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浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理

  • 投稿老猪
  • 更新时间2015-09-22
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刘欣欣

(黑龙江省煤田地质勘察院,黑龙江 哈尔滨 150001)

【摘要】档案管理是事业单位日常运行中的重要工作,做好档案管理是档案工作者的主要职责。在信息技术高速发展的时代,电子档案已经得到了普遍的应用。电子档案有效的提高了工作效率,减轻了工作负担,是档案管理工作发展的主要趋势。文章对于电子档案管理工作中的相关问题进行了阐述,为事业单位电子档案管理工作创造了有利的条件。

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关键词 事业单位;电子档案管理;优越性;特点;管理制度

1 电子档案管理的概述

在现代事业单位的档案管理中,基本都实现了自动化办公,将档案信息录入到计算机系统中,形成电子文件,然后通过程序的运行对电子文件进行批量处理,电子档案管理师现代档案管理中的主要形式,可以为用户提供完整的档案管理功能和网络查询功能,可以与本单位的OA办公自动化和DPM设计过程管理,或者与MIS信息管理系统相结合,形成更加完善的现代化信息管理网络。

2 电子档案的特点

在传统的档案管理工作中,主要是以手工抄写和整理的方式来完成的,工作效率十分低下,整理费时、不易保存、查阅困难,不利于档案的高效利用。为了有效的提高工作效率,将计算机网络和信息技术应用到档案管理中,不仅降低了工作人员的劳动强度,同时提高了工作效率和对档案信息的利用。主要优势表现在如下几个方面:

2.1 信息处理速度快

电子档案的工作方式主要是将相关的初始信息录入到电脑中,以文字或者图片扫描的方式都可,然后在计算机中应用设置好的程序对其进行处理。快速的实现了对档案资料的整理、统计分析以及归档等工作。降低了人工操作的失误,节省时间,提高工作效率。

2.2 查阅方便

将档案信息录入后,自动生成目录和文献检索,对档案进行自动分类整理,完成编排工作。在查阅档案信息时,只需要输入教育期刊网 http://www.jyqkw.com
关键词 ,就可以快速的查阅到相关信息,省去了查找的时间。

2.3 存储稳定

传统的档案管理需要将大量的纸质档案进行存放,不仅浪费空间,还需要适宜的环境。电子档案的存储比较稳定,只需要存储在光盘、U盘或者存储卡等载体中即可,受到外界环境的影响较小,存储时间长,具有较强的稳定性。

2.4 信息利用程度高

在以往的档案管理工作中,如果需要查阅档案信息,需要提取纸质档案,不仅费时,而且不利于档案的保管。电子档案的信息化,通过网络信息平台,可以实现信息共享。通过阅读权限的开通,可以对档案信息进行远程操作,提高了档案的利用效率,减少了查找和传递的繁琐。

2.5 信息补录方便

在档案管理工作中,有些档案信息需要不断的完善和补充,在传统的档案管理方式中,就需要将纸质档案拆卷后重新整理,不仅浪费时间,而且程序繁琐。在数字数电子档案管理中,只需要输入教育期刊网 http://www.jyqkw.com
关键词 ,查阅到对应的档案,然后对其进行编辑即可,省时省力,提高了工作效率。

2.6 提高档案工作者的工作效率

以往的档案管理方式工作内容繁琐,任务量大,耗时耗力,档案管理者根本没有时间去学习新的业务知识,更没有精力研究对档案的利用。电子档案的高效利用将工作人员从繁重的工作中解脱出来,提高了工作效率。工作人员就可以学习更多的专业知识,提高对档案的利用效率。

2.7 事业单位人事档案的管理

人事档案是事业单位中重要的组成部分,通过电子档案系统可以高效的处理人事档案。在对人事信息采集后,按照对应的属性录入到电脑中,比如姓名、性别、出生年月、学历、工作简历、教育背景等等选项都是程序中自带的,只需要一一录入即可,然后保存。还可以根据不同的部门、不同的科别进行属性的划分,更有利于查询。

3 加强电子档案管理制度

通过对电子档案的特点分析,可以有针对性的对其进行高效管理。电子档案的工作效率高,但是因为网络信息的特点,也存在一定的风险。如果窃取存储介质或者侵入到电脑系统中,就可以盗取档案信息或者任意篡改,增加了电子档案的风险性。所以为了保证电子档案的安全高效运行,需要制定完善的管理制度,加强对电子档案的管理,保证档案信息的完整性和真实性。

3.1 完善电子档案的形成制度

在形成电子档案的过程中,必须遵照国家规定的统一格式标准,对于不同媒体电子档案的接收、存储、参数指标和载体形式加以规范。同时,对于电子档案的背景信息和元数据也应一同加以保存,以保证形成的电子档案具有完整性。

3.2 实现科学的归档制度

要进一步完善电子档案的管理制度,归档制度的完善是必不可少的环节。归档是整个文档管理工作中十分重要的环节,但是不同于纸质档案的是电子档案的归档还有许多工作要做。需要检测档案文件在相应软硬件环境下的有效性;检查同电子档案有关联的纸质或其他载体形式的文件,以保证内容和相关说明与描述的一致性;电子档案机读目录及相关软件、说明等也应同时归档;电子档案所使用的存储载体是否符合要求。

3.3 加强电子档案管理人才培养,建立复合型人才队伍

由于电子档案管理是一项专业性极强,内容繁杂,需要通过实践积累丰富管理经验的工作,所以要避免过于频繁的人员流动,保持电子档案管理工作的长期性、延续性。其次,管理人员要加强学习,更新知识结构,培养职业道德,熟悉信息技术,把自己培养成综合素质高的复合型人才,适应电子档案管理发展的要求

3.4 建立严格的保管制度

电子档案归档后就需要一套严格的保管制度以确保其安全。首先,要把住存储载体的质量关;其次,要规范存储载体的保管条件,电子档案的保管应远离有害气体与强磁场环境,并建立一个适合磁、光介质保存的物理保管环境,同时保持良好的温度、湿度环境;再次,加强计算机的病毒检测,确保保存电子文件的载体不带病毒,并将载体置于保护状态,同时,注意对加密电子档案的管理最后,为了确保记录信息内容的完整性、可读性,以及载体无损伤,应定期对电子档案进行安全性检查,一旦发现信息或载体产生损坏时,及时采取有效的维护措施,进行拷贝或修复工作。

4 结束语

档案管理工作是事业单位稳定发展的基础工作,为了提高档案管理的工作效率,应该顺应时代的发展趋势,高效利用电子档案的工作模式。电子档案的运用具有诸多的优势,提高了档案管理工作的效率,但同时也存在一定的风险。所以要加强电子档案的管理工作,保证电子档案的真实性和准确性,使其为事业单位贡献更大的力量。

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参考文献

[1]王晓伟.浅谈数字档案管理制度的完善[J].科技创业家,2011(01).

[2]曹峥.电子档案管理的现状与解决之道探讨[J].中国科技纵横,2011(10).

[3]夏利宏.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].新西部(下半月),2009-08-31.

[责任编辑:汤静]