【关键词】清朝 秘书机构 职能 中央 地方
一、清朝中央秘书机构
说到清朝中央的秘书机构，根据史书典籍记载，根据其演变我们可总结出如下规律：
它们是一个逐步完善的过程，也印证了中央集权不断加强的事实。从清王朝还没有建立之时皇太极设立文馆协助办理国家事项，后为提高效率更名为内三院。顺治时期，内三院改称内阁，逐渐内阁权利日盛，堪比历代丞相。另外，皇帝为了自己行事更方便，设立南书房，以伴读为名与其共谋大事，实为顾问、秘书。皇帝的权利进一步加强，再者，雍正年间，军机处为平定准噶尔部叛乱而设的军事情报部门，后来叛乱平息，军机处继续保留下来作为皇帝加强皇权的工具，他们直接受命于皇帝，至此中央集权达到顶峰。[1][2][3]
（一）清初内三院
1629年即天聪三年，皇太极在位，以历代帝王得失为鉴，设立文馆供儒士办事，主要翻译汉字书籍和记注国政。文馆初建时，还没有在里面设置专门的官员，通过考核入馆办事的官员进入文馆后被授予参将或游记的称号。授荣誉称号“榜式”或“巴克什”，给有突出贡献的文人，没有授称号的叫做“秀才”或“相公”，都不是官名，所以内部机构不完善，影响工作效率与机构的运行，办事的目的也就难以实现。于是， 1636年，皇太极将之改为內三院。即内国史院、内秘书院、内弘文院，內秘书院因此形成独立机构，在这里，內秘书院主要负责拟写与外国往来的书札，各衙门的奏章和词状也由內秘书院进行总的掌管与录写，还有皇帝对文武百官的敕谕的敕书，祭祀文庙书均由內秘书院负责。[2][4]
顺治十五年（公元 1658年），内三院更名为内阁，大学士为内阁之首，从各部尚书中选任，变其为二品衙门。雍正八年（公元 1730年），内阁大学士定位正一品，成为了清王朝地位最高的官员，犹如历朝的丞相。于雍正时又设立协办大学士，这个职位就像宋朝的参知政事一样，为大学士之副职，其品级比大学士稍低，从一品。乾隆十三年定大学士为满汉各二员，并规定大学士补授内阁请旨，其人选为六部尚书和都御使。大学士以下还设有满汉学士、侍读学士、典籍、中书、舍人。内阁作为诸曹总汇，内阁大学士品列文班之首。其主要职责是掌议政事，宣布皇帝的诏令，并负责将其记载；办理本章是其日常事物，兼办理部分奏折；办理典礼祭祀，如皇帝登基、立后、祭天地；组织修书，储存党籍等。[5] [6]
（二）皇帝的机要秘书处——南书房
南书房位于故宫乾清宫西南隅。作为皇帝御用的秘书机构，于康熙亲政初创立，光绪二十四年裁撤，共经两百多年，康熙时期，南书房既是皇帝读书学习的场所，又是辅助皇帝处理政务的中枢机构，同时兼有笼络汉族士人的职能。入职南书房一般为翰林，其正式官衔称为“南书房翰林”，也叫“南书房行走”。康熙十六年（ 1677）十月，康熙皇帝设立南书房时说“朕不时观书写字，近侍内并无博学善书者，以致讲论不能应付。今欲于翰林内选择二员，常侍左右，讲究文义。” [7]但从后面康熙选择的入职南书房的大臣名单及所议事项来看，并非只是为了找个书童，南书房行走与皇帝共议君国大事，国计民生，而且还是执掌机要，想来南书房的主要工作是为康熙提供秘书服务，当然更大程度上是为了打压满洲贵族的政治压力，加强皇权。
（三）精干高效的军机处
雍正七年（ 1729），时值清廷与准噶尔部作战，由于往返频繁的军情报告，军报问题成为大难题，因为而内阁距离内廷远，办事效率低下，机密度不高，不利于作战。为了更好的协助作战，配合西北军务，“始设军需房与隆宗门内”。军需房即最初的军机处，后更名军机房，雍正十年（ 1732）三月，才正式更名为军机处（全称“处理军机事务处”）。
军机处初设时，目的只是“筹办军务”，没有正式的衙门，也不设专职人员，只是一个临时办事机构。雍正从大学士、尚书、侍郎以及亲贵大臣中选任军机大臣和军机章京。这些人的职务不是军机处负责，都只是兼职，职位和薪俸都由原单位负责，听皇帝诏令，章京是其下属，共同协助皇帝处理军务。后来战事结束，军机处被保留了下来，作为常设机构。由于此等特殊原因，军机处没有正式衙门，只有办事地点即值班房，位于雍正寝宫养心殿附近，隆宗门内。值班房非常简陋，起初是板房，后来建了几间瓦房，直到清末被废止，然而这个兼职机构却是清朝实权最大、地位最崇高的衙门，并规定内阁大学士不得兼任军机大臣，使内阁形同虚设。军机大臣作为皇帝的直接办事部门，无论实权有多大，其行动都受皇帝控制，听皇帝的差遣，一旦皇帝不满意，即立刻裁撤，丝毫没有商量的余地。这样一来，军机大臣就无法结党营私，没有办法危害皇权，进一步巩固了中央集权，形成了高度集中的中央集权模式，使皇帝的权利达到了顶峰。
二、清朝地方秘书机构
（一）书吏
古代官员称书吏“官掌印发命令，吏执笔作文书”。可见书吏乃“官之爪牙，一日不可无，一事不能少”。 [8]光绪大清会典中将书吏定义为“设在官之人以治其房科之事曰吏”，就是专门管理各衙门“房科之事”的人。清代的书吏是清代各级衙门和书房中专门处理文件和收储档案的员役总称，主要职责有起草文书造报册籍、核算账目、保存档案、处理刑名，协助官员负责具体事务等。[9]
（二）幕僚
在古代幕僚乃协助上主办公的私聘人员，自古有之，各地方官员在自己的工作中难免有不及之处，再加上公务繁忙，那么就需要一个助理，帮助他处理日常事物，以及在遇到重要事项是给出专业的有见地的参考意见。清代也是如此，并且较之于前代更加繁荣，他们是一个职业群体，叫做师爷，他们没有编制，也可以理解为体制外的“公务员”。这一群体在清代发挥了巨大的作用，几乎处处都有他们的身影。大到朝廷重臣，地方官员，小到九品芝麻官都有自己的幕僚。
另外一种是官员们自己聘请协助他们办文办公的师爷，他们是幕主的秘书、亲信、智囊，住在幕主府上，日常工作就是为幕主出谋划策。他们虽都有一个共同的身份——幕僚，但是由于职责不同被分为了许多种类。其中有“刑名师爷”，是幕友里面收入最高，也是最重要的职务，刑名师爷的职责是帮助官员处理司法审判事物，收入颇丰的还有“钱谷师爷”，他们的任务是处理财政赋税事物。其余的还有“征比师爷”，帮助处理官员征税 ;“书启师爷”，帮助官员处理起草公私文书 ;帮助官员处理公文的收发的“挂号师爷”;帮助官员掌管经费开支的“账房师爷”等等。
（三）发展与弊端
现实的利益驱使“书吏”常常出现买卖甚至垄断现象，即“官有升迁，吏无更换”。而且在役满后，书吏想方设法保留其职位，“朝而革，暮而复，入革于此，复移于彼”，于是州县地方政府便形成了一种特殊格局，州县官吏在不断更换，相对于隶属于他们的地方书吏来说，这些领导的经验还不如当地的书吏。 [11]而且典吏作为各房的负责人，其言或比州县官的话更为权威，正如冯桂芬所言：“州县官曰可，吏曰不可，斯不可也” [10]。清末弊端更甚，出现书吏专职，所谓“本朝大弊，只三字，曰：吏、例、利”。[11]
在大清律例里，幕僚不隶属于任何部门，没有官场身份，当然也就不能站在前台，他们都是在我们看不见的地方为幕主出谋划策、处理文案。一个优秀的幕友是必须要符合上述条件，必须要谦虚、谨慎、低调，不可以“抛头露面”，更不可以越权代主。但是从实际上看来，由于这些“秘书”们常年处理一项事物，实际上他也就在这一方面有了比幕主更为详细精准的信息掌握，为其谋私权创造了条件，往往是代替了幕主做决定。他们的一言一语往往会影响事态的动向，成为了地方上掌握实权的人物。[12]
参考文献：
[1]杨剑宇 .中国秘书史 [M].北京 :高等教育出版社 ,2011.
[2]杨树森 .中国秘书史 [M].合肥 :安徽大学出版社 ,2006.
[3]眭达明 .清朝秘书政治 [M].济南 :山东人民出版社 ,2013.
[4]完颜邵元 .古代秘书制度演变 [J].决策 ,2010(Z1).
[5]李小卡 .论封建集权制下中央秘书机构设置与秘书人员配备的特点 [J].秘书 ,2000(6).
[6]郑超 .清代内阁研究综述 [J].安徽文学 (下半月 ),2010(01).
[7]中华书局 .清实录·圣祖仁皇帝实录 (卷六十九 )[M].北京 :中华书局 ,1985.
[8]左平 .清代州县书吏探析 [J].西华师范大学学报 (哲学社会科学版 ),2011(6).
[9]杨呈胜 .清代书吏的历史流变 [J].华东大学学报 (社会科学版 ),2005(4).
[10]冯桂芬 .较邠庐抗议 [M].上海 :上海书店出版社 ,2002.
[11]徐珂 .清稗类钞 [M].北京 :中华书局 ,1984.
[12]陈晨 .清代师爷与地方政治 [J].重庆科技学院学报 (社会科学版 ),2013(7).