杨建勇
摘要：本文旨在分析和探讨高校在年终应用天大天财高校财务信息管理系统进行账务结转过程中，普遍使用的预算科目、项目余额结转方法及存在的缺陷，并以重庆某高校2014 年年终账务结转为测试对象，尝试对传统结转方法进行改进。
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关键词 ：高校财务；结转方法；探讨
一、会计期间假定及算科目设置
（一）升级后的天大天财高校账务信息管理系统（5.0版本），会计期间假设依然以一个会计年度为会计期间，虚增12 月31 日为一个会计期间，即“13 月”，年终结转凭证均在“13 月”制作。
（二）研究高校当前采用最新的高校财务信息管理系统（5.0 版本），在账务系统中预算类科目主要设有预算分配（6002）、本期预算结余（6003）科目，暂没启用预算收入科目，预算分配下设部门及项目辅助核算，本期预算结余作为一级科目核算。例如：给校内某部门分配预算时，借记：本期预算结余，贷记：预算分配，这种方法相当于是给项目分配了一个支出预算控制数。
二、高校财务信息管理系统主要表间平衡关系
以《高等学校会计制度》为基础开发设计的高校财务信息管理系统，依据“资产+ 支出= 负债+ 净资产+收入”和“预算收入—预算分配= 预算结余”两个会计恒等式，并设计了严密的会计科目、项目平衡关系表。一类是预算科目、预算项目涉及的数据表及其表间关系，包括科目总账表、辅助总账表、项目总账表，科目总账表中数据包括各级科目的年初数、本期发生数、期末余额数，辅助总账表中数据包括各部门项目发生的各明细科目数据，项目总账表中数据包括各部门项目的年初数、本期发生数、期末余额，辅助总账表中各部门项目对应的各明细科目合计数与科目总账表中对应科目的数据一致，辅助总账表中各项目的合计数与项目总账表中的对应项目的数据一致。二类是年终项目余额与账务体系各类科目间关系，年终项目余额与财务核算各类科目间的主要平衡关系为：年终项目余额＝预算分配数－实际支出数－暂付款数（关系式1）。由于某些项目资金使用有时间跨度，上年未使用完的资金将自动结转到下年使用，因此，本年项目预算数就应为上年结余余额加上本年预算分配数，扩展后，其主要平衡关系变为：年终项目余额＝[项目上年结转余额＋本年预算分配数]－实际支出数－其他应收款-- 暂付款数（关系式2）。在会计核算中，由于允许项目列支借款的原因，致使某些项目当年虽未实际列支出，但借款依然反映在项目余额中，因此将关系式2 再次扩后，年终项目余额的表达方式将变为：年终项目余额＝[（预算分配科目年初贷记余额－其他应收款—暂付款科目年初借记余额）＋预算分配科目本年贷借差额）－支出类科目本年借贷差额－其他应收款-暂付款科目本年借贷差额]（关系式3）。
三、传统结转方法及存在的缺陷
根据高校财务信息管理系统和高等学校会计制度要求，高校年终账务结转按财务收支科目、预算科目分别结转。收入类科目和支出类科目在“13 月”按高校会计制度的规定方法进行结转，预算类科目在“13 月”通过制作结转凭证将科目余额人为清零，下年初预算类科目的年初数为零，但项目余额不通过制作结转凭证结转，而是通过系统后台管理，将当年年末的项目余额结转到下一年，下一年项目年初数即为上一年末项目余额。
由于科目、项目结转基数时点不一致，传统结转方法造成辅助总账表科目合计数与科目总账表对应科目数据不一致，辅助总账表各项目合计数与项目总账表对应项目数据也不一致。即按关系式1的项目余额公式计算出的项目余额与项目实际余额不一致，年初项目余额不等于预算类科目年初科目贷记余额减去其他应收款-- 暂付款科目年初借记余额，项目与科目间的平衡关系被打破。
四、改进后的年终科目、项目结转方法
改进后的方法思路是：从试验年度起，按关系式3项目余额公式计算原理，进行预算科目、项目余额的年终结转，此种方法结转才能确保科目与项目之间具有对应关系。年终结转仍然分预算科目、收支科目分别结转，因为收支科目年末结转后余额为零，而预算科目结转时需要提取收支科目数据，所以必须先进行预算科目结转，后进行收支科目结转。在“13月”定义自动转账凭证，生成预算科目自动转账凭证进行预算科目年终结转，与之同时，项目余额随着预算科目结转随之结转，而不再是通过后台系统管理结转，预算科目、项目余额都以“13月”数据结转，这样预算科目、项目余额数据能始终保持一致。第一步：增设以下预算科目：预算分配年终结余（6004）、预算本期年终结余（6005）、预算分配累积结余（分项目核算）（6006）、预算累积结余（6007），增设预算科目为总账科目，不设明细科目。预算分配和本期预算结余科目反映当年预算，预算分配年终结余和预算本期年终结余科目为年终结转使用，预算分配累积结余和预算累积结余科目反映累积结余，以及调整往年预算使用。
第二步：为确保科目与项目间关系的恒等，年终结转前，校验项目总账与辅助总账年初数是否一致，若不一致，应根据关系式3 恒等关系，以项目总账项目余额、辅助总账中的其他应收款-- 暂付款科目年初数为准（收入、支出科目年初数为零），倒推计算出辅助总账中的预算分配科目年初数，也即预算分配年终结余科目的年初数，在高校财务信息管理系统管理- 更新总账发生额中，按计算出的年初数修改辅助总账中预算分配年终结余科目的年初数，辅助总账科目中预算分配年终结余科目年初数修改完后，科目总账中对应的预算分配年终结余科目的年初数及余额不会自行改变，需要打开科目总账表手工修改预算分配年终结余科目的年初数及期末余额，以上年初数修改完后，再进行项目总账与辅助总账校验，项目总账与辅助总账数据应完全一致，以后年度预算科目及项目的年终结转若均按本文所论述的新方法进行结转，项目总账与辅助总账数据将始终保持完全一致。
第三步：通过制作预算凭证，结转预算科目。年终结转时，本年项目支出数冲本年预算，冲销后差额结转为下一年预算年初数。预算分配科目余额转预算分配年终结余科目，预算节余科目余额转预算本期年终结余科目，结转后本年预算分配和本期预算结余科目无余额；分项目提取本年项目支出数，即分项目提取支出科目借记余额及其他应收款--暂付款科目借记余额，分项目将该两类科目借记余额的合计数借记预算分配年终结余科目，贷记预算本期年终结余科目；预算分配年终结余科目余额转预算分配累计结余科目，预算本期年终结余科目余额转预算累积结余科目，结转后预算分配年终结余和预算本期年终结余科目无余额。
第四步：定义预算科目的自动转账凭证，设置项目结转类型，项目余额年终结转分为项目余额年终清零和项目余额结转下年两种类型，项目结转类型不同，结转方法后面将略有不同，定义年终结转自动转账凭证：
1.结转凭证：“预算分配”年终分项目结转“预算分配年终结余”，借记：6002 预算分配- 分项目核算（当前贷方余额），贷记：6004 预算分配年终结余- 分项目核算，预算分配各明细科目贷方余额均转入预算分配年终结余科目，由于预算分配年终结余只设总账科目，方便定义结转凭证，下一步年终结转凭证取数则只需从预算分配年终结余总账科目取数。
2.结转凭证：“预算结余”年终转“预算本期年终结余”，借记：6005 预算本期年终结余，贷记：6003 预算结余（当前借方余额），同理，为便于取数及定义结转凭证，6005科目只设总账科目。
3.结转凭证：取收入科目余额数转“预算本期年终结余”，由于研究高校未使用预算收入科目，该结转凭证实际上是在预算科目下补记本年度收入科目数，直接以该数为预算收入数，从而使预算科目数包含了6 字头科目分配的预算、部分项目直接从收入科目获得的项目收入，从而6字头预算科目所含预算才算完整。通过下面定义的自动转账凭证生成一个转账凭证，该转账凭证只是为了提取收入科目年末余额数，该转账凭证先不保存。借记：6005 预算本期年终结余，贷记：4101当前贷记余额和4501 当前贷记余额，将上面生成的转账凭证导出另存为dbf 格式，用Excel 打开该dbf 文件，仅将4101、4501 科目名称全部修改为6004 科目，对应的项目、金额均不变，在凭证制作中，接收修改后的dbf 文件，生成一个新的转账凭证，该凭证为：借记：6005 预算本期年终结余，贷记：6004 预算分配年终结余- 分项目核算（从4字头收入科目提取的年末余额）。
4.结转凭证：取5 字头支出科目余额数转“预算本期年终结余”，借记：6004 预算分配年终结余- 分项目核算（从项目余额需结转下年的项目所对应的5 字头支出科目提取年末余额），贷记：6005 预算本期年终结余，从支出科目提取的年末余额，天大天财软件有此取数功能，不需如前面第3 项结转凭证方法提取数据，项目余额年终将清零的项目无需作此笔结转分录。
5.结转凭证：项目余额年终清零项目预算余额结转，借记：6004 预算分配年终结余- 当前贷记余额（项目为项目余额年终清零项目），贷记：6005 预算本期年终结余。
6.结转凭证：项目余额年终清零的项目，取该项目的其他应收款--暂付款科目余额数红字记预算结余借记，在第5 步结转凭证中，已将此类项目的预算科目清零，本步取此类项目其他应收款--暂付款科目余额，红字记为预算科目6004 科目借记，此步目的是，若项目余额年终清零的项目121501 科目有余额，则此类项目的预算科目也应有余额，预算科目余额应与其他应收款-- 暂付款科目余额相等，按项目余额计算公式计算出的项目余额才为零。用红字记为借记，是因为预算科目不应为零，用红字更正（记回）应保留的预算数。下面为取项目余额年终清零的项目的其他应收款-- 暂付款科目年末借记余额数的自动转账凭证，取得其他应收款--暂付款科目数后该凭证先不保存：借记：121501 当前借记余额（项目余额需年终清零的项目），贷记：6005 预算本期年终结余，生成上面定义的自动转账凭证后，将此凭证导出另存为dbf格式，用excel打开此dbf文档，将121501 科目全部修改为6004 科目，将原121501 科目的数据取负数（乘以-1）。在凭证制作中，接收修改后的dbf 文件，生成新的转账凭证，该凭证为：借记：6004预算分配年终结余（项目余额需年终清零的项目对应的121501 科目获得的年末余额乘-1），贷记：6005 预算本期年终结余。
7.结转凭证：项目余额需结转下年的项目对应的“预算分配年终结余”转“预算分配累积节余”，借记：6004预算分配年终结余（项目余额需结转下年的项目贷记余额），贷记：6006 预算分配累积节余。
8.结转凭证：余额清零项目暂付预算余额转累积节余，借记：6004 预算分配年终结余（项目余额年终清零的、有121501 科目余额的项目），贷记：6006 预算分配累积节余。
9.结转凭证：预算本期年终结余转本期累积结余，贷记：6005 预算本期年终结余（当前借记余额），借记：6007 预算累积结余。将上面定义的9 个转账凭证按顺序生成年终自动转账凭证，生成1 个后保存、记账，再生成下1 个转账凭证，所有预算科目转账凭证生成、记账完毕后，即完成了预算科目的年终结转，预算科目年终结转完毕后开始做收入科目、支出科目的年终结转，所有科目年终结转凭证生成、记账完毕后，再做年度账务年结，生成下一会计年度账务的年初数，采用系统管理中的“临时结转上年余额”功能做年结，此方法相比账务处理中的“年结”功能更灵活方便，项目结转时选择上年年终转账后（13月）的余额。
通过对研究对象高校财务数据的反复测试、摸索，本文提出的基于神舟浩天高校财务信息管理系统的年终财务科目、项目结转改进方法，实现了年终账务的自动结转，解决了传统结转方法导致的年终结转后各科目及项目数据表间关系不一致情况，解决了长期以来预算科目年初结转数与预算项目年初结转数不一致的情况，提高了高校财务核算的准确性。
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参考文献：
[1]董京刚.关于天财高教财务处理系统使用经验的交流[J].教育财会研究,2000（6）.
[2]徐小英.天财账务资金结算系统批量数据处理方法研究[J].行政事业资产与财务，2013(13).
（作者单位：四川外国语大学计划财务处）