱出来，变得轻松、快捷了许多。大家可以使用文件管理信息系统在很短的时间内发出、接收来自于各相关方的工作信函，确保了文件的时效性，快捷地对各种信息进行分类、筛选、定位查询；工作中可以使用扫描仪，将大量的纸质版文件转化为电子拷贝留存在电脑中，节省了存储空间。
六、加强总承包模式下文控管理的措施
1.掌握好四个控制。文件形成的控制、文件收发的控制、文件流转状态的控制、文件归档的控制。这四个控制形成了一条主线，贯穿一个文件的始终。把握好这条主线，就能对文控工作做到游刃有余。
2.建立文件登记台账。文件登记台账能显而易见的看出文件接收和发放的相关信息，是项目文件管理过程的关键控制点，也是日后进行查询的主要依据。同时根据登记台账每周要对文件进行整理、归档，按接收和发放对象的不同进行分门别类的存放，有章可循。
3.充分利用文件管理信息系统平台，提高文件管理信息化程度。在项目建设初期，根据项目需要，开发一个适用于本项目的信息系统平台。各相关方文控人员通过信息系统平台传递文件，省时高效、有据可查，避免相互推诿扯皮现象的发生。
4.加强各方文控管理人员的沟通，提高自身的素质。一个项目会涉及到诸多方面、众多活动，因此离不开各方面的配合。在各相关方单位中，文控管理人员是沟通的桥梁，一定要协调好各方关系，密切沟通。作为项目文控管理人员，除了要熟练地掌握业务流程，提高业务素质之外，要对各种信息有敏锐的洞察力、有十分负责任的工作态度、有高度的保密意识，还要具备较强的沟通与协调能力。
综上所述，EPC总承包模式下项目文控管理是一项复杂的工作，它的好坏直接影响到工程竣工档案的完成质量。因此必须要从源头抓起，重视过程控制，做好终端收尾工作，为项目的竣工提供完美的“文件库”。
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参考文献
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