彭 梅
（北京市建筑设计研究院有限公司，北京 100000）
摘 要:学术交流是指研究机构根据特定的课题组织相关研究学者和从业者进行学术知识、经验、趋势、成果、问题及解决办法等探讨和论证。对于建筑设计领域的学术交流来说，学术交流的形式丰富多样。另外，随着信息技术的不断进步，该行业的国际间交流日益频繁，学术会议数量增长较快，建筑设计人员提供了更为广阔的交流空间。本文就是在这一背景下，力图探究建筑设计领域学术交流管理的本质问题，针对其目前存在的缺点和不足提出相应的意见和建议，以期我国学术交流管理的质量可以更上一层楼。
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关键词 :建筑设计；学术交流；管理
中图分类号：F279.23 文献标志码：A 文章编号：1000-8772-（2015）02-0084-03
一、学术交流管理的本质及目标
学术交流是指研究机构根据特定的课题组织相关研究学者和从业者进行学术知识、经验、趋势、成果、问题及解决办法等探讨和论证。一般采用的形式包括谈、讨论、演讲、展览、酒会、发表成果等。对于北京市建筑设计研究院有限公司来说，日常的学术交流主要分为单位内部的交叉交流、同国内其他研究机构进行的学术交流以及跨国的学术交流。在众多学术交流背后，毫无疑问，需要进行周密细致的组织和管理。因此，也就衍生出了大量的学术交流管理工作。由此可见，学术交流管理的本质就是通过运用相关组织管理理论和方法，对建筑设计领域的学术交流进行人员、事项和交流内容上的控制，其终极目标就是保证学术交流能够顺利高效的进行，达到既定的交流学术的目的。
二、学术交流管理的重要性及必要性
随着市场经济的深入发展，我国的建筑设计也无论从发展规模还是从发展质量上都有了长足的进步，人民群众对于建筑设计从质量到美学方面都提出了更高的要求，建筑设计也逐渐朝着科学化、复杂化方向发展。在这一背景下，各大建筑设计企业在加强自身能力建设和技术人才储备的同时，加大学术交流力度，促进知识、技术和信息和合理流动与分享，实现行业的共同进步也是尤为必要的。从这些年来看，以中国建筑设计研究院有限公司、北京市建筑设计研究院有限公司和上海现代集团建筑设计研究院为代表的中国三大建筑设计企业都加大了学术交流的力度，与之相对应的，学术交流活动的管理工作细节自然也成为了这些举办机构急需探讨、解决以及制定相关政策的重要工作之一。
我国学术交流活动开展的历史由来已久，但之前更多的集中在高校等纯科研机构，对于建筑设计企业来说，相关的经验储备不足，管控力度还有待改善，以便能达到更好为企业的终极目标服务的可能。事实上，多数建筑设计企业还没有真正重视学术交流管理工作，主要表现在相关学术交流管理体系不健全，组织流程制定不周密，实施效果不流畅，知识成果转化效率不高。但其中也不乏有可作为标杆推行的企业，以北京市建筑设计研究院有限公司为例，已形成了体系化的学术交流管理，并在近年不断完善并优化，逐步形成可推广的适用于建筑设计行业内相关各企业、事务所的学术交流管理机制。学术交流管理工作是保证学术交流活动有序、高质、高效的前提和保证，对于建筑设计领域来说更是如此。它可以在最大程度上保证相关交流活动能够规范的开展，体现出学术探讨交流的真正价值。由此可见，对学术交流活动实施切实有效的管理，已成为我们建筑设计企业急需探索和积累经验的重要内容。
虽然学术交流管理有明显的重要性及必要性、实践性高，也已有一定的优秀管理案例企业，但是在普遍企业进行具体操作过程中，的确存在不少问题，除了上文笔者提到的几点之外，还存在其他几项具体问题。第一，学术交流动机不纯。我国目前学术会议种类繁多，受经济利益驱使，很多企业或者科研机构巧立名目，组织一些非正规的、走过场式的学术交流活动，这些交流活动普遍组织混乱，学术氛围淡薄。第二，组织管理方对于学术交流活动安排存在偏颇，本末倒置。举例来说，不少举办方将开会地点安排在旅游景点，导致学术交流草草了事，观光游览倒成了重头戏。第三，组织管理方对学术会议论文质量把关不严，对于提交论文学者能力考查不足。对于奖项的评审管理能力有限，对于报奖项目技术内容了解不足，评审结果存在一定的客观偏颇，对于小众、优秀的建筑设计成果有所不公。第四，学术交流成果转化不足，如果将此部分学术交流成果通过何种途径有效转化生产力，在实践中非常薄弱，利用率低。第五，学术交流的目标制定不清晰，致使很多企业、事务所学术交流活动发生的随意性大、突发应变决策能力不足。第六，组织流程管理不足，手续过程繁琐、人力成本高，缺乏系统化管理和案例借鉴，收益率低。第七，从企业高度而言，企业品牌建设、技术管控、市场营销、人才培养、科研技术成果转化等角度出发，学术交流管理有很多提升空间，尚未密切结合，也未充分开发利用。第八，在信息化时代下，如何利用现代化信息技术手段，提升学术交流管理的效率和影响力的问题。
针对这些问题，举办方只有认真对待，从加强管理入手，才能真正保证学术交流活动得以高效率高质量的开展，才能发挥学术管理在促进建筑设计行业交流和共同进步上的作用。
三、学术交流管理的内容及重点
学术交流管理的主要内容包括前期策划、中期组织和后期总结。其中前期策划又包括学术交流课题的选定，学术交流形式的确定，有关专家学者与研究机构的甄选与要求，资金预算的安排，交流地点以及相关后勤工作的先导组织等；中期组织包括现场活动流程的主持、引导，相关设备的操作与维护，突发事件的应急工作，会务资金的使用等等；后期总结包括对于学术交流组织管理经验的总结等。一般来说，建筑设计领域的会议交流大多数是以会议的形式开展的，在上文也提到了，一般有可以具体分为邀请国外专家和机构来企业开展学术交会议和企业派人出访参加国内、国际学术会议两种。面对众多类型的学术交流活动，与之对应的管理也存在不少重点和难点，下面将针对建筑设计领域的相关学术交流管理的重点进行论述。
第一，建筑设计企业，以笔者工作的北京市建筑设计研究院有限公司为例，往往要处理好鼓励参加与适当限制的情况。具体来说参加学术交流可以是企业熟悉建筑设计行业的最新发展趋势，了解最新技术。因此，站在企业长远发展的角度来说，鼓励员工积极参加相关学术交流活动是十分必要的。然而，参加过多的交流互动企业相关管理费用增加，员工分心过多，有碍设计时的专注和成果的完整性，且忙于奔波后对于本职设计投入精力必然不足，不仅个人时间安排紧张且容易疲劳，也不利于企业当下运行。如何平衡二者的关系是相关管理工作需要特别注意的事项，也是学术交流管理过程中的重点。此外，根据笔者工作经验，学术会议管理人员需要对学术活动的探讨内容、适应人群、时限安排等了解深入，配合合理的管理流程和委派制度，在鼓励促进参与的同时，依据参与意愿进行择优，并推行公司委派制度，实事求是交流需求，则可处理妥当。如果企业内部鼓励与限制在具体管理环节中把握不好，使管理者经常处于两难境地，那么这就需要我们在工作中拓宽思路，总结办法。
第二，重视参会人员学习和交流的质量，采取措施鼓励学术成果向经济成果的转化。学术交流活动的根本目的是实现建筑设计企业市场竞争力的提升，经济效益的提高。因此，学术交流管理活动的重点也应该围绕这一主线。目前的情况是，企业内部举办的学术交流活动很多技术人员不愿参加，觉得耽误时间，经常出现迟到早退现象；派员参加的外部会议也没有被认真对待，反而将之视为旅游疗养的借口，相关技术资料未按要求上交企业科研部门，自然无法达到“一人与会，众人受益”之目的。在这种学术交流氛围和管理模式下，企业又怎么能将学术交流活动成果转化为经济成果呢？
第三，现代化学术交流管理。在信息化时代下，网络、微博、微信等当代各种信息发布平台和交互平台，已超越了传统媒体，如纸媒、电视媒体、户外媒体等的宣传推广。如何利用现代化信息技术手段，提升学术交流管理？用什么方式，用到什么程度，是一个探索方向。
四、学术交流管理的方法及策略
1.抓住重点，甄别学术交流项目
面对建筑设计企业有限的学术交流预算资金以及相关科研人员的实践和精力。在进行学术交流管理时进行必要的学术交流项目甄别，突出学术交流重点就显得尤为必要了。在选择具体学术交流课题项目时，要着重选择那些与建筑设计行业趋势和先进理念与技术密切相关的活动。
2.以财务审核和学术成果转化为线索对学术交流人员进行考评
以财务审核和学术成果转化为线索对学术交流人员进行考评其根本目的是避免学术腐败行为。一方面建筑设计企业学术交流活动只有建立在良好有秩序的财务制度上才能可持续额的良性发展，通过对参加学术交流活动的人员产生的会务费用进行审核，可以起到监督作用，最大程度避免资金浪费；另一方面，对学术交流人员的学术成果转化进行考评，可以引起相关人员的重视程度，提高学术交流的效率，进而促进企业经济效益的提升，才能真正达到学术交流的目的。
3.学术交流管理专管专办
企业对于学术交流这一板块缺乏专管专办的机制，就必将给相关管理带来诸多漏洞。作为建筑设计企业来说，技术和人才是核心竞争力，学术活动是搭建为技术和人才提供最重要核心交流平台的重中之重。应建立专门的学术交流管理，委派专人对学术交流活动事项进行全方位的系统化、科学化管理，为企业终极目标服务。
五、学术交流管理的实施及支撑
1.学术交流活动预先申请及预算审批机制
学术交流活动的预先申请及预算审批机制是保证企业学术交流正确开展的基础和合理开展的条件。
对于主办、申办、承办、协办等情况的企业内部机构或相关协调组织机构来说，学术活动项目的管理者应在活动前了解充分并合理定位自身，包括明晰活动目标、活动原则、预算上限、组织力度、参与人群定位、预期效果、宣传推广、成果转化等。这样可以提前做好相应的准备工作。
对于有意向参与学术交流活动的人员来说，应在活动前填写预先申请表，表明自己参见外部学术交流的原因、动机、预期收获及活动结束后的成果分享方式。这样管理者的审批决策将更加公正合理，同时企业资源可有效得到成果转化。
作为建筑设计企业的学术交流管理人员，切不可忽视申请机制的建立和运行，它是学术交流活动中其它管理活动的基石，是对于建筑设计企业对学术交流管理工作的一个必不可少的程序。预算更是需要提前汇报及申请，公司需要确实是否是为合理的支出范围。
2.学术交流活动事中考查和事后监督机制
学术交流活动事中考查和事后监督机制是学术交流管理实事求是开展的支撑。在工作中我们要区别上文提到的预先申请机制和事后审批机制的区别。前者侧重事项的预先申请和预算审批，后者侧重事中考查和事后监督（含成果转化）。管理人员要严格按照建筑设计企业学术交流规章制度以及实际情况进行核实和审查。建筑设计领域的学术交流活动，要对交流内容是否符合本企业的现实需求、对于企业竞争力的影响程度等进行通盘考虑。当通过审核后，再由主管学术交流管理工作的领导进行批复。
3.学术交流活动进行中的工作实施
应建立完善、明细的《学术交流管理办法》完善管理体系。一方面管理有依可循，一方面指导手续办理人员。以目标为核心导向，根据实际情况，不断更新优化，与时俱进。
六、学术交流管理的评价体系及改进建议
正如笔者上文所述，学术交流管理是一项系统性工程，企业需要建立起一套完整的评价体系，下面笔者将对该体系在我公司的实施现状提出针对性建议。
1.学术交流管理要实施分类管理体系
由于目前学术会议种类繁多，笔者认为建筑设计企业不妨根据企业自身情况和常见的学术活动（从单专业/多专业、主办/协办或参与、技术高度、规模、费用等）建立分级标准体系。这样可以为企业参加学术交流管理提供极大便利，更有利于建筑设计企业学术水平和社会效益的提升。学术交流管理要实施分类管理体系可以对企业内部的学术交流活动进行监督，是企业可以在投入最小资源的情况下最大程度上保证学术交流质量和需求，促进企业经济效益的提高。
2.加强学术交流，促进成果转化
对北京市建筑设计研究院有限公司来说，笔者建议以企业可持续长期发展的经济效益为考虑，以搭建平台促进人才发展，人才发展带动平台更新，以成果互动带动平台更新，以平台更新推广收益成果。达到一次活动，多次、长期共享。最终积淀成为企业重要的学术资源，为设计人服务。并将此与技术管理（会议管理、质量管理、评优管理、科研管理）等结合、与品牌建设相结合、与市场营销相结合，共同为企业核心目标服务。需特别强调，学术交流活动要做到科学、理性。一定要结合企业核心目标，对于众多机会、选择和可能性，要根据自身企业情况谨慎权衡，有所取舍。
七、结语
建筑设计企业学术交流管理工作因中国的经济腾飞和建筑业崛起而迅猛发展。对学术交流活动的有效管理也成为了我国建筑设计企业日常管理的重要工作内容之一。学术交流工作也促进了建筑设计类企业在先进理念汲取、设计技术积累等方面的长足发展。本文就是从学术交流管理之于学术交流和企业发展的重要意义入手，针对这一过程中的重难点提出相应的改进意见，以期我国建筑设计行业学术交流管理可以更上一层楼。
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（责任编辑：王伟）