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浅谈采购业务内部控制在水泥企业中的应用

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  • 更新时间2015-09-12
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张伟强

摘要:本文以水泥企业为例,分析了其采购业务的管理现状和存在问题,结合水泥企业生产经营特点,针对采购业务的关键控制点及容易被忽视的环节,提出了相应的控制措施,简述了采购业务内部控制在水泥企业中的应用。

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关键词 :采购业务;内部控制;水泥企业;应用

俗话说“兵马未至,粮草先行”,采购是筹备“粮草”的阶段,是保障企业生产经营活动持续开展的重要环节。水泥企业生产工艺与管理粗放,制度过于简单或不健全,运行效率低下,起不到堵塞漏洞和防范风险的作用,加强采购业务控制建设显得尤为重要。本文以水泥企业为例,并结合其生产特点和管理要求,谈一谈采购业务内部控制在实践中的应用。

一、请购

纵观水泥企业,相当部分企业库存长期居高不下,尤其是五金仓库存的零配件可使用半年,且每月还在不断的采购,库存积压的问题一直得不到解决,究其原因,多半是需求不合理、请购审核不严造成。

请购是物料需求部门预计次月生产所需的物料量而提出的购买申请。请购由于需求决定,涉及需求什么、需求多少、什么时候要的问题,但需求是否合理,却未引起关注。在实际工作中,常常会碰到这样一种现象,需求等相关部门为保生产宁可多备料,担心备料不足不及时造成停工待料而受到处罚,因为备料再多也不用承担责任,一旦备料不足影响生产就非同小可了,因此有请必购成了常态。

水泥企业要使需要物料在使用日能配足备齐,满足生产需要,在不要的时期不要过量占用库存,应当建立严格的请购审核岗位责任制,明确审核标准和程序,约束需求的随意性。需求部门提出的物料需求应当经企业技术部门、生产部门审核,审核其合理性,严格把关。审核部门若未履行标准和程序审核,如出现不合理采购或采购过量,使库存占用上升,就要承担经济责任。

二、采购计划

采购计划由采购部门编制,有年度计划和月份计划,是对次年采购工作做出的安排,也是控制过度采购的第二道防线。时下大部分水泥企业没有编制年度采购计划,一般只有对请购申请进行汇总后编制的次月采购计划,年采购总量得不到有效控制,库存过高也在所难免。

三、供应商管理与价格的确定

供应商管理是企业框定合格供应商的过程,是保证供应和防止舞弊的重要举措。多数水泥企业为降低成本往往选择价格低廉的产品,过分强调价格,结果不但没使成本降下来反而影响生产。水泥企业在选择供应商时要权衡得失综合考虑,要采取差异化的策略,区别对待。对于通用的五金等零备件可在当地购买,实行货比三家、远近搭配确定供应商;对于专用配件、球锻、耐磨耐火材料,因不具备检测技术,应当采用询比价选择正规厂家作为供货商;对于煤、石膏等消耗性材料,由于用量大,对其依赖度较强,议价能力相对较弱,因此应首先考虑保供应,分别在不同地区选择货源,就同一种材料应在同一地区确定二家供应商。因为仅与一家供应商打交道,会存在断货的风险。在选择供应商的过程中还应公开其相关信息,接受员工的监督。

四、重大采购合同的签订与审批

在市场经济环境下,合同已成为企业最常见的契约形式,采购合同是以材料、设备等为标的的经济合同。在现实中,相当部分水泥企业对重大采购合同未实行集体联签,或实行得不够规范,使集体联签得不到有效实施。对于影响重大的涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同,应当组织法律顾问、技术、财会等专业人员参与谈判,实行集体联签。至于重大合同的集体联签,在操作上可使用集体联签审批表,相关人员在表上签字确认,注明合同的编号、标的内容及授权在合同上签字的代表等内容,同时将其作为合同的附件存档,通过集体联签审批表规范审批程序,使集体联签制得到有效执行。

五、采购业务关键岗位的轮换

在实际工作中,大多数水泥企业管理层对岗位轮换意识不强,对关键岗位强制轮岗的不多。实践表明,采购流程中采购员、材料验收员、质量检测员是关键岗位,且容易出现舞弊。采购员从事采购工作过久,难免会形成纵横交错的“关系网”,一个普通的做法是在不同的商品之间更替采购员,一来可以防止腐败现象的产生,二来可提高采购队伍的整体素质。材料验收员、质量检测员从事煤、石膏等材料的抽样和检测工作,而煤和石膏是重要物资,价格较高,其结算金额的多少主要体现在检测结果上,检测结果很大程度上取决于材料验收员取样的好坏和检验员的操作,对这样岗位长期不实行轮换,较容易出现弄虚作假、利用职务上的便利谋取私利。通过对这些关键岗位实行定期轮换,能有效抑制职务舞弊,并保证供应材料的质量。

六、采购结算

对于采购材料的结算,采用按月或按批次结算,由采购经办人负责,是多数水泥企业的一般做法,但“压单”的现象十分常见,一是采购员未及时报账或企业付款不及时,二是供应商开票不及时,三是跨期结算,造成结算单据压在采购员手上,形成“压单”。由于存在“压单”,当期购进的物料已入库,但在会计期末未能及时入账,使得账实不符。水泥企业应当建立材料结算制度,明确结算方式和期限,规范结算环节,约束采购经办人及时将结算单据交到财务部门入账,对按批量订货的材料,当年未到齐也应按实际到货量预结暂估入账,避免“压单”现象造成不能准确提供采购业务的会计信息。

七、采购业务的监督检查

加强监督是一个老生常谈的话题,企业由于缺乏监督,导致舞弊案件频繁发生,给企业造成重大损失的例子屡见不鲜,应当引起企业高度重视。水泥企业管理相对粗放,更应引入监督机制,从不同部门抽调人员成立监督检查小组,定期实施监督工作。对采购业务的监督检查,应从采购制度的设计及运行层面进行检查,检查授权审批是否到位、岗位设置是否恰当、关键岗位是否实行轮换等,从而帮助管理层发现采购业务中存在的问题,以便及时加以整改。

八、结语

内部控制规范及应用指引的颁布,对促进企业制度建设有非常大的现实指导意义。水泥企业运用内部控制规范及指引建立和健全采购业务内控制度,规范采购流程,是一个不断调整、逐步完善的动态过程,在实施过程中,水泥企业应充分考虑企业生产经营特点,采取相应的控制措施、方法和程序,灵活运用授权审批、不相容岗位分离、关键岗位定期轮岗等控制措施,不断提高企业的管理水平,堵塞漏洞,防范风险,增强企业采购效能。

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参考文献:

[1]杨秀荣主编.企业内部控制规范指引解读及案例分析.北京.中国财政经济出版社,2010.9.

[2]王德敏.企业内控精细化管理全案.北京.人民邮政出版社,2012.6.

[3]广东省财政厅会计人员继续教育教材编委会.内部会计控制.广州.暨南大学出版社,2003.10.

(作者单位:惠州固力水泥集团有限公司)