高晨翔
（西北大学公共管理学院，陕西西安710127）
【摘要】文章以文秘工作的基本理论为基础，结合高校文秘工作的实际，指出了当前高校文秘工作产生的变化，提出了高校文秘工作在其职能转型中的“主动”意识，并分别从服务意识、信息意识、学习意识三个方面对主动意识进行了阐述。
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关键词 高校；文秘工作；职能转型；主动意识
DiscussionOftheinitiativeofSecretarialwork’sFunctionTransitioninCollegesandUniversities
GAOChen-xiang
（SchoolofPublicManagement,NorthwestUniversity,Xi’anShaanxi710127，China）
【Abstract】Thisarticlebasedonthefundamentaltheoryofsecretarialwork,combiningtherealityofsecretarialworkinCollegesandUniversities.IpointoutthechangeofmodernsecretarialworkinCollegesandUniversitiesandputforwardtheinitiativeofSecretarialwork’sfunctiontransitioninCollegesandUniversities.Iexpoundtheinitiativethroughthesenseofservice,thesenseofinformationandthesenseoflearning.
【Keywords】CollegesandUniversities;Secretarialwork;Functiontransition;Initiative
0引言
办公室文秘工作在高校日常教学、行政、科研等活动中扮演着极为重要的角色，一个内部结构错综、院系科室众多的高等院校能否高效有序地运转，除了领导班子在宏观层面的管理控制之外，还需要充分利用校机关以及各院系文秘工作人员的协调、参谋、安排等职能。文秘工作人员对领导交付的各项各类工作的完成质量以及对日常工作中事务性杂项工作的处理质量直接影响着一个高校的工作水平，有时甚至对学校某项工作的规划起着决定性作用，这一点在现代计算机网络化的办公环境下尤为凸显。
1高校文秘工作产生的变化
1.1工作方式的转变
随着办公自动化系统的推广，利用计算机技术产生、传递、处理信息已经成为文秘工作人员必备的技能。然而这种技能对于目前多变复杂的文秘工作还只是基础，计算机硬件更新升级的速度远远无法与软件开发的速度相提并论，目前用于信息处理、问题解决、组织学习的软件系统层出不穷，而高等院校对有利于促进教学科研水平提升的软件需求更为迫切，这要求文秘人员必须不断学习掌握更多的软件操作方法来应对工作实际的变化，而不仅仅是靠曾经依赖的写作与沟通技巧。
1.2业务职能的转变
在文秘工作的职能体系之中，业务性质的职能主要有文件管理（包括撰写、修改、收发、处理文件等管理过程）、信息传播、组织沟通、任务传达等几项，是文秘工作人员日常工作中的核心职能。随着信息网络时代的到来，文秘工作人员的办公环境发生了很大的变化。这种变化不仅仅是利用先进的科学技术实现办公自动化这样表面上工作手段的变化，而是工作对象本身及其属性的变化。比如，电子文件已经成为现代公务活动中的信息传递的主要形式，其收发文流程与传统纸质文件相比产生了很多变化，“大文件”概念的出现让文件与档案的逻辑界限更为模糊，使得文秘人员必须掌握更多的文件处理方法。
1.3社会交际的转变
上传下达、沟通交际是文秘工作的重要任务。在传统的公务活动中，部门之间严格按照科层制的结构体系承担相应的工作任务，不同的部门各行其是，呈现的是线性的办公流程，部门之间没有过多的业务往来。随着高校计划招生人数的不断扩大，学科类别不断增加，校级与院系级的业务机关数量也随之增加，部门之间的乃至学校与校外企事业单位的业务联系更为密切。需要更好地发挥文秘人员的交际职能，其交际空间与交际环境都发生了很大变化，由此前交叉甚少的单线联系转变为了多线交叉、节点密集的网络型交际。
2高校文秘工作应具备“主动”意识
前文概述了高校文秘人员的工作要求与基本职能在现代办公环境与学校的基本需求这两项客观实际下的转变。然而在实际工作当中，高校文秘人员需要转变的不仅仅是工作手段与工作方法，也不应该一味地受环境限制而采取的被迫改变。文秘工作本身是一项服务性、辅助性兼备且灵活多变的工作，而现代高校文秘工作人员一定是具备一定专业学科知识、满足学校教学科研辅助工作需求的复合型人才，这也是担任高校文秘工作者的基础要求，最重要的仍然是工作理念的转变，高校文秘工作人员必须具有“主动”意识。
2.1主动服务的工作意识
2.1.1服务于领导，协助领导完成工作任务
文秘（秘书）人员是相对于领导或领导群体而产生的概念，这就决定了其工作的中心在于领导或领导群体，是协助确保领导完成工作任务的从业人员。“高校的工作千头万绪，文秘人员的参谋和服务质量的好坏一定程度上决定着领导决策的合理性”。[1]高校中的领导大多都不是单纯担任领导职位的行政管理者，而是肩负教学科研任务的综合性管理者，负责行政管理、教学管理与科研管理诸项任务的同时也需要兼顾个人的科学研究活动。而此时存在于领导身边的文秘人员必须主动承担起协助领导、为领导分担压力的任务。在日常工作方面，应悉心掌握领导日常工作的活动规律，提前收集、准备好相关工作材料并细致整理，“协助领导制定有关的教学方案，为领导提供信息，提出建议与意见，当好参谋和助手。”[2]同时主动观察、勤思考，了解掌握学校有关教学方面新的规章政策并及时向领导汇报，协助领导在不断变化的形势积极开展学校各项工作。
2.1.2服务于师生，为办事者提供便利
文秘工作人员在特定环境下就是领导权威的承担者，尤其是教职工与学生来领导处办理相关事宜、请示汇报而领导公务繁忙无法接待时，文秘人员就应当根据领导的嘱咐，暂时代替领导完成接待任务。无论是直接办理事项还是稍后向领导转达，文秘工作人员都必须牢记自己的本来身份和情景身份，通过自己的主动和耐心让领导放心、让师生满意。比如主动行待客之礼，亲切细致地询问来者目的，依照领导的要求与来者的意向、情绪采取妥善的解决办法。除此之外，还应当给予教师或学生更多关怀，在自己的能力范围内帮助其解决工作、学习、生活上的问题，并将师生对本部门的建议和意见及时反馈给领导，不断改善自身工作。
2.2主动搜集的信息意识
“信息意识是指人潜心捕捉、发现、分析、判断、吸收和利用信息的欲望”[3]，而这种信息欲望正是由人脑引导产生的一种主动性的情绪。中国人民大学王健教授在《文书学》中提到了文秘工作者非常重要的身份之一即“文件信息的加工者”，且对文秘工作者的信息理念做了深入分析，足见主动的信息意识在文秘工作中的重要性。对高校文秘工作者而言，其面对的信息具有类型广、数量大、专业性强的特点，对这些工作中易于发现的信息进行加工、处理是文秘人员的分内工作，体现在个人的信息能力方面。主动性信息意识的重点在于对日常工作中容易被忽视的信息的收集与整理，这些信息的来源对于日常工作环境而言属于“特殊渠道”。比如，教师或学生校内网络论坛或贴吧上发布的有关本部门、本院系的消息，社会上企事业单位发布的可与本院系、部门建立联系的科学研究需求信息，以及网络上庞杂的招生、教研、介绍型网站对本院系、单位的介绍评价等等，都需要文秘人员主动搜集、主动关注，在为本院系提供更多研究创新机遇的同时也要主动维护本院系的声誉。
2.3主动探索的学习意识
身在科研机构，探索学习对于文秘工作人员而言不可或缺。高校文秘人员当前的学习与探索必须适应本校教学实践的发展，满足师生查阅资料的信息需求、便利领导的日常工作。这就要求文秘工作人员必须不断探索新的工作方法，改进工作流程和工作态度，“利用新方法新思路，提高日常工作效率，注意收集国内外高校教育教学改革的好经验和好做法”[4]此外，文秘人员还需探索能够更好地服务于师生、领导的工作手段，“除了完成必须的程序性工作以外，还应根据自己的兴趣爱好自主涉猎新的教学管理领域。”[5]比如，文秘人员可以充分发挥自己在文档、资料管理方面的特长，学习一到两门主流的编程语言，尝试开发适应本部门、本院系工作需求的文档、资料管理系统，使其兼具资料管理和查阅功能，并留有供教师、学生反映意见、问题的窗口，无疑将会大大提高部门院系工作的效率，协助领导更好地解决问题，这也是文秘工作人员充分发挥职能的表现。
3结语
现代文秘工作在面临技术、环境因素的不断发展变化而进行调整转型是客观实际作用的结果，在此期间遇到的挑战与困难既与此前文秘人员的培养方式有关，也与多年来形成的程式化的工作态度即文秘人员自身思想有关。在如今政务改革的大环境下，高校文秘工作理应根植于高校服务与奉献的传统，在主动意识的引导下，在不断的实践与学习中完成自身变革。
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参考文献
［１］王玉斌,朱兵,方芳.树立正确的服务理念做好高校文秘工作[J].中国高校后勤研究,2004(02):60.
［２］杨新艳.浅谈高等院校教学秘书的角色定位与素质要求[J].轻工科技,2013(12):125-126.
［３］王健.文书学[M].北京:中国人民大学出版社,2011:64.
［４］果勇.高校教学秘书的工作职责及应具备能力[J].经济研究导刊,2014(36):211-212.
［５］林立.发掘并提升高校教学秘书自主意识初探[J].长春教育学院学报,2014(18):118-119.
［责任编辑：邓丽丽］