张 岩1，丛日丽2
（1.赤峰学院 学报编辑部；2.赤峰学院 科技处，内蒙古 赤峰 024000）
摘 要：高校的档案管理工作是高校的重要工作之一，随着教育教学环境的不断变化，各大高校应顺应时势的发展，不断改革创新档案管理工作，服务好学校的教学科研工作.高校的档案管理工作重要而又复杂，不仅关乎学校的发展，还关乎全校师生的前途与命运，做好档案管理工作也是促进学校发展壮大的重要任务之一.当前的高校档案管理工作还存在许多问题，档案管理体制不全，影响学校的档案管理工作的发展；档案管理设备落后，遗失或缺失问题严重；档案管理人员思想落后，跟不上时代的发展.针对高校档案管理工作存在的问题，本文从几个主要方面展开分析，并结合当前形势的发展，提出创新高校档案管理工作的对策.
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关键词 ：档案管理；高等院校；管理创新
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1673-260X（2015）03-0171-02
档案是国家机构，社会组织及个人在社会活动中形成的，保存以备查询的各种文字，音频，影像的原始记录.高等教育越来越普及，高校的档案管理工作也变得愈加重要，档案管理的作用日益突出.档案管理是高校日常管理的重要工作之一，档案管理工作的水平，体现了高校管理工作的水平，为高校的各项工作提供档案信息服务，从而促进高校的建设与发展.高校档案管理工作的重要性不言而喻，它真实记录着学校各个时期的办学特色与教学风貌，创新高校的档案管理工作变得越来越紧迫.
1 高校档案管理工作存在的主要问题
当前我国许多高校的档案管理工作仍然存在着许多的问题，对档案管理创新内涵认识不足，耽误了档案管理的创新发展.
1.1 落后的观念，淡薄的意识
很少有人能认识到档案管理工作的重要性，一些高校的领导认为学校的主要工作是教学科研与学生管理，只要教学科研成果突出，学生顺利就业，其他的就不那么重要了.档案管理经常被人们所遗忘，档案工作就是高校最冷门的工作，很多人不愿去做档案管理工作，以致高校的档案管理者都是一些年老的工作人员，对于繁杂的档案管理工作经常有心无力.高校对档案管理工作经费投入不足，一些新的档案设备没有及时更新，高校的信息化档案项目发展缓慢，档案管理工作的发展跟不上学校的建设[1].档案管理工作人员思想也较落后，认为只要把档案整理好，保存完整就可以了，没有利用档案资源服务学校建设的意识.在现代社会下，档案管理人员的思想跟不上时代的发展，就会严重阻碍档案建设的发展，最终影响到学校的发展.
1.2 落后的管理体制，繁琐的管理方法
目前各大高校的档案管理体制僵化，缺乏活力，一点创新氛围都没有.对于档案管理工作的机构设置过于简单，管理人员工资待遇不高，缺乏奖励，没有引进专门人才进行管理，整个档案管理部门死气沉沉.档案管理人员即使工作做得再好，也未必能增加薪酬福利、晋升职务，这就导致了从事档案管理工作的人员工作缺乏积极性，档案管理工作停滞不前.传统的档案管理包括资料的收集、整理、分类、组卷、编制目录、保管和提供利用等一系列繁琐的工作，工作量大，任务重，工作手段落后，档案管理人员未能及时整理出相应的档案资料[1].虽然一些高校也进行了档案管理的信息化，但建设程度低，仅仅是利用电脑进行简单的信息检索，离真正的信息化档案还有很大的距离.高校投入的档案建设经费不足，管理人员只能利用落后的档案管理设备，艰难的整理和保存学校众多的资料档案，有时候光收集资料一项工作就要耗费管理人员大部分的时间，管理人员叫苦连天.没有科学的档案管理方法，先进的技术设备，要想完成高校的信息化档案建设，几乎不可能.档案建设的滞后，导致档案利用低效，信息涵盖不全，最终阻碍了高校的发展建设.
2 管理人才匮乏，档案开放力度不够
档案管理是一项非常复杂的工作，要求管理人员必须掌握相关技术知识，专业性很强，一般的人员没有一定的档案知识，根本无法开展档案管理工作.档案管理还是一项十分枯燥的工作，常常得独自在成山的档案资料里翻阅查询，单调而乏味，管理人员除了要具备专业的技能，还要有沉稳的性格，良好的思想道德素养.在目前的档案管理人员中，出现了年龄老化、专业水平不高、职称较低的问题，整个档案管理部门机构设置与人员配置不合理，造成了档案管理工作人员服务质量不高、工作效率低下的问题，不能完全发挥出档案资源的作用.
随着经济社会的不断发展，人们对高端神秘的档案资源的需求越来越大，档案资源的价值日益突出.然而，由于档案管理部门封闭保守的思想观念，市场意识不强，对档案资源的内容、成分及查询档案的方法宣传报道较少，加上档案管理人员“保密保险，利用危险”的陈旧观念还未根除，把档案资源利用与保密档案对立起来，从根本上限制了档案资源的利用和档案事业的发展[2].
3 高校档案管理创新内涵与作用分析
高校档案管理的创新，不仅关乎高校档案事业的发展，对高校的建设也具有巨大的影响，深刻理解档案管理创新的内涵，认识到档案管理创新的作用，才能更好的发挥档案管理的巨大作用.
3.1 高校档案管理创新的内涵
高校档案管理的创新包括管理理念、管理形式、管理内容的创新，通过转变档案管理的思想观念、建立服务型档案管理部门、丰富档案的内容，达到档案管理创新的目的.转变档案管理人员的思想观念，把以前单纯的保管档案的思想观念，转变为服务学校与师生，充分利用档案资源为学校的建设、师生的全面发展做出贡献.建立服务型的档案管理部门，主动为学校的建设，师生的全面发展贡献自己的力量.衡量档案管理水平的指标，不再仅仅局限于场所面积的大小、设备配套的新旧和馆藏容量的多少，而在于着重考察档案资源的利用价值的发挥，档案服务工作开展的情况，特别是重点查看档案开发利用和档案服务的实际效果[3].不断丰富高校的档案内容资源，开发出更多规范的档案副本，以便广大师生加以利用.
3.2 档案管理创新对高校的作用
档案管理创新，优化了高校的档案管理工作，使用科学的管理方法与先进的技术，促进了高校档案管理工作的发展.高校档案管理创新工作不仅能促进学生各项素质的提高，还可提高教师的教学水平.通过档案展示学校的办学特色，展开对学生的爱校教育；开发和利用本校的先进事迹，开展理想信念教育；开发学生学籍与综合测评资源，展开学风教育和法纪教育.通过形式多样的教育，全面提高学生的素质，为社会培养合格的人才做出重大贡献.通过建立名师档案，促使教师不断提高教学水平；宣传学校最新的科研成果，促使科研队伍努力开展科研工作.通过创新高校档案管理工作，高校的教学科研环境得到了极大的优化.
4 如何创新发展档案管理工作
高校档案管理工作存在许多问题，阻碍了高校档案事业及高校建设的发展，高校档案管理改革创新迫在眉睫，应如何创新，确实值得我们深思.本人从高校档案管理理念、管理形式、管理内容等主要方面入手，提出了高校档案管理创新的几点建议.
4.1 树立科学发展的观念，助推档案管理创新
要想推进档案管理的创新工作，没有观念的转变，几乎就是不可能完成的任务.思想观念的转变，是改进档案管理工作的前提.档案管理要树立以人为本的工作理念，一切工作都应围绕广大师生的全面发展，以促进教师教学水平和学生整体素质的提高为最高目标.树立全面发展的档案管理工作理念，高校各职能部门及二级院系的档案建设应统一到学校的档案建设当中，形成档案工作的全面发展.以加强全校师生的档案意识为目标，全面铺开档案管理工作，促进档案管理的建设.树立协调发展的档案管理工作理念.在加强学校重要教学科研工作的同时，也应重视档案管理工作的发展，协调各项工作的发展，以高校各项工作与档案工作协调发展为目标，加快档案管理的建设，服务于高校各项工作的开展.
4.2 树立服务型的档案管理部门，提高服务水平
档案管理部门要有服务学校建设的意识.档案管理人员应深刻理解“档案利用”的思想，改变过去“保密第一，有限利用”的陈旧观念，打破“看摊守点，等客上门”的僵局.档案管理部门应主动服务于学校的建设，积极参与学校的重大活动，为其提供档案信息服务.
档案管理部门要有服务校园文化建设的意识.充分发挥档案馆丰富的文化资源的优势，为丰富校园文化、促进校园文化建设的发展贡献自己的力量.积极搜集整理有关学校历史的资料，开展校园文化专题展，不断提高学校的文化底蕴与学生的集体荣誉感.开创名师档案，开展优秀学生先进事迹宣传活动，不断优化学校的教学科研工作环境.
档案管理部门应有服务学生就业的意识.高校档案的重要内容之一为学生档案，学生档案数量巨大，内容众多，对学生就业具有重要的影响.高校的档案管理部门应积极、规范地开发学生的档案副本，如学生的心理健康档案、学生社会实践档案、学生诚信档案等等.通过丰富学生档案的内容，不断促进学生的全面发展，提高学生的综合素质，构建学生与社会相连的桥梁，为社会培养合格的现代人才，为学生的顺利就业提供帮助.
4.3 引入专门人才，建设信息化档案系统
高校档案管理的工作者，必须具备全面的专业知识与良好的职业素养，这对如今各大高校的档案管理部门是个很大的压力.专业的人才光靠内部发掘是远远不够的，档案管理部门必须由外部引入专门的人才，全面负责其档案管理的工作.档案管理部门如今最缺的就是既懂最新的信息技术，又具备传统档案管理技能的人才，高校必须投入更多经费，以引进大量的专门人才.建设信息化档案系统必须具备先进的信息技术设备，高校应及时更新档案管理设备，保障信息化档案建设的顺利进行.对高校的各类档案科学合理分类，主要分为教学档案、党政管理档案、设备档案、科研档案、财会档案、人力资源档案、学生档案等几大类[4].规范管理学校的各类档案，对各学院，各职能部门的档案统一用相同的档案管理方法进行管理.不断加强高校信息化档案的安全级别，建立长效机制，保障档案不被泄露、窃取.
高校档案管理的创新工作十分重要，对于全校师生的发展都具有重大的影响.深刻理解档案管理创新的内涵，利用科学的方法及先进的技术管理高校档案，促进高校档案管理的发展，使其为了学校的建设及师生的发展发挥巨大的作用.
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参考文献：
〔1〕武锋.浅议当前高校档案管理工作的创新[J].教育与职业，2012（05）：38-39.
〔2〕杨婷.高校档案管理工作中存在的问题与对策分析[J].中国信息化，2012（14）：97-98.
〔3〕刘红立.高等院校档案管理工作内涵创新探究[J].广东科技，2014（14）：12-13.
〔4〕郭章芬.浅论高校档案管理信息化建设[J].新西部（理论版）,2013（17）：116-117.