韦金良
（南宁市城建档案馆 广西 南宁 530028）
【摘 要】本文以近年来南宁市城建档案馆信息化建设情况为实例，总结分享城建档案信息化建设经验，探讨当前城建档案信息化建设要求，研究城建档案信息化发展趋势，在一定程度上推进城建档案信息化事业积极发展。
教育期刊网 http://www.jyqkw.com
关键词 城建档案；信息化；南宁市；成果分析
Nanning Urban Construction Archives of information technology achievements Analysis
Wei Jin-liang
（Nanning Urban Construction Archives Nanning Guangxi 530028）
【Abstract】In this paper， recent Nanning Urban Construction Archives as an example the case of information technology， urban construction archives summary of information technology to share experiences， discuss current urban construction archives information technology requirements， research development trend of urban construction archives of information， to a certain extent， promote urban construction archives information the cause of the positive development.?
【Key words】Urban construction archives;Information Technology;Nanning City;Outcome analysis
当前，城市化、信息化的进程日益加快，档案的重要性日益凸显，档案信息化已成为提升档案管理和服务的首要内容，城建档案作为档案的重要部分，谋求城建档案信息化建设的发展成为共同主题。分析南宁市城建档案馆三年的信息化建设发展之路，成效和纰漏共存，发展和创新同在，其中的优劣性和可行性值得鉴而行之。
1. 以“双创三优”为基本要素，打造鲜明发展特点?
南宁市城建档案馆原馆设施陈旧、馆藏纸质档案底数较大、档案年代跨越久、档案载体较多，信息化建设难度高。在2010年正式开启信息化建设进程之初馆藏档案总量已经达到40万卷，而且不断逐日增加。通过边学边做、自创特色，在零的基础上积极探索，以“双创三优”为基本要素，创新档案信息化发展模式，开创了系列有利局面，也总结出不少可操作性经验。?
（1）创立机构。为了便于开展城建档案信息化工作，专门设岗定编定责，在广西行业内率先创立了数字化信息科（信息中心），从机构、人员、经费、职能等方面着手推进，从源头统筹协调、组织实施城建档案信息化具体事务。?
（2）创建档案数字化生产线。根据硬件操作、网络布线、系统研发、数据录入、后期管理等实际任务，采用流水线工作模式，组建队伍分扫描组、质量检查组、系统录入组、检索服务组进行车间化操作，各司其责、以项目化考核、标准化管理，实现纸质档案的电子化、电子档案的效益化。?
（3）优先信息化建设。在年度工作计划中，以档案信息化为发展中心，以档案数字化为主要内容，从硬件、资金、人才上给予最大倾斜。如：在新建馆房过程中，根据实际使用要求，专门考虑数字化生产用房，并对整个馆楼的信息化布局进行调整；自主设计和组建“南宁城建档案信息化管理系统”，在数字化实施过程中，把档案的修复、整理等流程融入到档案数字化工序之中，把数字化档案的效果、利用率作为考核指标。?
（4）优选信息化人才。优中选优，精选专业人才充实信息化队伍，队伍中100%是大学本科以上学历、信息学科相关的专业人员，不仅能掌握设备使用、维护和软件运用、开发等方面专业知识，还在标准的探索、实际问题的处理上拥有较高水平。在团队素质的提升上实行每月馆内系统学习、每季业内专题培训、每年专家特定授课的培养模式，制定不断进步的复合式信息化人才的人才战略建设目标，努力打造一支灵活稳定、素质全面的管理服务队伍。?
（5）优化信息化管理机制。及时把传统业务流程进行分类整理并固定标准，作为信息化建设工作规划设计底板；把传统机械式档案密集架系统升级为能利用计算机网络管理的智能型密集架系统，形成严谨科学便捷现代的档案管理模式；改变平均年龄偏大、计算机操作水平较差的人员弱势，完成全馆计算机操作、管理、培训全普及；完善电子档案收集、信息系统使用、电子档案利用等全部业务环节的管理服务规章制度。
2. 需要正视和解决发展过程中暴露的突出问题?
南宁市城建档案馆信息化建设工作通过先行先试、不懈努力，取得档案信息化建设的阶段性成果，有一定的前瞻性和借鉴性。经过3年的建设期，截止2013年12月，新建的现代化馆房已经竣工使用，其中建筑面积约1000平米的档案数字化生产用房在装配了整套数字化扫描设备后也顺利投产；在档案数字化方面，已经完成全部档案电子目录录入，全文扫描纸质档案35万卷，图纸超过2200多万张，数据量超过17T，约占整个库存档案70%；设置了计算机电子检索室、自动触屏机、电子档案阅览室等档案利用场所；自主开发了“城市建设档案扫描质量检查系统”、“城建档案综合管理系统”等各类一体化管理软件，实现了办公自动化系统、财会系统、档案管理系统、档案查询利用系统、地下管线管理系统、地理信息系统的功能性高度融合；制作运行了南宁市城建档案独立门户网站，以及开通了城建档案电子目录网络实时查询，具备网络实时交流、查阅信息、下载利用等各项扩展性条件。其中，自主研发的档案信息管理系统荣获2013年广西规划设计成果一等奖，得到领导、专家、业内的肯定，一定程度上提升了城建档案馆的地位。但是，纵观整个档案信息化的建设历程和发展思路，特别是大形势下的发展方向，当前建设中仍存在、暴露不少问题尚待研究和解决。?
（1）第一，法律以及引导性规章制度的缺乏是根本性问题。当前，国家主管部门的信息化建设具体意见较少，地方的政策、实施细则也很不到位，城建档案馆的信息化建设实行的只是内部建设标准，大都是各走各路，方法、效果都不相同，建设要求、方向还较为盲目。目前国家层面上只有建设部2004年发布的《全国城建档案信息化建设规划的实施纲要》，已经是“十五”时期的指导意见；标准化建设上也只包括著录规范和2007年发的《建设电子文件与电子档案管理规范》等5个国家标准、7个行业标准，标准、政策总体滞后，很大程度上制约信息化建设进程，导致档案信息化建设上的定位失调。特别是电子文件法律凭证作用的失效，这让各地的档案信息化建设的目标、目的、发挥作用等问题无法摸清和解决，发展方向依旧十分模糊。?
（2）第二，档案信息化效果不是特别显著，利用率低，利用观念陈旧。首先在观念的认识上还仅局限于便于城建档案馆工作开展和提高自身工作效率方面，对信息化的中心作用没有深刻领会，对当前的社会电子化、办公电子化、网络远程化的变革影响认识不够，业务还大都停留在纸质档案的收集、处理、利用层面。虽然根据保密法，档案的网络查询利用和开放有所规定，但是根据其他行业的做法，网上银行、政府信息网、个人信用中心等很多绝对机要部门都实现了业务程度网络化，城建档案信息化在这部分同样需要开拓研究而不是停滞不前。其次按照目前利用内容，只是规划管理档案这部分利用率较高些，利用流程上虽然提高了档案的检索效率和构成线索，但是未能减轻编制单位的负担，本质还是“数字图板——收集纸质——数字化”的档案生产模式，整个城建档案行业未能得到实质性进化；城建档案作用还停留在表面，档案编研、政府决策、经济价值和社会效应影响力还是很小，馆藏档案数字化并未发挥最大的效果和价值成为事实。?
（3）第三，档案资源库仍待充实完善。目前南宁市城建档案馆的信息化资源库虽然建立，但档案资源仍旧十分缺乏，收集的方式、力度还未达要求，资源的整合性、扩展性、实时性还较低。最需要改进的突出处有三点：首先是需要完善地下管线信息的收集和利用，这是难点内容，目前地下管线系统档案资源开发程度还是很低，和现实需要产生较大矛盾，迫切需要多部门联合、多渠道推进、多方法解决，只有真正把地下管线各类数据糅合运用到各项实际工作中，才能充分体现城建档案信息化的主题效用和长效思想；其次是需要不断提高地理信息系统和档案系统的有机结合度，及时补充和更新数据资源，坚持数据完整，让系统的严谨性和便利性完全统一，保持和强化系统活力；第三是需要继续完善多媒体系统的资源建设。目前声像档案的收集、编研、利用、创新能力较弱，特别是声像档案资源的全面整合开发水平较低，技术较为落后，联合开发经验较少，无法深层次发挥档案信息系统的优势。迫切需要在研究完善实时查询、点播等功能上，继续延伸整合到实时地理信息系统，行业内外合作研发、重大专题定制、历史档案交换共存、多方式联播发布等不同领域，最大限度发挥声像档案在区域交流、文化共享、经济发展、历史研究等部门的运用。?
（4）第四，环境基础条件依然薄弱，极易导致信息化信心和动力不足。一是资金投入和管理问题。档案信息化资金投入和效益产出比较难预估和控制，加上城建档案信息化的发展不可一蹴而就，资金的缺乏和现实的需求产生矛盾；二是人才队伍的完整和交替问题。信息化建设队伍是信息化的主力军，但是队伍的激励机制、管理机制、长效机制没有很好研制和固定，特别是信息化理论人才紧缺、信息化研究工作薄弱，现在全国还没有正规的信息化研究组织，地方性的组织、人员配备也一直跟不上，发展不均衡、人员不足、人员流动性大的问题一直存在；三是建设周期长，突发问题多。城建档案信息化工作不是仅靠一个档案馆、一支队伍就能完成的，要实现真正的信息化建设目标，是个长期艰巨的过程，而且在建设中会不断冒出难以预计的新问题、新难点，需要借助各方面力量和融合不同智慧、意见解决，特别在网络综合运作、数字化楼宇建设、信息资源共享、法规政策制发等，都需要顶层设计、部门联动、统筹协调，但目前从国家到地方信息化建设的大环境条件还没有成熟。
3. 总结?
城建档案是国家的宝贵财富，城建档案信息化建设，就是要打造一个统一标准规范，集成应用系统，共享信息资源，协同业务办公，复用档案信息基础平台，这也是创建“全国一流城建档案馆”的标准之一。信息化是一个大课题，特别是在还没有成型的基础上开展信息化建设，需要的条件很多，需要的时限很长。但是，社会的发展和时代的进步已经把信息化建设的紧迫性和重要性摆在我们面前，深入开发和广泛利用现代化信息技术、网络技术和档案信息资源，是推进档案现代化，提高档案工作者的素质，加快实现档案管理现代化进程的重要推手，为此，档案工作者理应加速前行。
［文章编号］1006-7619（2014）08-05-451