宋新宇
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[摘要]企业办公室工作管理,就好比整个企业管理的润滑剂,适量的润滑可以使企业这部运转的车轮转得更轻、更稳、更快。在这样的背景下，企业办公室工作务必实施精细化管理。本文从办公室精细化管理工作的重要性和现状着手，提出了办公室工作精细化管理的有效措施。
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关键词 ]企业；办公室工作；精细化管理
引言
精细化管理是以精细操作的管理为基本特征,通过提高职工素质,克服惰性,强化链接,协作管理,从而提高一个企业、一个部门整体效益的管理方法。通俗地讲,精细化管理体制就是由过去的粗放型管理向集约型管理的转变,是一种意识,一种观念,一种认真的态度,一种精益求精的文化,也是我们在做好各项工作中需不断追求并持之以恒坚持不懈的理念。企业的每一位职工都是企业精细化管理的对象、载体和参与者,都是企业精细化管理的主体和实施者,只有每个人都参与到此项管理中来,企业的管理工作才能高效开展,高质量完成。
1、企业办公室工作精细化管理的必要性
办公室工作之所以要进行精细化管理,是由办公室工作的几个主要特点所决定的。
1.1繁琐性决定了办公室工作必须进行精细化管理
办公室工作综合性强,往往无规律可循,大部分工作没有计划性,更多的是突发和临时性的。在这种情况下,如果办公室管理者或办公室人员不进行精细化管理,往往容易丢三落四,让千头万绪的事务工作乱作一团麻。只有加强了精细化管理,才能有的放矢,急缓有序,把办公室工作安排得井井有条。
1.2参谋性决定了办公室工作必须进行精细化管理
企业决策层在进行决策前有大量基础性工作是需要办公室人员去完成的,在一定程度上办公室管理人员还起着参谋的作用。所以办公室人员所做准备性工作或是给出的参谋意见必须全面而且要准确无误,这样才有利于领导做出正确的决策。要做到参谋意见全面而又准确无误,那就必须从精细处入手。
1.3服务性决定了办公室工作必须进行精细化管理
办公室工作归根到底就是服务,为决策层服务,为企业内各部门服务,为整个企业内的员工服务。为决策层服务就是为决策者提供良好的决策依据,做好各项基础性工作,把领导者从繁杂的事务性工作中解脱出来,同时做好上传下达。在企业内办公室的横向服务主要为沟通与协调工作。办公室在企业内应该是与各个部门打交道最多的部门,一方面是因为上传下达的需要；另一方面,当一项工作涉及到几个部门共同完成时,办公室就要在中间充当联络和协调的角色。并且,在完成领导行政命令督办时,办公室又承担着检查反馈的职责。办公室在企业内一般还担负着后勤管理、治安保卫、车辆管理等等,这些都是涉及到员工切身利益的服务性工作,如何解除员工的生活后顾之忧,让员工专心地从事企业的生产、建设等主导性工作,也是办公室人员的工作重点之一。
2、企业办公室精细化管理的现状
个别企业将精细化管理流于形式，形同虚设。目前市场经济不断的发展，在以“经济建设为中心”的背景下，各企业面临很大的经济压力，另外精细化已经成为了企业办公室管理的重要标准之一，因此个别企业将精细化片面的理解为着眼于小事，更有甚者将精细化错误的解释为“繁文缛节”，增加许多不必要过程和手续，不仅使得精细化流于形式，更阻碍了企业的发展，降低了办事效率。当然，企业办公室工作管理的精细化需要一个不断完善的过程，也没有什么固有的模式可以效仿，这就要求我们要从管理的实际经验中不断的归纳和总结，只有不断的发展创新，具体问题具体分析，才能保证精细化为企业办公室工作的管理发挥最大的作用。
3、企业办公室精细化管理的有效措施
为了杜绝表面化、形式化的现象发生，使得精细化管理深入人心，为企业更好的服务，需要做到以下几点：
3.1培养一支高素质、高效率的办公室人员队伍
提高办公室工作质量的前提,就是要培养一支高素质、高效率的办公室人员队伍。高素质、高效率的办公室人员要求必须是具备全面的办公室专业知识和丰富的办公室工作经验、政治素质过硬、责任感强、办事效率高,同时还必须具有任劳任怨、吃苦耐劳、无私奉献、甘当幕后英雄的精神。办公室工作除了对专业理论水平的要求外,更多的需要经验的积累和高度的责任感,对岗位工作和领导交待的事项必须要一件不落地按时高质量完成。办公室工作中最忌讳懒懒散散、办事拖拖拉拉,因为办公室工作基本都是时限性比较强的工作,办事效率太低就会误事。有时为了抢时间经常会在业余时间加班加点,而白天办公室人员一般都是陷于繁琐的事务性工作之中,很少能静下心来写材料,特别是办公室主任和秘书人员起草报告、领导讲话稿以及宣传稿等通常都是在晚上夜深人静时完成。在接待工作中,常常需要起早贪黑,跑前跑后,把客人的吃、住、行都必须安排得细致周到；对后勤服务工作,更是需要足够的耐心和热情地服务态度。曾经有人把办公室人员比作是“勤劳的牛、奔跑的马、温驯的羊、受气的猪”,我觉得很是贴切,其实办公室人员就是一个综合性角色,即需要能文能武,能屈能伸,能说能跑,能迎来能送往,还要特别能吃苦特别能受气。
3.2制定合理的制度，严格加强考核
精细化管理要求每一位职工的工作都要精细化、规范化、标准化。如果我们在工作中,只是一味地要求大家这个精细化、那个精细化,而没有严格的奖惩、考核办法、规定做保证,没有好与差的区别,没有量化的标准来衡量,必然导致精细化管理工作落不到实处,甚至流于形式。“无威不足以立规,不惩无人守规”。因此,在实际工作中,我们应分别结合办公室各类工作制定相应的工作标准与职责要求,把它作为对每一个职工做好本职工作的考核依据,将其工作业绩与效益工资挂钩,把工作业绩作为标尺来衡量办公室工作人员的工作成效、贡献大小。坚持用事实和数据说话,而不是单纯凭主观印象来评价,使办公室每个成员都能各司其职、优质高效地完成各自承担的工作任务,实现人人有事做、事事有人管的管理目的。在此基础上,再付之于严格的监督考核,既激发了职工的工作热情与工作积极性,也大大推动了部门的精细化管理工作。
3.3加大宣传力度，培养和坚持精细化理念
“精细化”管理想要真正的深入人心，有效开展，就必须加大宣传力度，加强思想建设，在办公室人员中建立和培养起精细化的理念，制度只能约束人们的行为，将生硬的制度变为人们的潜移默化，才能更好的实现这样一种管理。在企业不断的发展壮大中，应当把这种“精细化”的制度变成一种“精品文化”，只有以“精品”来要求自己，才能在工作中不断的自我超越，提升精细化的含金量，更长久的保持其活力，促使办公室人员将精细化的管理制度转化为精细化的工作习惯，才是“精细化”的本质所在，只有这样，“精细化”才能在企业办公室的管理中发挥最大的效用。
结语
总之,精细化管理是精在事前,细在过程,意在结果的管理理念。企业办公室工作人员要以精细管理的工作理念,积极上进的工作态度,只要把精细化管理工作真正落到实处,企业办公室工作就会做得更好。
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参考文献
[1]肖伟才.办公室管理的精细化[J].中国电力企业管理,2010,04:68-69.