文/ 云南省保山市烟草公司 杨聪娟
【摘要】本文结合保山烟草企业办公室文秘工作实际，就如何改进文风，提高机关效能、减少行政公文制发和精简各类简报总结了一些方法和途径。
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关键词 改进；文风；建议
倡导“短、实、新”的文风，是提高机关效能、节约行政资源、改进工作作风的迫切之举，也是新形势下加强和改进党的作风建设、密切联系群众的需要，中央八项规定也明确提出了改进文风的工作要求。因此，结合保山烟草企业文秘工作实际，从六个方面总结了切实改进机关文风的途径和方法。
一、加强沟通协调，决不多发和重发
起草公文要把握“确有必要，注重效用”的原则，做到突出主题，条理清楚，言简意赅，减少一般性论述，不说空话、套话，倡导少发文、发短文。在公文的审核环节既要把握内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规和上级机关的批示精神；又要把握对可发可不发的文件坚决不发。一是要切实加强上下级、同级之间的沟通，凡国家法律法规、党风法规以及地方性法规和政府规章、烟草系统规定制度已有明确规定的，直接贯彻落实，不再以正式文件重复下发。二是对事件的处理要有前瞻性和全局性，能发一次文解决的事项，决不重复发文。三是能面谈、电话协商解决问题的，尽量加强协作，不再行文。四是涉及同一事项的工作部署、配套政策、责任分工等，尽量合并下发。五是领导在各有关会议上的讲话稿，建议可以会后发布在内网，不再以正式会议材料印发。
二、减少转发文件
转发文件在日常行政公文中很常见，在贯彻执行上级文件要求时，经常会有以本级行政公文再次转发才能体现重视程度的错误认识。对于上级制发的文件，如本级没有新要求和新措施的，可直接贯彻落实，不再以正式文件逐级转发。建议直接从收文流程中，流转给相关部门和相关人员进行贯彻落实。这样即减少了发文数量和不必要的重复工作，又能在文件传阅单中看到各级领导的批示和要求，使基层员工能更直接了解上级要求，领会上级精神。
三、减少日常工作中的请示及批复件
在日常工作中，会频繁出现各类请示件，一级级请示，一级级批复，程序繁琐，耗费时间。其实很多工作是重复浪费的，如分公司每月的大额资金列支、预算范围内的资金列支、物资采购项目资金支付等，已经按照相关程序进行过审核，因此可结合工作实际，设计相应的资金开支和拨付审批流程，无需再以行政公文形式上报请示件。这样即减少了分公司的请示件报送程序，市级公司也无需再针对此类请示件进行一一批复。
四、改变日常工作情况通报的发布渠道
在日常工作中，为使下级部门及企业全体干部职工更清楚地了解现阶段的单项工作开展情况，经常要将工作情况以公文形式下发到各级部门。此类情况，可以在公司内网上发布，无需再以正式文件和明传电报形式制发，这样既减少了不必要的发文，也让各级员工能简洁方便地从公司网页上看到相关工作进展情况。
五、控制文件规格，明确发文文头由于烟草系统体制原因，行政公文既有烟草专卖局文头也有烟草公司文头，或者局（公司）联发文头。明确发文文头即能控制发文规格，又强化了公文处理的严谨一致，对提高公文质量有至关重要的作用。结合工作实际，发文规格原则上要与上级文件对应，涉及烟草专卖监督管理、法律法规、行业质量监督管理等属专卖局管理事项的以烟草专卖局名义发文；其他事项以公司或公司办公室名义发文；人事职务任免，属党内职务任免以党委名义发文，属行政职务任免以专卖局名义发文；非涉及全局性工作不得以局（公司）名义发文。公司所属各部门除办公室外，不得对外正式行文，如遇有与其他部门相矛盾的问题，一定要主动沟通协商，不得擅自向下发文，以防止政出多门，把矛盾扩大到基层。这样公司办公室在总体审核过程中，也能起到综合协调作用，减少一些不必要的发文。
六、 清理整顿简报，提供有价值的信息
简报是公司各级干部员工了解掌握工作进展情况的重要途径，它能及时全面地将工作中出现的新情况、新问题、新经验反映出来，使决策机关了解下情，为决策机关制定政策、指导工作提供参考。因此信息简报不能杂乱无章，要采取有效措施清理整顿简报，大力压缩篇幅，减少单纯动态性的报道。一是将信息简报的种类进行归纳合并，应集中力量办好一种简报。二是突出宣传重点，着重反映工作亮点、特点和成效，强调信息内容的时效性、综合性，内容要言之有物，实事求是，反对空话套话，力戒形式主义。三是避免和减少常规性的工作宣传报道，侧重于工作特色和亮点和报道，针对阅读群体提供有价值的信息。
通过以上途径，保山烟草企业机关文风确实有了实质性的转变，2014 年公司发文同期减少37%，简报从10 类精简为3 类，编辑制发简报同期减少52.6%。在数量减少的同时，质量上也有较大提高，主要体现在公文格式要素规范率和各类文稿质量有较大提升；新闻稿件被各大媒体和上级宣传部门的采用率也明显提高。