文/ 广东医学院 龙东宁
【摘要】本文对选用的学籍档案数据库SQL Server 2014 研究解析，对其需求进行分析，用E-R 图描述数据库实体与实体间的联系，最后实现了档案数据库学籍档案建立、成绩档案建立、学籍档案数据查询、统计、导出、报表打印等。
教育期刊网 http://www.jyqkw.com
关键词 成人高等教育；档案；数据库
高校扩招政策的陆续出台，使成人高等教育招生规模逐年扩大，逐步形成以高校为中心多校外教学站相对独立的“大校园”办学形式，在校生人数实现了跨越性的增长。原来靠手工填写或使用单机版学籍档案管理系统已不能适应高校成人教育发展的需要。因此，运用新时期先进的信息传播技术建立一套完整的、规范的学生学籍档案管理系统，并使之实现网络管理是时代发展的必然趋势。我校2013 年5 月开始重新建设成人教育教务教学管理电子政务平台，经过一年多的时间，已实现对学生学籍信息动态管理、同步管理，实现了学校与不同的教学站之间资源共享，协同管理，实现管理信息化、规范化和科学化。本文对平台中学生档案数据库的建设进行论述。
一、档案数据库SQL Server 2014
学籍档案数据库的好坏直接影响到学籍管理的完整性、数据冗余、数据响应速度等。目前比较流行的数据库SQL Server2014，它是至今为止最强大最全面的版本，由Microsoft 公司研发并推广。该数据库不同于微软推广的Fox Pro 和Access 等数据库，不仅储存空间巨大而且功能完善，主要囊括触发器、存储过程、支持研发引擎、标准化SQL 语言等迎合用户的功能；具有良好的兼容性，既可以将数据以XML 格式导出备份，还可以直接保存XML 数据，高效优异的算法使得检索更加高效；用户可以进行图形的编辑和管理，对SQL Server 服务器进行参数的设置和管理，对其中的数据等资料进行备份；支持用户在不相同的环境中能进行不同的配置，保证数据库的数据不受环境的影响；拥有秘朗加密盒身份验证功能，而且拥有安全性高的审核系统，使得系统更加可靠；并且能为要求最高的数据库应用提供关键业务所需性能内存驻留技术。
二、档案数据库的需求分析
对系统的数据库需求分析，最重要的实体主要有如下：学校信息：学校代码、名称、简称、地址、网址、邮政编码、招生联系人、招生联系电话；教学站信息：教学站编号、名称、简称、地址、网址、联系人、联系电话；班级信息：年级、班号、名称、班别、人数、专业；学生信息：考生号、准考证号、姓名、性别、民族、政治面目、出生日期、工作时间、毕业日期、毕业学校、招生类别、文化程度、考生特征标志、身份证号、邮政编码、联系电话、通信地址、专业名称、成考成绩、层次、录取专业、备注；成绩信息：学年、学期、授课教师、卷面成绩、平时成绩、选修成绩、考查成绩、综合成绩、补考成绩、重修成绩、补考门次、考试状态；教师信息：教师编号、姓名、性别、职称、民族、联系电话、电子邮箱、联系地址、教师类型、所属教学站；课程类型信息：类型编号、名称、是否必修、是否网络课程；课程信息：课程编号、课程名称、课程类别、总学时、面授学时、网络自主学习学时、实验与实践学时、学分、每学期学分；专业计划信息：课程编号、课程名称、年级专业名称、学分、授课学时、考试方式、授课方式、学年学期；课程资源信息：资源编号、资源标题、课程名称、资源类型、开放权限、负责人、备注；教师评价表：编号、课程名称、教师名称、设定班级、评价选项、学生对教师的评语。
三、档案数据库的模型
E-R 图能够简洁明了地描述实体与实体间的联系，并且较容易转换为关系模式。对系统中的学生、专业、课程三个基本对象采用E-R 数据模型进行建模。其它所有对象都是围绕这三个基本对象构建而成。
四、学籍档案数据库的实现
（一）学籍信息档案的建立。学生基本学籍信息是根本，学生基本学籍信息主要来自省招生录取数据，从招生库下载的录取数据导入系统，生成未注册学生信息。未注册学生信息是最初的未经处理的数据，需对其分配教学站、学籍注册、编制学号、专业分班、学籍信息更正、补全空缺字段等。按学生的意愿分配教学站，管理员用户通过手机短信功能把新生的录取结果群发所有的录取新生，要求他们在指定的网址登陆选择教学站，选择教学站的权限交给学生，提高了分配教学站准确率。对电话联系不上的学生，管理员用户可根据考生的通讯地址、考生号、毕业学校等信息对新生进行初始分点处理，与学生意愿不相符需转点的，再作异动转教站（这是少数）。分配教学站后，教学站教务员用户可查看本站的学生未注册信息（未分配教学站的学生查看不到），然后对缴费的学生通过批量或单个在线注册，自动产生学号，生成学籍。对有学籍的新生分班处理，首先按实际分班情况建立相应的班级，通过导出、导入分班快速地将学生分成一个或几个班级，建立班主任用户并且连接相应的班级。招生录取数据是学生参加成人高考网上报名时填写的信息，填写时难免出错，要求新生通过学生用户（用户名为身份证号码、初始密码）登陆系统校对招生信息，发现有误的，需在线向教务员提出学籍信息更正，同时交证明材料，由管理员审核通过。补全空缺的字段，在线填写电子学籍卡，补齐招生信息没有的字段内容，如家庭成员、工作单位、联系方式等，同时学生还可以上传图片信息，包括电子相片，身份证、户口本、毕业证、毕业鉴定证明等扫描件。
（二）成绩档案的建立。成绩伴随学生在校学习期间的全过程，成绩管理是学籍档案管理中最重要的组成部分，包括正考、补考、重修成绩等。以住使用单机版系统，教务员收集各个任课老师上交的纸质成绩，再手工录入，增加了教务员的工作量，容易出错，效率低，而且学生不能即时网上查看成绩，补考不能及时反馈学生，往往造成学生毕业前存在成绩不合格而不能正常毕业的现象。启用新教务教学管理电子政务平台，每学期会根据教学计划自动开课，教务员设置相应的任课老师账号，把每门课程登分老师设置对应的任课老师，任课老师登录系统在线录入成绩，提交教学站成教部审核，同时打印纸质成绩报送供校对和存档用，成教部负责成绩老师收到任课老师上报的纸质成绩，可在系统上对该门课程成绩进行审核（核对电子系统提交的成绩与纸质成绩是否一致），审核通过后，成绩正式发布，学生便可以查看成绩，对成绩不合格的学生，系统会自动发消息提醒学生，提醒查看相关的补考通知。对在规定的时间还没有完成成绩录入的课程“亮红灯”警示，自动统计并发消息通知教务员。这样大大地减少了教务员的劳动量，可以跨校区进行成绩管理工作，同时提高了成绩输入的准确性，提高效率。
（三）数据查询、统计、导出、报表打印等。学生查询教学计划、学籍、成绩、异动、毕业生信息等，打印考生信息表、学籍卡、成绩单等。管理员输入不同查询条件查询相关的学籍、成绩、毕业生信息，例如查询某个教学站、年级、专业的学生学籍、成绩、毕业生信息；对学籍数据中的在校生人数来源、专业、年龄、异动等情况进行统计和对成绩数据中的合格人数、不合格人数、合格率、比例等进行统计，并且生成统计表或统计图；按教学站、年级、专业等条件导出未注册、在校、异动、毕业学生数据和成绩数据，按《学信网新生注册表》《学信网毕业生注册表》格式导出数据上传教育部学信网；批量打印学生信息表、学籍卡、成绩单等，按《高等教育基层统计报表》的格式生成报表，打印报上级教育部门等。