丛日丽，刘云超
（赤峰学院 科技处，内蒙古 赤峰 024000）
摘 要：高校档案管理工作作为推动高校发展、加强高校建设过程的基础和不可或缺的一部分，它对高校维持高效的可持续发展具有重大意义.根据目前我国大多数高校档案管理工作的现状，依然存在着不少的问题和阻碍，而最大的问题就是在服务方面缺乏充分的研究和创新.其中包括：缺乏服务意识；管理、方式等等的研究和创新，导致整个高校档案管理工作受到阻滞，拉低工作效率，影响其工作质量.因此，本文就服务意识下的高校档案管理工作进行探讨与研究，从高校档案管理工作的现状入手，分析其在服务方面面临的问题和存在的不足，提出相应的解决对策，从多方面进行创新，促进高校档案管理工作的可持续发展，推动高校整体教学质量的发展.
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关键词 ：服务意识；高校档案管理；解决对策；服务创新
中图分类号：G273文献标识码：A文章编号：1673-260X（2015）02-0142-03
档案管理作为我国档案事业的一部分，它通过档案室工作人员对档案资料的管理，为有需求的人或团体提供相应的服务.为了充分体现高校档案管理工作的价值，高校领导以及所有工作人员需充分明白服务意识的必要性和重要性，在提高档案管理工作的效率，充分加强管理工作的同时，也要对相关服务意识、服务内容、服务手段进行创新和研究，将服务工作做到最好.
但就目前高校档案管理工作的现状而言，它的情况并不理想，由于高校对服务意识缺乏创新，从而导致档案管理工作服务意识落后、服务设备的不完善与缺乏、高校档案的循环利用性极低.这些情况的出现，在一定程度上对我国高校档案管理工作造成影响，阻碍了其可持续发展.因此，为了解决这些问题，应从理论知识研究出发，首先制定相应的解决方案，再通过实践来得出相关结论，将理论和实践相互融合，提高高校档案管理工作的服务意识和服务水平，促进高校档案管理工作的发展.
1 高校档案管理工作现状分析
高校档案管理工作是将教育教学过程中所创造的具有价值性的内容进行记录和保存.从而变成一种具有高校历史性见证的产物，为师生对学校的认知提供有利条件.就目前我国高校档案管理工作的现状而言，它包括如下四个方面：
1.1 高校档案管理工作缺乏重视，在高校管理中地位不高
高校档案管理工作是高校管理工作中不可或缺的一部分，但是却存在不受重视、地位不高的问题，与其他高校管理工作相比，毫无地位可言，因此容易被人忽视.这在一定程度上，造成了我国高校档案管理工作的阻滞.
1.2 传统管理方式的局限性
随着社会的不断进步、科技的迅速发展，电子化、信息数字化等技术已经在人们的生活、学习、工作中得到普及，然而少数高校的档案管理形式，仍局限于传统的纸质管理形式，使得档案管理工作难以进行，存在局限性.其局限性主要体现在:（1）由于高校的不断发展，档案资料信息也越来越多，纸质档案所需的保存空间也越来越大，这在一定程度上，造成了高校资源的浪费，且不利于进行有效管理.（2）纸质档案不利于长期保存，将会影响高校档案资料的完整性，造成高校档案资源的丢失.（3）纸质档案的整体与收集耗费人力、物力以及时间，且在一定程度上，降低了档案管理工作的工作效率.
1.3 档案管理工作人员现状
1.3.1 人员分配不合理
大多数高校在档案管理工作的人员分配环节，缺乏科学性，为档案管理工作安排的工作人员数量太少，甚至只安排一个工作人员，影响整个档案管理工作的工作效率.
1.3.2 缺乏基本职业素养
在高校档案管理工作中，大多数工作人员管理意识不够，对档案管理工作重视程度不够，缺乏工作基本素养.主要表现在：对工作不负责任、工作态度懒散、不够仔细认真、耐心不够等等方面.这在一定程度上导致了对工作的疏忽，造成档案遗失、档案信息记录错误等现象，无法实现档案管理工作的价值，让其变得可有可无，导致档案管理工作无法被学校领导、师生们所重视.
1.3.3 缺乏专业性人才
随着社会的不断进步、科技的迅速发展，电子化、信息数字化等技术在众多领域已进行了普及，高校档案管理工作也不例外.为了顺应社会的发展，计算机网络技术在高校档案管理中被广泛应用，由于其具有的高效、技术性特征，一般的工作人员无法进行实际操作，因此专业的技术人员必不可少，但是就目前大多数高校而言，它们缺乏专业技术人才，无法将档案管理工作的知识理论与计算机网络等技术进行完美融合，拖慢档案管理工作的进程，阻碍其进行有效发展.
2 高校档案管理工作在服务方面存在的问题不足
2.1 服务意识不够
服务意识不够是当前高校档案管理工作在服务方面存在的主要问题，就目前大部分高校而言，它们仍处于被动服务状态，浪费服务对象们的时间、精力.没有做到“以服务对象为主”的原则，无法体现自己的工作职责和价值.这类问题的成因包括以下三个方面：（1）工作人员缺乏基本工作素养，工作意识不足，导致其态度马虎，行为懒散；服务意识不够，无法遵守服务原则，缺乏主动服务意识；责任意识不足，对工作不负责任，对自己不负责任，没有体现自身的工作价值.（2）高校领导对高校档案管理工作的服务需求不清晰，造成工作人员无法顺利开展服务工作.（3）高校师生不及时给予有效建议，助长工作人员懒散的气焰.
2.2 服务管理不够完善
服务管理，即对高校档案管理工作人员服务对象提供的服务进行管理，其中包括对服务态度、服务质量、服务效率等的管理.由于档案管理工作不被重视，造成档案管理工作的服务管理不到位、不完善，具体体现在：（1）缺乏一套完整的服务管理体系.原本的服务管理体系无法支撑目前的管理，缺乏针对性，导致整个管理流程不够规范，影响在服务过程中，对工作人员的管理.（2）服务管理缺乏具体化.目前大多数高校对档案管理工作的服务管理太过形式化，缺乏具体的管理模式，平常太过简单化，抱着草草了事的心态，仅仅为了应付上级领导的监督检查，而稍稍重视，之后又维持现状.（3）服务思路不清晰.高校档案管理工作人员自身服务思路不清晰，影响工作的正常落实，缺乏主动意识性，无法给予服务工作有效性建议.使得服务管理工作无法进行具体落实，缺乏具体化.
2.3 服务方法不全面，太过单一
就目前现状而言，高校档案管理工作的服务方法，以人工服务为主，以信息搜索、查询为辅，但这仅仅针对于网络设备完善、基本网络服务已启动、高校档案资料已完整入库的高校，少数无法适应社会变化、没有及时进行资料更新的高校就只能依靠单一的服务方法进行服务管理工作的开展.
然而，由于纸质档案种类数量繁多且信息量过大，而档案管理工作人员的人数和能力都存在一定的局限性，导致无法给予服务对象优质的服务，无法确保服务质量，达不到服务对象的目的，无法满足其需求，造成服务管理工作的失职.
2.4 未开展服务研究
服务工作本身就需要不断进行研究，使之不断优化和进步，然而部分高校档案管理工作，仍然没有为其开展服务研究，这在一定程度上，无法提升其服务管理水平，无法促进高校档案管理工作的发展.造成这种情形出现的原因如下：（1）对高校档案管理工作不够重视.（2）服务管理不到位.（3）工作人员工作意识不够.
因此，高校档案管理工作的服务研究需要高校的每一个人相互配合、共同努力，在完善服务方式的同时，还需进一步加强对工作人员服务意识的培养，同时，也要对服务管理进行更深层次地研究，为促进高校档案管理工作的发展作贡献.
3 高校档案管理工作中服务方面的有效措施
3.1 提高工作人员的服务意识
为了让高校档案管理工作更好地进行，第一个需要强化提升的就是档案管理人员的服务意识，其中包括责任认知意识和工作意识.首先工作人员应明白自身所肩负的职责所在，明白档案管理工作的必要性和重要性，改变原本懒散的工作度，提高主动积极的服务意识，然后用最大工作热忱去创造自我价值，为服务对象提供最全面的服务.最终达到促进高校档案管理工作发展的目的.
3.2 建立健全的服务管理制度
为了方便高效管理工作中服务管理的有效进行，应建立一套完整的服务管理制度，方便档案管理人员在有效开展服务工作的同时，进一步强化自己的服务意识，以达到促进高校档案管理工作发展的目的.通过服务管理制度，对工作人员进行监督，同时也可设立合理的奖惩制度，提高工作人员的工作热情.方便服务管理的有效进行.
3.3 创新服务思路，采用多种服务方式
为了迎合社会的发展和科技的进步，高校档案管理工作的服务管理也应该不断地发展和完善，这样才能创新服务思路，运用不同的服务方式进行工作.（1）提高工作人员对服务管理的相关认知.（2）引进外校先进的服务方式.（3）强化、完善工作人员的服务思路.（4）利用计算机网络等技术，进行服务创新.
3.4 引进国外高校先进的服务管理方式，时常进行人才交流
国内高校的档案管理工作远不如国外的先进，导致这种情况的最主要因素是国外对档案管理工作的重视程度比国内高，他们将高校档案管理作为学校的荣誉体现和办学成果体现，为学校营造了良好的档案管理氛围.且国外的档案管理人才充足，他们在一定程度上，推动了档案管理工作的发展.因此，时常与国外尽心个人才交流必不可少，在交流的过程中，不断取长补短，引进他们的先进技术和管理方式，完善我国高校档案管理工作的服务管理制度，同时，促进我国高校档案管理工作的发展.
3.5 增加基础设备方面的资金投入
结合高校档案管理工作的实际情况，提升自身的基础设备水平，不断进行更新.用最全面的基础设备结合理论知识，将高校档案管理中的服务管理做到最好，提高档案管理工作的服务质量.
4 高校档案管理服务方面的创新
4.1 高校档案管理服务意识的创新
随着社会、科技的发展与进步，高校档案管理工作也在不断完善和发展，为了与时俱进，迎合现代化的教育潮流，就必须对高校档案管理进行不断创新，而意识创新作为管理创新的基础，因此只有通过对高校档案管理服务意识进行创新，才能实现高校档案管理服务的创新.
为此，应将创新精神贯穿在高校档案管理工作的每个环节，加强工作的创新性和主动性，从行为认知上改变人们对档案工作的了解，将原本被动的服务意识变成主动，对档案信息资料进行不断完善和更新，不断强化创新能力，提高创新意识，促进高校档案管理事业的可持续发展.
4.2 高校档案管理服务内容的创新
在进行档案管理工作的过程中，必须跟上时代变化的脚步，不断地进行档案资料和信息的更新，并加入全新的档案内容和信息，保证档案的完整性和全面性，有计划地对档案资源进行实时收集和更新，使其更实时、高效地为服务对象提供需求和服务.
4.3 高校档案管理服务方式的创新
改变原先传统的服务形式，进行改革创新，充分发掘高校自身的潜能，结合自身所有的技术设备和管理理论，不断进行完善、创新，采用多种多样的服务方式去满足用户的需求，将服务内容提升等级，以达到促进高校档案管理工作快速发展的目标.
4.4 高校档案管理服务手段的创新
4.4.1 利用计算机网络技术，建立健全的现代化管理机构
充分利用高校原有的有利因素，应用计算机网络等技术，建立健全的现代化管理机构，将最全面、完整的高校档案资料信息上传到自身的局域网内，设置网络查询系统，方便用户快速及时地进行信息查询，让网络变成档案管理服务的重要方式.提高档案管理的工作质量和效率，另外还需加强网络的安全建设，确保高校资源信息的安全性和保密性.
4.4.2 利用现代化技术，进行现代化管理
为了与时俱进，应和社会发展，档案管理工作，应利用现代化技术，进行现代管理，建立科学的档案系统，不断更新现代化基础设备，如：打印机、扫描仪、投影仪等等基础设备，为学校的发展奠定基础.
5 结束语
服务意识是高校档案管理工作中必不可少的一部分，也是促进其可持续发展的重要因素，本文通过高校档案管理工作现状分析，以及在服务方面面临的种种问题进行深入探讨，提出相应的解决对策，并结合高校档案管理服务方面的创新，提高档案管理工作的服务意识和服务能力，促进我国高校档案管理工作的可持续发展.
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