上海市机械施工集团有限公司 胡力祥
一、引言
近年来公司生产经营有了飞速的发展，生产领域不断扩大。生产经营的发展也带来了工程资金管理的变化，对企业的财务管理也提出了更高的要求，必须依靠先进、科学的技术建立起规范、流程化的资金管理信息平台，创新工程项目资金管理模式，才能有效地提高管理能级，适应企业生产经营的需要。为此开始对资金结算系统的开发工作。
二、资金结算系统功能设计
系统设计目标是：研究工程项目资金监控和结算分析的网络管理模式，设计面向企业整体服务的解决方案，编制计算机行之有效的应用管理系统，提升资金监控管理和结算分析的能力。
（一）管理模型
（1）工程项目资金审批和监控管理功能。在审批界面上不仅能根据施工、设备、材料和人力资源等合同的特点，显示相应的合同资料和申报材料，而且还可以动态反映出该合同以及相对应的工程合同（上家）和相关合同（其它分包）的收入，支出、待支、待批等资料。便于领导和各管理人员全面、客观地掌握项目的整体情况，提高监管和决策的能力。
（2）设计企业信息平台基础。研究和编制工程合同编号的编码规则，使其成为企业的标准代码, 不仅使系统中同一工程项目下的合同资料数据关联，也使公司相关应用系统数据整合和信息共享，保证工程资金数据的完整性、一致性和有效性。
（3）工程资金结算分析系统，使用财务结算统计的算法，随时可以对工程资金运行过程中的资料进行处理，即时的产生各个统计层面的分析表，并且可以对统计数据的来源进行层层追溯直到原始财务凭证，保证资料的正确性、完整性和可比性。充分了解各管理部门对资金管理的需求，实现资金的结算收支、材料采购、设备租赁、施工生产等成本的事先计划、事中控制和事后反馈。建立面向财务核算、经济管理、设备物资核算、工程结算、内部银行支付以及审计的整体服务模式，全面提升企业资金管理的能级。
（二）系统架构
本系统具有用户访问站点多、使用频率高，信息流量大和响应速度要求高的特点，针对该系统的要求，提出了系统采用浏览器/ 服务器(B/S) 体系架构，以及C#.Net 和XHTML( 可扩展超文本标记语言) 为编程语言、SQL 2008 为系统数据库。为系统的顺序开展打下了基础。
（三）功能设计
1. 管理模块设计。根据资金管理特点分为以下模块：（1）申报管理模块。【申报管理】是为工程资产申请收支方服务的，提供的主要功能是：输入资金收支申请表的操作界面以及对本方资金纪录的查询和结算分析，是由“申请付款单输入”、“免审支出输入”、“收入登记输入”、“成本和税金管理”、“自付费用支付”、“申报资料的查询”以及“操作口令设置”模块组成。
（2）审批管理模块。【审批管理】是为工程资产监管方( 本例是“机施集团”) 服务的。它提供的主要功能是：对下级申报表的审批、支付、工程资金纪录的查询和结算分析等。是由“申报资料预审”、“申报资料审批”、“收入资料圈阅”、“申报资料结审”、“付款申请执行”、“结算资料查阅”以及“操作口令设置”这几个具体功能模块组成，系统根据用户权限自动调用相应的功能模块。
（3）系统管理模块。【系统管理】是为系统管理员服务的。它提供系统初始化设置的平台，主要由“注册单位管理”、“本方银行管理”、“数据代码管理”、“操作权限管理”、“数据资料维护”以及“操作日志管理”这几个功能模块组成。
2. 合同编号设计。为了保证工程资金资料的完整性、唯一性和关联性，工程资金管理软件把合同编号定义为数据库关键字。主要是为了实现企业工程资金应用系统的整合和数据的共享，并能反映下面的统计要素：能区别工程合同( 上家) 和分包合同( 下家) ；能反映工程的性质：施工、材料、设备、劳务、专项分包和其它；能反映签约单位和施工单位；合同签约的年份和排序号；能区别原始合同还是补充合同；通过合同编号可以方便的实现工程资金的查询和分类汇总统计。
3. 资金流转程序的设计。工程资金的流转分为：工程资金支付的审批、工程资金收入的报告、免审支出的确认。在总结资金审批管理运行经验的基础上，根据工程资金管理上新的需求，提出了完善资金审批的方案。流程设计如下：工程资金支付的审批：考虑建筑企业资金支付的特点和实际操作的需要，审批流程的功能包括：a)顺序审批； b) 退回；c) 复审；d) 作废；e) 提示；工程资金收入报告：收入报告流转是为了让相关部门及领导了解项目的收入情况；免审支出确认：为提高资金的支付效率，部分的款项支付可由集团资产财务部确认后，由申请方直接去内部银行支付。
4. 资金分析功能设计。建筑工程尤其是中大型建筑工程，施工组织庞大，具有十分复杂的合同构成，而同一个工程合同的收支也是分阶段进行的，这就给工程资金管理和监控带来了困难。为了提高资金的管理效能，促进工程资金的收支平衡和运作能力，增加项目支出审批的合理性，在资金管理中应用收支分析功能的需求就变得更为迫切，为此我们引进了财务结算的概念，在工程资金收支变化时，即时地进行结算式的处理，同步产生结算分析报告。结算分析报告分成三个统计层面，分别为a) 总账：工程项目收支总账，用以了解整个工程项目的资金状况。b) 分类账：按合同类别列示收支汇总；资金分类账细化了该项目的收入支出内容，将支出分为协议、施工、材料、租赁、劳务以及自有成本等类别并进行统计。c) 明细账：合同的收支汇总及明细表；用以显示某一合同支出( 收入) 的全部纪录，进一步操作还可以查阅该纪录的申报单，为了区分支付分类，将内部银行、自主支付和土木钢构( 对外合作) 标以不同的颜色，方便鉴别。同时和“工程资金结算分析”相对应的，在申报、审批操作中只要点击申请界面中的“工程项目结算分析”就会进入“工程资金结算分析”界面，并直接显示出与本次申请合同相关联的工程项目结算分批报告，二者的效果是一致的。
三、资金结算系统应用分析
系统面向多部门的特点，使企业对工程资金的监管和结算分析更加的轻松、便捷，结合各个使用部门的日常应用（由于系统用户多，故本文仅截取部分用户的应用分析），系统的优点主要体现在以下方面：
（一）提高了财务管理水平
减轻了审批的工作量，提高了工作的效率。审批时能直接查阅到该笔资金所属工程项目的整体资金状况，为审批提供了依据。资金收入的圈阅功能使得集团领导层能在第一时间了解工程项目的资金回收情况。强大的数据归集和处理能力，促使工程项目的资金得到有效的监控。系统的结算分析功能使得每个工程的合同付款状况一目了然。通过系统提供的分类查询功能可以按支付的方式分类汇总工程项目或者按工程开工日期分类汇总某一年的工程资金状况，亦可根据用户需要自由组合。使用浏览器访问系统，使得系统操作不再被办公室束缚，即使在外开会或出差，也能通过网络完成日常的审批工作，不会造成工作的积压，大大提升工作效率。
（二）提高了资金审批效率
系统与集团公司的合同管理系统共享数据，在审批时可以直接查阅相关申请的合同条款，大大提高工作效率和审批的准确性。加强了资金审批的全过程监控，控制各个层级的资金支付。系统通过合同编号自动归集同一工程协议的付款，既在单一合同层面保证付款的合理性，也在工程协议层面把控资金支付的可控性，为市场部的合约管理，合同支付管理提供了极大的便利。系统功能齐全，操作简便。系统使用方便快捷，使用网址登录，只要有网络的地方，就可以实现系统操作，有力的提高了管理的能效。
（三）提高了资金支付效率
强大的搜索功能使得付款时可以根据申请金额、对方单位名称、工程名称等信息方便快捷的定位到某一笔具体的付款申请，这一人性化功能在年末付款高峰时非常有用。系统的资金支付操作方便快捷，易于上手。付款时，只需点击具体的支付行账户名称和操作人员姓名，即完成了一笔资金在系统中的支付操作。与原有的内部银行管理软件无缝衔接，使得在资金系统中完成支付操作的记录完整的导入内部银行管理软件中，并在该软件中完成制证的操作，大大减少了财务核算的工作量。
四、结论与展望
系统投入使用后，企业工程项目资金管理有了强有力的支撑，综合各部门的实际体验反馈可以得出《工程资金监管与结算分析系统》的成功开发，实现了集团公司工程项目资金监管的信息化，达到了集团对资金流转审批无纸化办公的需求，为集团公司各职能部门的数据共享及协调合作提供了平台；为领导的审批决策提供了强有力的数据支撑。工程资金监管和分析系统的成功开发，提升了集团公司对工程项目的管控能级，为集团公司各部门的协作打下了坚实的信息化基础，项目开发是成功的。
工程资金结算的管理，归根结底要归结到“管理”身上，因而，加强资金管理将是工程资金结算管理永远的主题和核心。加强与其他系统的整合以及数据交互应用将成为工程资金结算管理系统今后的发展方向。加强系统资金数据分析能力将是其发展的重点；该系统不仅是数据的汇总系统、审批系统，更应该是分析系统、决策系统，是小型的ERP 系统。然而工程项目资金监管和分析还有许多工作要做，如何做好工程项目资金的数据与财务ERP 软件的无缝衔接；在系统中自有成本和税金还需要基层财务人员计算后填入，影响了数据的正确性和即时性，结算管理功能尚不完整。要不断提升管理能级，使得工程资金监管和分析系统在企业的发展中发挥更大的作用。
编辑：晓斌 秦思慧