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“五常法”在血站物资管理中的应用

  • 投稿铁柱
  • 更新时间2015-09-17
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丁秀丽 史恩祥 王晓倩

【摘要】引入“五常法”,即常组织、常整顿、常清洁、常规范、常自律,对血站物资进行规范化管理。提高了血站物资管理质量,提升了工作效率,减少了物资积压和报废,提高了工作人员素质。

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关键词 五常法;血站;物资管理

The "Five-Often Methodology" in Material Management in Blood Station/DING Xiuli,SHI Enxiang,WANG Xiaoqian.//Chinese Health Quality Management,2015,22(1):117-119

AbstractThe "Five-often Methodology" was used for standardized management in material management in blood station, including often organizing, often rectification, often clean, often standardizing, and often self-disciplining.the quality of blood stations and the working efficiency were increased, the backlog of materials and scrap was decreased, and the staff quality was improved.

Key wordsFive-Often Methodology;Blood Station;Material Management

First?author’s address251 Hospital of PLA, Zhangjiakou, Hebei, 075000,China

物资管理是血站管理的重要一环,是血站开展工作的物质基础[1]。血站物资种类繁多,包括设备、试剂、一次性耗材、营养品及纪念品等。“五常法”即常组织、常整顿、常清洁、常规范、常自律。该方法简单易行,应用广泛,为现代管理提供了全系统的环境管理规范。

解放军251医院输血科在血站物资管理中引入“五常法”,切实改善了工作环境,提高了工作效率和快速保障能力,使血站物资管理更加规范化。

1常组织

受医院编制、成本核算及医院物资管理等影响,从本科室人员中选出血站物资管理人员,兼职物资管理。按照物资分类,由4名工作人员分别负责设备、试剂、一次性耗材、营养品及纪念品的管理。强调领导和5S管理小组的作用,领导的直接参与可以调动员工积极性。积极组织物资管理人员学习医院物资采购制度、物资验收制度以及血站物资储存、请领、使用制度等。

设备管理人员按照计划协同相应部门对设备进行定期保养、维护、检修、校准计量,确保设备完好。制定设备标准操作规程和维护保养程序,严格自查,质量小组成员定期抽查。设备管理实行常规检查与动态考核相结合,落实个人负责制,责任人对设备进行定期检查、保养,熟悉性能,熟练掌握使用方法和保养要求,并经岗前培训合格后方能使用。设备运行时发现问题及时处理,做到事事有章可循、人人职责分明,保证设备处于稳定的良好运转状态[2-3]。

血液检测试剂实施月订购,根据试剂月消耗、保质期和冰箱存储能力等订购试剂,遵循先进先出原则,确保无超期使用、无超期报废发生。试验试剂验收要对其品名、数量、有效期等进行核对,验收人要检查试剂外观是否破损、受潮,有无渗漏、缺失、变形等,并查看供货商出库单、发票与货物是否相符。合格试剂按特性分类贮存,按保存要求置相应区域(冷藏、冷冻、室温)摆放,分不同组别分区放置,相同试剂根据有效期按序排列。定期检查储存环境,如冰箱是否定期除霜、消毒,温度、湿度是否符合要求等,发现问题及时联系厂家[4-5]。

一次性耗材每2个月订1次货,遵循先进先出原则,合理分区,每月清点。严格遵循“三分四定”原则[6],建立物资储备和快速补充方式,确保所需物资能在最短时间内到位。

营养品保证数量充足,在有效期内使用,注意保存环境要求,保证进货途径正规、质量合格;纪念品保证数量充足,质量过关,尽可能受多数献血者喜爱,并及时更换种类。

2常整顿

对物资管理人员进行经常性战备培训,增强其使命感和责任感,整顿自身,同时监督其他工作人员。定期查看所管物资,如属厂家质量问题,上报站长,及时更换;如属库管人员失职,严格处罚,杜绝类似事件再发生。

设备管理人员对设备使用、维护、保养情况进行常监督、常检查,出现故障及时报修,启用备用设备。对不按制度规定办事带来不良后果的人员进行整顿,教育和处罚并行。设备操作人员要端正思想,严格落实核心制度,规范操作。

试剂管理人员监督试剂请领、使用及存放等情况,根据每月科室工作量统计每月消耗。对于储存不当或操作原因造成浪费,对相应责任人第一次给予警告,再次出现给予处罚。各科室试剂由组长请领,双方签字确认,每次请领一周用量,避免试剂积压和超期使用。工作人员严格按规程操作,试剂出现质量问题及时反馈,与厂家协商解决。

采血器具管理实行库房分区管理[7],定期盘点,禁止工作人员随意出入库房。库管人员将物品按品种和批次分层放置,布局整齐有序,每月盘点,检查数量、效期,适时整理仓储空间,保证先进先出,使物资使用和周转更便利,减少积压[8]。质量管理小组成员不定期对库房环境卫生、物资摆放、帐物是否相符等进行抽查,发现问题给予处罚,违反规定情节严重者调离岗位并给予经济处罚。

营养品及纪念品虽属同一库房,但分区放置。随时查看营养品有效期,确保质量,出现问题拒收拒发并及时上报。纪念品也应验收质量,现场发放发现不合格产品分类放置,及时更换或报废出库,保证账物相符。

3常清洁

常清洁的目的是消除影响工作环境的不利因素,减少对人体的危害和对试剂、仪器、血液制品等的影响,同时培养全员的卫生习惯[9]。

制定清洁制度,分室分类指定人员负责,加强监督监管。质量管理小组成员定期不定期检查科室环境卫生、物品摆放情况等,发现问题当场提出现场解决[10]。设备严格执行每日清洁制度,遵循日维护、周维护、月维护制度。试剂冰箱每周清洁消毒、每月除霜,不得存放食品。库房常温保存物资无灰尘,温度18℃~25℃,湿度30%~70%,保持通风和通道畅通。质控室每月对库房环境、储血环境、实验室环境、试剂冰箱、储血冰箱等进行微生物监测,致病性微生物为0,环境杂菌<200cfu/m3,霉菌为0。帮助不达标科室查找原因,限期整顿。营养品及纪念品按要求存放,保证存放环境干净、整洁。

4常规范

通过常组织、常整顿、常清洁,保持血站环境及人员处于良好工作状态。但要想长久保持良好环境和工作状态,需要不断重复上述工作,使之成为制度,通过制度化维持成果[11]。

为进一步规范血站物资管理,有效控制成本,发挥最大效能,全面落实监督监管职能。质量管理小组定期不定期对制度执行以及物资使用、库存情况进行核查。发现问题,及时查找原因,督促改进。要求每位员工严格执行规章制度,发扬不怕苦、不怕累、持之以恒的精神,努力学习,不断进步。

5常自律

自律是一种自我修养、自我约束,更是一种自觉、自愿、自主、自由的积极判断和行为[12]。持之以恒地坚持常组织、常整顿、常清洁、常规范,使之成为习惯,养成优良作风。常自律需要物资管理者和血站其他员工的共同努力,人人按规定行事,工作认真负责。

物资管理者在工作中不仅要要求别人做好,更要自己先做好。管理者主动要求别人监督,开展批评与自我批评座谈会。医院物资管理部门每年定期对血站物资进行审核,抽查科室物资是否帐物相符,物资存放是否整齐有序,物资使用是否合理等。对表现好的人员提出表扬;现场指出存在问题,限期整改,结果在周会通报,与绩效挂钩。

6小结

“五常法”在血站物资管理中的运用发挥了积极作用。以前的物资管理制度不健全,上级领导监管力度小,库管人员责任心欠缺,自查自纠意识淡薄,造成设备维护保养不足,使用不当,频繁维修;试剂请领过多;耗材、营养品、纪念品摆放不整齐,位置不得当等问题。引入“五常法”,对物资管理进行整改优化,强化了工作人员的管理意识及自我约束意识,使物资管理有章可循,提高了工作效率,设备完好率达100%,设备定期维护、保养延长了使用寿命,物资类别齐全完整,采血器具及一次性消毒耗材无菌合格率达100%,有效控制了成本,减少了物资库存积压,库存物资零报废,提高了员工素质,养成了良好工作习惯,培养了团队协作精神。

值得提醒的是,“五常法”的核心是“人员”,精髓在于“常”。首先,要建立人员工作框架,使其各司其职;其次,要进行培训,使人员熟悉工作规程、工作制度、奖惩制度等;再次,要提高人员素质,促其常规范、常清洁、常整顿、常自律。当然,上级领导也要发挥了积极作用。采供血机构应“常”对质量要素、质量过程持续不断地进行维护与改进[3],促使工作健康、稳定、可持续发展。

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参考文献

[1]张少华.血站物料管理探讨[J].咸宁学院院报:医学版,2008,22(2):162-163.

[2]林海娟,姜丽,佘毅敏,等.五常法在血站实验室管理中的实践[J].中国输血杂志,2011,24(1):72-73.

[3]师玉红.血站关键设备的科学化管理[J].中国医药导报,2010,7(19):215-216.

[4]陈洁,陈峰,赵霞.检验试剂的科学化管理[J].检验医学,2012,27(5):427-428.

[5]吕云岗.检验科试剂与仪器的管理[J].检验医学与临床,2012,9(21):2772.

[6]史恩祥.关于军队血站平战一体化血液应急保障的思考[J].人民军医,2011,54(2):90-91.

[7]王西英.运用“五常法”加强病房药品规范化管理[J].中国临床医药研究杂志,2006,147(2):83-84.

[8]杨华. 五常法在血站仓库管理中的应用[J].中国输血杂志,2012,25(6):610-611.

[9]唐瑞璠,钱红,刘三露,等.五常法在病案管理中的应用[J].中国病案,2010,11(4):15-16.

[10]王茹燕,史恩祥. “五常法”在血库管理中的应用[J].解放军医药杂志,2013,25(3):90-91.

[11]黄晓琴,汪玉霞,张 林,等.“五常法”在洁净手术室保洁维护中的应用[J].中华医院感染学杂志,2011,21(3):531-532.

[12]刘永文.浅谈医院物资资产管理中的关键环节管理[J].财务探索,2012,35(12):58-59.

通信作者:

丁秀丽:解放军251医院输血科主管技师

E-mail:wenchao_1979@sina.com

收稿日期:2014-07-03

修回日期:2014-07-21

责任编辑:吴小红