贾晓宇
（赤峰学院 成人教育学院，内蒙古 赤峰 024000）
摘 要：随着教育教学环境的不断变化，各大高校的档案管理工作也迎来了改革创新的局面.顺应时势的发展，大力推进档案管理信息化建设，不断改革创新档案管理，才是高校档案管理正确的发展道路.21世纪是知识经济与信息技术的时代，高校档案管理的信息化建设，对于促进高校档案的改革创新具有十分重大的意义，做好档案管理信息化建设的工作，也是高校的重要工作之一.本文就目前高校档案管理工作存在的问题，高校档案管理信息化建设工作面临的困难，如何统筹高校资源推进档案管理信息化建设等几个主要方面，全面分析了高校档案管理信息化建设的情况，提出了自己对于推进高校档案信息化建设的建议.
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关键词 ：档案管理；信息化；大力建设；重大作用
中图分类号：G271.2文献标识码：A文章编号：1673-260X（2015）01-0181-02
高校档案管理非常重要，搞好档案管理工作对于高校各方面工作的开展都百利而无一害，如何搞好档案管理工作非常值得我们深思.在科学技术迅猛发展的今天，信息技术在档案事业的应用作用明显，树立档案管理的信息化发展路子，大力推进高校的档案管理信息化建设，变得迫在眉睫.
1 高校档案管理工作存在的问题
1.1 手段落后，意识薄弱
当前很多高校领导认为高校的主要工作就是是教学与科研，其它工作得不到重视，一定程度上阻碍了学校的建设.很多高校领导档案管理意识不强，从而忽视了档案的管理工作，用到档案资源时才发现档案管理的巨大价值，导致档案管理的作用发挥不出来，影响到了高校各项工作的开展.很多高校领导认为档案管理就是简单的将档案进行整理保管，没有真正认识到档案管理的内涵，对档案管理缺乏资金投入，导致档案管理的创新工作开展不起来.相当多的高校档案管理部门设施落后，库房、办公、阅览于一体，现代化的档案管理发展不起来，档案的安全问题也得不到解决，严重影响了档案的管理保护及档案工作对学校建设及广大师生的服务.很多高校的档案管理方式仍然十分落后，与现代高校的快速发展局面格格不入.档案管理人员在收集档案资料后进行整理编排，大量的资料需要很多的时间精力来整理，在查找档案时，管理人员要从大量资料档案中寻找需要的档案也不是一件容易的事，这样的工作方式不仅需要付出很多精力，而且效率十分低下.档案管理人员长年累月的重复这些繁杂的工作，哪里有心思谈优化工作的问题.
1.2 管理人员专业素质不高，管理机构设置不合理
很多高校由于各种各样的原因，将档案馆变成解决人才家属就业的部门，将许多人才的家属安排进了档案馆，不论文化程度，不论身体健康状况，严重影响了高校档案工作.高校专职档案管理人员队伍老化，极度缺乏既懂得计算机、网络技术等现代管理手段又懂得传统档案管理方法的人才.随着时代的进步、科技的发展，目前的高校档案管理工作方式越来越落后，到了该淘汰的边缘；另一方面，档案管理人员的专业素质太低，都是一些学历较低的人员，基本没有接受过专业化的档案管理培训，专业技能和管理能力较差，由于年龄较大又没有受过高等教育，很难掌握电脑等现代化技术，就算进行专业化的档案管理知识培训，得到的效果也不会令人满意.
1.3 档案利用低效化，档案功能单一化
高校的档案馆保存着数量庞大的档案，各类档案资料也非常之多，但由于没有意识到档案资源的巨大作用，档案资源的利用变得十分低效.部分高校师生缺乏档案意识，许多人认为档案没用，根本不关心学校的档案工作；目前高校的档案管理方式根本不能适应高校档案事业的发展，对于档案资源的利用非常至少；一些高校档案馆没有其他功能，只限于单纯的档案整理与保存，远远不能满足广大师生对档案资源的需求.要真正发挥出高校档案资源的作用，需要高校领导、观大师生及档案管理人员改变思想方式，从现代化档案的方向去看待档案管理，结合实际找到合适自身的档案管理方式.高校档案工作是为了学校建设及广大师生服务的，如果档案管理完全发挥不出应有的作用，那么档案工作将变得毫无意义.
2 高校档案管理信息化建设的背景与重大作用
21世纪是信息的时代，信息的高速传播促进了社会的迅猛发展，掌握先进的信息技术就可能在当今社会中获得迅速的发展.高校的档案管理信息化建设意义重大，可解决当今档案管理存在的许多问题，提高人们对档案资源的利用水平，促进档案管理为学校建设与广大师生的服务水平.
2.1 档案信息化建设的时代背景
高校档案管理信息化建设是时代发展的需要，社会信息化水平的高低在某种程度上已经成为衡量一个国家现代化水平的重要标志.为了跟上国家信息化建设的步伐，促进档案事业的长足发展，开展高校档案管理信息化建设的工作变得日益紧迫.信息技术的发展对于档案事业的影响也是显而易见的，更多先进的信息技术应用于档案管理工作当中，促进了档案事业的快速发展.虽然档案事业有了信息技术的身影，但传统的档案管理模式仍旧牢牢掌控着档案事业.因为传统观念的束缚，各大高校没有重视档案管理工作，高校档案管理信息化建设缺乏资金投入，传统管理模式下的档案管理自然无法满足现代需求的信息资源[1].档案的使用非常广泛，属于国家信息资源的一部分，每一个师生的档案都关乎自身的利益.高校档案管理僵化的体制，束缚了档案管理事业的发展，无法满足广大师生日益增长的档案信息需求，因此，高校的档案管理信息化建设就变得更加紧迫.
2.2 档案管理信息化建设的重大作用
高校档案管理的信息化建设，具有十分重大的作用.首先，档案信息化建设可以提高管理人员的工作效率.传统的档案管理模式是工作人员用手工收集，整理，保存档案，有需要查询还得经过复杂的翻查，费时费力且工作效率十分低下.进行档案管理信息化建设之后，管理人员利用先进的信息技术对档案资料进行收集、整理、保存就变得非常便捷，管理人员只要将数据一次录入就可以多次利用，档案保存变得更加长久而安全.传统的档案查询需要翻阅众多的资料，费力又耗时，有些档案还必须经过保存它的管理员才能查询，非常之麻烦.档案管理信息化建设之后，查询利用档案变得十分方便，人们可以利用网络实时的查询档案，不经过管理人员之手，利用一些权限就可轻松查询，使得档案信息更快的满足广大师生的需求，还提高了工作人员的效率.
档案管理信息化建设还可提高管理人员的业务水平，深化高校教育改革和发展.档案管理信息化之后，管理人员工作效率提高，从繁琐的传统的档案管理工作中解脱出来，有了更多的时间和精力去学习新的技术，钻研更高的档案管理技能.管理人员学习新技术与新技能，更快的促进了档案事业的发展.高校的教学档案真实记录了学校教学活动的开展情况，是教学改革的重要依据.高校档案管理信息化建成之后，对加强教学信息采集、分类、送达、发布，教学质量内部检测和反馈机制，保障教育教学质量的自我发展和自我约束机制的形成具有十分重要的作用[2].
3 如何推进高校档案管理信息化建设
统筹高校的资源，努力推进高校档案管理信息化建设，是当前各大高校必须要做的工作.如何推进高校的档案管理信息化建设，值得我们好好探讨.
3.1 档案管理规范化，工作流程标准化
要推进档案管理信息化建设，必须要规范档案管理方式，使用标准的管理程序，才能促进档案事业向现代化的方向发展.制定一整套规范的档案管理工作标准，严格执行全校统一的标准化工作流程，促进档案管理的规范化、标准化.第一，要有全校统一的档案目录标准.档案信息是一个内容丰富、形式复杂的信息源，要保证档案管理的规范性和网上查档的便捷性，就必须遵循一定的目录标准，不然，利用者就不能快速、准确的查阅档案.第二，建立一整套规范的档案管理的规章制度.结合各大高校的实际情况，必须建立一个涵盖档案信息资源、计算机全部管理活动的目标体系、程序体系和技术方法体系，例如档案管理系统安全运行的制度，无纸化档案使用制度，重要档案查询的使用权限等.在进行信息化建设过程中，要注意对各高校的资源进行整合，规范各高校的档案管理方式，是个高校使用统一规范标准的管理软件，进而为建立一个涵盖各高校档案资源的档案信息数据库奠定基础[3].
3.2 数字化档案信息库的建设
科学技术的飞速发展，人与人之间的联系越来越密切，着决定着各高校不可能完全的独立在自己的世界中.因此高校档案管理信息化的建设也不可能仅仅局限于校内，现代化的档案管理将各大高校的档案管理紧紧联系在一起，所以在进行信息化建设后，每个高校都可开发出有特色能代表自己学校的档案资源，供其他高校师生浏览使用，达到资源共享的目的.需要建立一个能协调各大高校进行档案信息化建设的机构，统筹各大各校的档案信息资源，建立一个统一的全国高校档案网络，最终实现信息共享、资源共用的目标.开发数字化档案，以计算机能信息技术对档案资料进行科学整理，将档案存放在网络上，实现档案的数字化、信息化保存，需要用档案时能够快速的查找[3].高校的档案馆还应开发出更多资源供广大师生使用，提高档案管理的服务水平.
3.3 加强队伍建设，提高管理人员信息素养
在高校档案管理实现信息化的过程中，信息资源与用户之间的联系是由档案工作者来维持的，档案工作者在现代档案管理中扮演的角色非常重要，因此，现代化，信息化的档案管理工作非常需要拥有专业技能又懂现代科技的人才.21世纪是一个信息时代，高校档案事业面临着变革和挑战，档案管理人员需要提高自身的专业素质，培养自己对信息的处理能力.提高管理人员的信息素养，主要是提高管理人员信息意识、信息知识与能力、信息道德等三个方面的能力.管理人员要提高对信息的敏感度，掌握更先进的信息技术，遵循信息传播的道德规范，全面提高自己的信息素养.从长远发展的角度看，高校必须充分认识到档案信息管理人才的重要性，积极引进高素质的档案信息管理人才，加强档案队伍建设，这样有助于加快档案管理信息化建设的进程[4].
高校档案管理信息化建设面临着许多挑战与困难，但其作用也是非常之巨大，充分认识到高校档案信息化建设的作用与紧迫性，积极推进高校档案信息化建设，各大高校才能获得长足的发展.
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参考文献：
〔1〕姚树静.关于高校档案管理信息化建设的探讨[J].经营管理者，2013（20）：299-300.
〔2〕程玉敏.论高校档案管理信息化建设[J].福州大学学报，2012（03）：109-110.
〔3〕张学.浅谈高校档案管理信息化建设[J].办公室业务，2013（11）：145-146.
〔4〕池金华.强化高校档案管理信息化建设的若干思考[J].黑龙江科技信息，2013（01）：115-116.